Systémy pro správu elektronických informačních zdrojů (ERM systémy) nemají v České ani Slovenské republice tradici. Zatímco aplikacím pro uživatele knihoven je již několik let věnována veškerá pozornost a jsou do nich vkládány nemalé investiční prostředky, ERM systémy primárně určené pro zaměstnance knihoven jsou zatím opomíjené. Jedním z důvodů, proč knihovna ERM systém ještě nevyužívá, může být nedostatek informací o tom, jaké jsou výhody systémů pro správu elektronických zdrojů. Podíváte-li se blíže na vlastnosti a funkce ERM systémů, možná shledáte, že vaše knihovna takový systém potřebuje.

ERM systém (Electronic Resources Management System) je software, který umožňuje knihovníkům spravovat detailní informace týkající se elektronických informačních zdrojů (EIZ). Čím více knihovna utrácí za EIZ, tím více je pravděpodobné, že potřebuje automatizovaný nástroj pro jejich správu. Automatizovaný knihovní systém (AKS), který má dnes každá knihovna, bohužel neobsáhne všechny aspekty správy elektronických zdrojů. Naopak vhodný ERM systém může s AKS snadno spolupracovat.

Životní cyklus EIZ a podpora ERM systému Verde

Elektronické informační zdroje (EIZ) procházejí životním cyklem, jehož fáze ERM systém kopíruje. Podívejme se na jednotlivé fáze životního cyklu EIZ s výhodami, které knihovníkům nabízí např. ERM systém Verde:

1 Zjištění, vytipování zdroje

V této fázi Verde poskytuje důležitou informaci o obsahu databáze. Umožňuje analyzovat, ve kterých dalších databázích se tituly z uvažované databáze nacházejí, které z vyhledaných databází má již knihovna předplacené a které nikoliv, jaké je časové pokrytí časopisu v jednotlivých databázích a v jakém uživatelském rozhraní je databáze uživatelům přístupná (viz obr. 1).

Obrázek 1 - Výskyt časopisu Nature v databázích

2 Testování, zkušební přístup ke zdroji

Systém Verde slouží k registraci všech trialů. Knihovna může zjistit, které zdroje právě jsou, nebo které byly zpřístupněny ve zkušební době, které zdroje se knihovna po uplynutí zkušební doby rozhodla nakoupit a které nikoliv. Vybraným uživatelům Verde jsou zasílány zprávy s upozorněním na nově aktivovaný trial či právě ukončený trial. Takto oslovení uživatelé mohou k hodnocenému zdroji vložit svá doporučení. Pokud je zdroj po ukončení trialu nakoupen a toto rozhodnutí zaznamenáno v trialovém záznamu (viz obr. 2), spustí systém workflow, které uživatele Verde provede krok za krokem založením akvizičního a licenčního záznamu.

Obrázek 2 – Seznam záznamů Trialu u databáze EBSCOhost PsycARTICLES

3 Vyjednávání, licence, akvizice

Klíčovou funkcí systému Verde jsou záznamy týkající se akvizice a licence. V systému lze uložit veškerá kvantifikovatelná data jako je cena, počet současně pracujících uživatelů, doba předplatného, možnosti obnovení předplatného, která knihovna zdroj financuje a z jakých finančních prostředků, u kterého dodavatele/poskytovatele byl zdroj nakoupen, číslo faktury z AKS, v jaké výši byla na zdroj poskytnuta sleva, o kolik procent ročně garantovaně roste cena atd. Navíc je možné v systému uchovávat plné texty licencí, do kterých pak lze kdykoliv znovu nahlédnout.

Obrázek 3 - Archiv akvizičních záznamů u databáze EBSCOhost Computer and Applied Sciences Complete

4 Aktivní využívání a sledování využívanosti

Knihovníci v systému Verde najdou odpovědi na otázky týkající se technické podpory EIZ a licenčních podmínek (počet současně pracujících uživatelů, podmínky MVS, MMVS). Vyskytne-li se problém s přístupem ke zdroji, uživatelé ve Verde najdou kontakt na zodpovědnou osobu, mohou zaznamenávat vývoj řešení problému (viz obr. 4). Ve Verde lze uložit informace pro přístup k uživatelským statistikám a administraci zdrojů. Synchronizační proces zajišťuje aktivaci předplacených EIZ v systému SFX. Detailní analýzu uživatelských statistik z různých hledisek umožňuje služba Verde Usage Stastistics Service.

Obrázek 4 - Záznamy řešení problémů s přístupem u databáze EBSCOhost PsycARTICLES

5 Rozhodování o zrušení či obnovení předplatného

Kombinace uživatelských statistik (viz obr. 5) a údajů o ceně jsou vhodnými podklady pro rozhodování o obnovení či zrušení předplatného. Hodnotí se také spolehlivost a vstřícnost poskytovatele podle záznamů o průběhu řešení problému s přístupem ke zdroji. I když bylo rozhodnuto přístup do zdroje neobnovit, bude pravděpodobně nutné spravovat archivy, ke kterým má knihovna nadále přístupová práva. Verde k tomu účelu archivuje akviziční, licenční, přístupové i administrativní záznamy za jednotlivá předplatná období.

Obrázek 5 – Uživatelské statistiky pro EBSCOhost Academic Search Complete

Navzdory tomu, že je implementace ERM systému náročná a často pozmění zažitý způsob správy elektronických informačních zdrojů (EIZ), mnoho zahraničních knihoven hodnotí změny vynucené implementací jako pozitivní. V důsledku implementačních změn budete mít větší přehled o tom, v jaké fázi životního cyklu se EIZ nachází, ušetříte čas při vyhledávání informací, o EIZ sesbíráte důležité informace, které vás doposud možná nezajímaly (např. podporuje poskytovatel statistiky ve formátu COUNTER a služby SUSHI, federativní vyhledávání, vzdálený přístup a OpenURL?). V návaznosti na četné otázky ze strany knihoven se nutně musí zlepšit i služby dodavatelů/poskytovatelů EIZ (např. připojení se k projektu COUTNER, SUSHI, pohotovější reakce na požadavky knihoven). Není třeba litovat času ani finančních prostředků věnovaných na implementaci ERM systému, naopak tato investice vede k potřebné inventuře stavu EIZ v knihovně.

Verde na Univerzitě Karlově v Praze

Úspěšnou implementací ERM systému Verde od společnosti Ex Libris se může pochlubit Univerzita Karlova v Praze. Data uložená ve znalostní bázi sdílí každý zaměstnanec pracující s EIZ. Sofistikovaný způsob nastavování uživatelských práv v systému Verde dovoluje uchovávat ve znalostní bázi citlivé informace. Například k licenčním záznamům může mít přístup pouze knihovník, který má licence ve své kompetenci, k vyhledávání v katalogu EIZ může mít naopak přístup každý knihovník. Znalostní báze obsahuje informace o začátku a konci předplatného, seznam knihoven, které mají ke zdroji přístup, údaje o osobách, které za zdroj zodpovídají, rozsahy IP adres, kontakty na kolegy, kontakty na dodavatele a poskytovatele zdrojů, URL adresy pro přímý a vzdálený přístup, uživatelská jména a hesla pro vstup do webového rozhraní administrace zdrojů a uživatelských statistik a další užitečná data, to vše na jednom místě. Kromě knihovníků z fakultních knihoven čerpají informace z Verde také správci systémů SFX, EZProxy, MetaLib a PEZ. Díky synchronizaci Verde s SFX není potřeba podruhé ručně aktivovat předplacené EIZ také v systému SFX, který nabízí služby uživatelům knihoven. Změny provedené u předplacených titulů ve Verde se automaticky promítnout v SFX.

Jak je to u vás?

Předplácí vaše knihovna velké množství elektronických zdrojů? Je pro vás obtížné udržet informace o EIZ aktuální? Máte přehled o tom, kolik za elektronické zdroje utrácíte? Stíhají knihovníci ve vaší knihovně nastavit přístup ke všem předplaceným elektronickým zdrojům? Máte přehled o tom, kdo je za co při práci s EIZ zodpovědný? Čelíte-li takovým a podobným otázkám, je zřejmě ten pravý čas vybrat pro vaši knihovnu vhodný ERM systém.

Poznámka redakce: Text je placenou inzercí společnosti MULTIDATA Praha s.r.o.