Univerzita Karlova v Praze jako největší a nejstarší vysoká škola v Česku má také nejvíce komplikované uspořádání, které vyplývá z historického vývoje této univerzity. Ani situace knihoven není právě jednoduchá, na Univerzitě Karlově neexistuje jedna centrální knihovna, ale každá fakulta (v některých případech dokonce ústav nebo institut) má knihovnu vlastní, která buduje svůj knihovní fond odděleně, a to v nejrůznějších lokacích nejen v Praze, ale i v Plzni a Hradci Králové. Tato roztříštěnost byla pro uživatele značně nepřehledná a využití knihoven poněkud komplikovala.

Jako alespoň částečné zpřehlednění a pomoc pro uživatele vznikl v roce 1993 Souborný katalog Univerzity Karlovy (SK UK) budovaný Ústavem výpočetní techniky UK. Souborný katalog byl plněn dávkově. Tento přístup s sebou nesl několik nevýhod: záznamy do SK přicházely se zpožděním, informace o aktuálním výpůjčním statusu nebyly dostupné (tento nedostatek byl vyřešen zprovozněním technologie OpenURL), nemalé personální i finanční požadavky na tvorbu a provoz SK a lokálních katalogů, multiplicitní výskyty bibliografických záznamů v katalogu a nejednotnost přístupových rejstříků, což znesnadňovalo uživateli vyhledávání v katalogu a v konečném důsledku nalezení knihy jako takové.

V roce 2003 došlo ke změně způsobu tvorby SK, byla zprovozněna jeho virtuální verze pod systémem TinWeb a zároveň verze replikovaná, čímž se podařilo minimalizovat časovou prodlevu mezi vznikem záznamu v lokálním katalogu a jeho výskytem v SK, multiplicitní výskyty a nejednotnost přístupových rejstříků však nadále přetrvaly. Navíc mnoho uživatelů nedokázalo rozlišit mezi katalogem knihovny a souborným katalogem, a proto nedokázali využít možností tohoto nástroje. Existence lokálně provozovaných knihovních systémů zatěžovala knihovny po personální a finanční stránce. Heterogenita knihovního prostředí UK (souběžně zde byly provozovány tři různé automatizované knihovní systémy) představovala i přes dodržování knihovních standardů značné komplikace.

Zrod Centrálního knihovně-informačního systému

Jako řešení problému vznikl projekt Centrálního knihovně-informačního systému (CKIS), který by plnil nejen funkci souborného katalogu, ale zároveň by v něm probíhaly ostatní běžné knihovní procesy, mezi které patří akvizice, správa seriálů, sdílená katalogizace, přebírání záznamů přes Z39.50 apod. Projekt byl zahrnut do rozhodnutí Univerzity Karlovy o budování celouniverzitního informačního systému.

Projekt CKIS byl zahájen v roce 2004. Pro jeho budování byl vybrán AKS Aleph 500 verze 16, který nejlépe splnil požadavky na centralizovaný jednotný knihovní systém. Jako základ pro budování báze byla vybrána instalace knihoven Přírodovědecké fakulty, kde byl již systém řadu let užíván. Po dohodě s vedoucími jednotlivých fakultních knihoven byl stanoven rámcový harmonogram postupného převodu katalogů a knihovních systémů do centralizované báze. Na převod byl stanoven časový horizont tří let - od roku 2004 do roku 2007. Na konci roku 2007 měly být všechny knihovny UK mimo CERGE převedeny do CKIS. Na každý rok byl naplánován přechod čtyř až pěti knihoven.

Centralizovaný model byl ideální příležitostí nejen k odstranění multiplicitních bibliografických záznamů, ale i ke sjednocení databáze čtenářů. V době rozhodnutí o sjednocení knihoven do jednoho systému přišlo i rozhodnutí vedení UK o vydávání jednotných průkazů pro studenty, zaměstnance a externí uživatele UK, které zároveň slouží jako průkaz do všech knihoven. To značně pomohlo odstranit administrativní a technické potíže při sjednocování čtenářské báze a navíc díky jejímu propojení s Informačním systémem UK, odkud je možné přebírat informace o uživatelích, knihovníkům ubyla značná část práce při registraci nových čtenářů. Bohužel kvůli značné různorodosti knihovního prostředí na fakultách UK nebylo možné sjednotit i výpůjční řády jednotlivých knihoven, což je pro uživatele, kteří navštěvují více knihoven UK, značná komplikace.

Co s sebou přinesl nový systém?

Přechod na Aleph znamenal pro knihovníky řadu změn, mj. s sebou nesl bibliografický formát MARC 21. Pro nově přistupující knihovny bylo tudíž potřeba uspořádat školení nejen pro práci s novým systémem, ale i pro práci s formátem MARC 21.

Zpočátku byly provozovány pouze moduly Katalogizace, OPAC a Výpůjční protokol. Poté, co si knihovníci zvykli na práci v systému, byl zprovozněn i modul Akvizice, Správa seriálů, ADAM (vhodný k připojování elektronických objektů k bibliografickým záznamům) a na 2. lékařské fakultě dokonce modul Studijní literatura, který umožňuje vyučujícím pomocí knihovního systému zpřístupňovat výukové materiály. Po přechodu na Aleph se také více knihoven přihlásilo ke spolupráci při budování Souborného katalogu knih České republiky a k tvorbě národních autorit.

V polovině roku 2007 byl celý systém CKIS upgradován na Aleph verze 18, čímž se stal první instalací této verze v České republice. Díky minimu změn nebylo potřeba uspořádat rozdílové školení. Vyšší verze umožnila rozšířit možnosti vyhledávání v OPACu a nabídla knihovníkům mnoho příjemných zlepšení, např. přehlednější výpůjční modul, možnost úpravy otevírací doby přímo z klienta, vylepšené zobrazování katalogizačních záznamů apod. V březnu 2008 byl spuštěn modul Integrovaná Meziknihovní výpůjční služba, což ulehčuje práci se stále narůstajícím počtem žádostí o poskytnutí MVS, které knihovny dostávají.

Situace v roce 2008 a plány do budoucnosti

Od začátku roku 2008 jsou všechny knihovny Univerzity Karlovy na úrovni fakult součástí Centrálního knihovně-informačního systému. Díky tomu se i přes občasné nečekané komplikace podařilo přesně dodržet harmonogram a původní plány. Bohužel některé nešvary, mezi něž se řadí např. roztříštěnost jmenných a věcných autorit, se dosud i přes intenzivní spolupráci jednotlivých dílčích knihoven nepovedlo úplně odstranit. Dalším problémem jsou duplicity a multiplicity bibliografických záznamů, které vznikly sléváním jednotlivých katalogů dílčích knihoven. V Alephu sice existují nástroje pro automatické deduplikace, ale ty pracují na úkor kvality záznamů, proto bylo rozhodnuto multiplicity odstraňovat ručně. V plánech na rok 2008 je z toho důvodu podpora deduplikací.

Mezi další cíle patří začlenit do Alephu zbylé knihovny, a to knihovnu Evropského dokumentačního střediska a Evropského dokumentačního střediska a depozitář v Lešeticích. Knihovna Centra teoretických studíí je od dubna taktéž součástí Centrálního katalogu. O integraci knihovny CERGE se zatím neuvažuje. Metodická a technická podpora jednotlivých knihoven a pravidelná školení nových zaměstnaců knihoven jsou taktéž nedílnou součástí plánů na rok 2008.

Systém CKIS díky svému centralizovanému modelu klade velký důraz na spolupráci jednotlivých dílčích knihoven UK. Spolupráce se nejlépe projevuje při vzájemné pomoci s problematickými čtenáři, při jednotné katalogizaci a deduplikaci bibliografických záznamů a autoritních záznamů. Projekt by nebyl úspěšný bez velice dobré spolupráce jednotlivých fakultních knihoven a Ústavu výpočetní techniky UK, který systém spravuje z technického hlediska.

Vstup do katalogu je k dispozici na adrese http://ckis.cuni.cz/.