Digitální formát je v dnešních knihovnách již všední skutečností a to nejen v oblasti soupisů, bibliografií a katalogů, ale také u samotných dokumentů. V jejich případě pomáhá řešit problém zpřístupňování např. rukopisů, prvotisků a starých tisků, které se mohou častým půjčováním poškozovat, nebo sbírek fotografií, map, plakátů, grafiky apod. kterým hrozí stejné nebezpečí a jejichž zpřístupňování je v původní podobě obtížné. Digitalizace tak plní druhotnou ochrannou funkci, totiž nahrazuje původní dokument kopií v elektronickém formátu. Toto však není jediná a možná ani hlavní funkce tohoto způsobu reformátování. Konverze do digitálního formátu umožňuje nové způsoby práce s dokumentem, snadnější vyhledávání informací, transport pomocí sítí a paměťových médií, kumulaci velkého objemu dat na malém prostoru a především práci na osobním počítači.

Uvedené přednosti včetně výrazného vlivu na ochranu ohrožených a poškozených knihovních fondů, předurčuje digitální formát pro masívní používání jako nejvhodnější a nejdostupnější technologii reformátování. O tom svědčí řada projektů realizovaných v knihovnách v současné době, nebo nedávné minulosti. Na druhé straně skrývá digitální formát několik nebezpečí. Především je to rychlé zastarávání HW i SW a tím i dat, která se na ně vážou. To je velmi nebezpečné u dokumentů určených pro dlouhodobé nebo trvalé uchovávání. Toto nebezpečí se umocňuje v těch případech, kdy původní dokument byl vytištěn na kyselý papír podléhající degradaci, což je případ především novin a časopisů z období 2. pol. 19. a 1. pol. 20. století.

Dalším nebezpečím je absence standardů v této oblasti a z toho vyplývající nekompatibilita HW i SW. Často se stává, že nejnovější programové produkty nelze využívat na starších zařízeních nebo je jejich využití závislé na určitém programu či typu přístroje. Nekompatibilita se vyskytuje i u komponent, u kterých se to nepředpokládá jako jsou disketové mechaniky nebo CD-ROM mechaniky. V těchto případech pak není možné zpřístupnit data na příslušných médiích.

Uvedené problémy i mnohé další vyvolávají nové a nové diskuse o výhodách a nevýhodách různých technologií reformátování. V poslední době jsme dokonce i svědky jakési renesance mikrofilmování pro účely ochrany fondů. Mikrofilm má několik nesporných výhod. Je to stabilní technologie, určená systémem platných norem ISO a ČSN, při dodržení technologických postupů garantuje dlouhodobé dochování v řádu stovek let (500 až 800), jeho přístrojová základna se nemění tak dramaticky jako v případě výpočetní techniky, atd. Na druhé straně je mikrofilm uživatelsky nepříznivé médium ve kterém se velmi obtížně vyhledává a které je obtížné ve větším počtu duplikovat.

V poslední době se velmi rozvíjí tzv. hybridní systém, což je technologie spojující přednosti mikrofilmu i digitálního formátu. Dokument se nejprve mikrofilmuje, poté se mikrofilm digitalizuje na speciálních skenerech. Mikrofilm zajišťuje dlouhodobé dochování dokumentu, digitální formát slouží pro zpřístupňování uživatelům. Na tomto hybridním systému je také založen projekt Digitalizace mikromédií, který se od r. 1997 realizuje v Národní knihovně ČR.

Projekt je součástí programu vědy a vývoje financovaného prostřednictvím Ministerstva kultury ČR. Jeho hlavním cílem je vybudovat pracoviště digitalizace mikrofilmů a mikrofiší a zpřístupňování digitálních dokumentů prostřednictvím CD-R a internetu. Na řešení projektu se podílí kromě Národní knihovny ČR také Ústav pro českou a světovou literaturu a Albertina icome Praha.

V r. 1997 byly ověřovány možnosti skenování mikrofilmů vyrobených v Národní knihovně ČR v minulosti. V letošním roce byly vyvinuty některé programové nástroje pro vytvoření struktury dokumentu a indexaci ve formátu HTML a za použití standardu SGML. V současné době se buduje pracoviště skenování mikrofilmů a mikrofiší a úprav obrazových souborů a jejich propojování se strukturálními indexními daty.

Indexace dokumentů za použití formátu HTML je důležitou okolností pro splnění podmínky nezávislosti digitálních dat na HW a SW. Tato nezávislost by měla umožnit zpřístupnění dokumentů prostřednictvím jednoduchých nástrojů, jakými jsou např webovské prohlížeče a usnadnit pravidelnou migraci dat na nová média, vyvolanou krátkým inovačním cyklem. Kromě indexace dat vypovídajících o struktuře dokumentu (ročník, čtvrtletí, měsíc, číslo, večerník, atd.),umožňují vytvořené programy indexovat i údaje týkající se obsahu pomocí předmětových hesel, klíčových slov a pod., nebo názvy jednotlivých článků, atd.

Jádrem pracoviště je skener SunRise s modulem pro svitkové filmy a modulem pro mikrofiše. Skener dosahuje rozlišení do 400 DPI pomocí 8.800 pixel. Součástí dodávky je bohaté programové vybavení pro zlepšení kontrastu, automatickou detekci hran, úpravy obrazových polí a řadu dalších funkcí, umožňujících skenování v plně automatizovaném režimu. Rychlost skeneru je závislá na rozlišovací schopnosti a v průměru se pohybuje okolo 1 pole mikrofilmu za vteřinu.

V r. 1998 bude projekt zaměřen na zpřístupňování digitálních dokumentů prostřednictvím internetu. Jádrem bude magnetooptická, nebo magnetopásková knihovna s počáteční kapacitou cca 1 TB a diskové pole, jehož funkcí bude překonávat časové zpoždění při vyhledávání příslušných částí dokumentů, způsobené transportem a založením média do mechaniky a v případě magnetických pásek i jejich převíjením. Přístrojové vybavení by měla doplňovat „na míru šitá" aplikace zajišťující komunikaci všech zařízení mezi sebou a přístup k uloženým digitálním obrazovým souborům.

Součástí řešení bude i archivace a zálohování dokumentů. Jako archivní médium, zajišťující dlouhodobé dochování bude sloužit především mikrofilm. Vzhledem k nedostatku finančních prostředků a naléhavosti náhrady poškozených a ohrožených dokumentů nebude možné akceptovat doporučení, aby se skenování provádělo z druhé generace, z tzv. matričního negativu. Vzhledem k tomu, že archivní negativ smí být podle doporučení kopírován nebo skenován pouze čtyřikrát za celou svoji existenci, bude nutné vytvořit takový systém archivace či zálohování digitálních dokumentů, který zaručí jejich dlouhodobou životnost. Pro distribuci dokumentů v digitálním formátu budou sloužit CD-R média. Celý systém by měl být doplněn i digitální kopírkou určenou pro služby uživatelům, která umožní automaticky vytisknout jakékoliv části dokumentu.

Projekt Digitalizace mikromédií souvisí i s dalšími dvěma projekty, které se v současné době v Národní knihovně ČR realizují. Prvním je projekt Kramerius I zaměřený na mikrofilmování ohrožených bohemikálních periodik. Na tomto projektu spolupracuje Národní knihovna ČR ještě s Moravskou zemskou knihovnou v Brně a s SVK v Olomouci a SVK v Plzni. V rámci projektu byla dobudována pracoviště a optimalizován technologický proces do té míry, aby zhotovené mikrofilmy odpovídaly požadavkům technologických norem ISO. Do konce r. 1999 bude také mikrofilmováno 18 nejohroženějších novinových titulů.

Kapacita těchto pracovišť by měla být využita v budoucnosti i pro realizaci projektů připravovaných v rámci programu zaměřeného na záchranu a zpřístupnění odborných a specializovaných dokumentů pomocí mikrofilmování a digitalizace a projektů zaměřených na regionální dokumenty.

Národní knihovna ČR např. spolupracuje v současné době se Státní pedagogickou knihovnou J. A. Komenského a knihovnou Pedagogického muzea J. A. Komenského v Praze a s Pedagogickou knihovnou MZK v Brně na přípravě projektu mikrofilmování a digitalizace pedagogických dokumentů. Další projekt je připravován s Muzeem východních Čech a SVK v Hradci Králové a konečně poslední projekt je připravován s SVK v Plzni. Oba poslední projekty jsou zaměřeny na ohrožené regionální dokumenty.

Dalším významným projektem, který se v Národní knihovně realizuje je projekt Zpřístupnění a archivace vzácných dokumentů prostřednictvím digitální technologie, v jehož rámci se vybudovalo pracoviště přímé digitalizace rukopisů, vytváří se archivační systém na bázi CD-R, založený na pravidelné kontrole a měření redundance dat a vbudovalo se pracoviště pro přepis starých gramofonových desek na CD-R.

Velký význam již v současné době má a bude mít i v budoucnosti koordinace a kooperace knihoven při mikrofilmování a digitalizaci. Žádnou z těchto činností již knihovny nemohou vykonávat izolovaně a bez spolupráce s ostatními. Např. je nutné vytvářet a dodržovat standardy a doporučení, koordinovat výběr titulů pro reformátování a uzavírání ohrožených a poškozených dokumentů pro služby uživatelům, kompletovat mikrofilmované dokumenty za pomoci fondů dalších knihoven a pod. Tomu se v současné době věnuje pracovní skupina CASLIN pro ochranné mikrofilmování v rámci které již spolupracuje 13 knihoven.

Spolupráce knihoven by měla přinést i úspory finančních nákladů. Pracoviště digitalizace mikrofilmů a mikrofiší je natolik nákladné, že další knihovny již asi nebudou mít dostatek finančních prostředků na vybudování vlastního. Takový postup by byl i neekonomický. Toho jsme si byli vědomi od počátku a tak předpokládáme že toto pracoviště bude sloužit i ostatním veřejným knihovnám. Konečně výše uvedené připravované projekty jsou již toho důkazem.

Pokud se podaří projekt zdárně dokončit, měl by přispět k ochraně ohrožených dokumentů jejich náhradou digitální kopií (a to nejen v Národní knihovně ČR), měl by umožnit lepší zpřístupnění vybraných novin a časopisů většímu počtu uživatelů a konečně obohatit prostředí internetu o zajímavé dokumenty vytvořené v minulosti na území České republiky.