Potýkala se vaše organizace někdy s nedostatkem komunikace mezi pracovníky, ať již horizontálně mezi pracovními týmy či vertikálně mezi jednotlivými úrovněmi řízení? Stává se, že někteří pracovníci nemají přístup k informacím důležitým pro jejich práci? Neodráží vnější prezentace vaší organizace vaši představu identity firmy, resp. instituce? Nepřináší vám internetová prezentace vaší organizace to, co jste od ní očekávali, například růst obratu? Pak by právě vaši organizaci mohl zajímat nový nástroj pro optimalizaci řízení organizace – informační audit.

Informační audit – nástroj znalostního managementu organizace

Přestože má pojem "audit" své kořeny již v období starověkého Říma, zdaleka není obsažen v každém slovníku cizích slov. Obecně je však tento pojem chápán jako hloubková kontrola či kritická analýza. Stejně jako v jiných odvětvích lidského poznání a návazně činností se i audit specializoval na jednotlivá zaměření. V posledních desetiletích, s rostoucím objemem informací, vyvstala také potřeba informačního auditu. Tedy nástroje, který dokáže objektivně odpovídat na následující konkrétní otázky, vyvstávající ze situací popsaných v prvním odstavci:

• Je komunikace mezi pracovníky a pracovními týmy optimální?
• Jsou dostupné informační zdroje optimálně využity?
• Je firemní image (prezentace směrem navenek i dovnitř) v souladu s firemní identitou (zejména požadavky na prezentaci)?
• Je internetová prezentace optimální vzhledem k jejímu očekávanému přínosu?

Samozřejmě, že prosté odpovědi „ano“, popř. „ne“ by byly sice přínosem, ale nikterak velkým. Proto je nedílnou součástí každého auditu také vypracování doporučení, jak případné nedostatky řešit. Informační audit je tedy nástroj znalostního, resp. informačního managementu, který objektivně odpovídá na konkrétní a jasně formulované otázky, týkající se informačních zdrojů a informačních služeb organizace, za účelem jejich optimalizace, vzhledem k naplnění cílů, poslání a vize organizace. Charakteristickou vlastností všech auditů, tedy i informačního auditu, je pak jejich interní charakter, jelikož zadavatel auditu je zpravidla také jediný, kdo obdrží zjištěné odpovědi.

Informační audit podporuje efektivní využívání informací vznikajících v rámci organizace či získávaných z vnějšího prostředí, napomáhá účinné komunikaci informací subjektům mimo organizaci, usnadňuje sdílení informací v rámci společnosti a přispívá k jednotnému vnímání cílů, hodnot, kultury a celkově identity organizace. Všechny tyto atributy naznačují, že informační audit je aktivitou úzce spojenou s disciplínou znalostního, resp. informačního managementu. V moderní dynamické organizaci hraje efektivní znalostní management zásadní roli jako generátor inovativního prostředí, garance přenosu znalostí a zkušeností z minulosti do budoucna a neustálého učení se a rozšiřování znalostní báze organizace. Hlavní cíle informačního auditu – efektivní správa informací, informačních systémů a komunikační strategie – patří zřetelně také mezi cíle znalostního managementu. Vazbu informačního auditu a tím informační strategie na znalostní management ukazují obrázky 1 a 2.

Obr. č. 1 – Informační audit jako podpora znalostního managementu

Obr. č. 2 – Informační audit jako nástroj znalostního managementu

Je-li termín audit termínem s dlouhou historií, termín informační audit je pojmem relativně mladým, u kterého stále ještě čekáme na jeho obecně uznávanou definici. Ačkoliv stále ještě neexistuje všeobecně uznávaná definice informačního auditu a ani jednotně uznávaná metodika pro jeho provádění, existuje přesto shoda mezi profesionálními informačními managery v uznání informačního auditu jako spolehlivého nástroje pro vypracování správné informační politiky, resp. strategie organizace. Přestože neexistuje všeobecně uznávaná metodika pro provádění informačního auditu, většina metodik vychází z prací Ornové [1990] a Burka a Hortona [1998]. Zatímco Ornová ve své analýze informačních toků klade důraz na důležitost analýzy organizace, Burk-Hortonova InfoMapa se zaměřuje na analýzu informačních zdrojů. Jestliže výsledkem analýzy organizace podle Ornové je zmapování informačních toků v organizaci (zmapování dynamických prvků), pak výsledkem Burk-Hortonovy InfoMapy je zmapování informačních zdrojů (zmapování statických prvků). Současným trendem při vyvíjejí metodik pro provádění informačního auditu je v podstatě syntéza obou výše zmiňovaných metodik, kdy je výsledná metodika zaměřena již komplexně jak na dynamické, tak na statické prvky informačního prostředí organizace.

Podstata informačního auditu

Metodiku informačního auditu vyvíjí v České republice mj. občanské sdružení SPRIG ve spolupráci s akademickou sférou již od roku 2000. Pojem informační audit tu chápe jako analýzu informačních toků v rámci společnosti v širším pojetí, přičemž zahrnuje také informační výměnu s vnějšími subjekty a analýzu celkové image a identity společnosti. Audit má zpravidla interní charakter a výsledky slouží především managementu k úpravě a optimalizaci firemní strategie, respektive obecně strategie organizace, poněvadž informační audit nemusí využívat nutně jen komerční subjekty. Situace vhodná pro provedení informačního auditu nastává například s nástupem nového vedení, které žádá přehled o informační podpoře činnosti společnosti nebo zprávu o využívání informačních zdrojů. Častým důsledkem pak je úprava hierarchie a struktury organizace jako takové, což je důvod, proč je analýza organizační struktury na počátku také požadována. Audit je rovněž žádán tehdy, je-li snahou organizace vytvořit ucelenou informační strategii, nebo jako požadavek následný po analýze informačních systémů, ukáže-li se, že potřeby projektů se dotýkají chodu organizace jako takové. Práce auditorů se řídí obecnými principy, mezi které patří: verifikace zjištěných výsledků, existence pravidel pro zpracovaní výsledků (volba metodiky), objektivita práce a zejména to, aby zjištění byla vztahována k procesům a nikoliv pracovníkům, kteří se na procesech podílejí. Metodika SPRIG je vytvořena tak, aby se dala využít jak v celku, tak její jednotlivé části. Vyhovuje nejen potřebám komerčních korporací, ale rovněž neziskových organizací a veřejných institucí. Kritéria v rámci každé složky auditu jsou do jisté míry otevřená a mohou tak být upravena podle požadavků a potřeb zadavatele auditu.

Firemní identita jako soulad firemní a informační strategie

V rámci informačního auditu podle metodiky SPRIG je kladen důraz na vazbu celkové strategie organizace a informační strategie. Výchozím bodem je přitom firemní identita organizace a firemní image. Identita je tu chápána jako obraz organizace, který sama přijímá za vlastní a její image pak za obraz, který nabízí směrem navenek. Konkrétní vazby mezi jednotlivými komponentami firemní identity pak ukazuje obrázek (Diagram vazeb a priorit firmy, resp. instituce). Základními prvky jsou identifikace vize, poslání a hodnot organizace, jež tvoří prioritní oblast číslo 1. Následuje – jako priorita číslo 2 – tvorba firemní strategie (na kterou na nižších úrovních navazují obchodní strategie) a informační strategie (jejíž součástí je komunikační strategie a rovněž informační systém organizace, který je zde chápán jako nástroj informační strategie). Komunikační strategie jako součást informační strategie zahrnuje vnitřní a vnější komunikaci a je propojena se správou vnitřního informačního systému a rovněž komunikací prostřednictvím internetu. Na uvedené strategie pak v poslední fázi navazuje firemní design (a grafický manuál jako jeho součást).

Informační audit podle metodiky SPRIG probíhá vždy ve třech fázích:

• Zadání – úprava kritérií podle potřeb a požadavků zákazníka
• Analýza – analýza podle dohodnutých kritérií
• Doporučení – soubor doporučení k úpravě stávajícího stavu

Samotná realizace informačního auditu podle metodiky sdružení SPRIG může probíhat na třech úrovních:

• Komplexní informační audit
• Audit firemní identity
• Audit internetové prezentace

Metodika analýzy informačních toků vychází z metodiky DFD (Data Flow Diagram), která představuje funkční pohled na informační infrastrukturu společnosti a ERD (Entity Relationship Diagram), tedy datový pohled na tuto infrastrukturu. V rámci komplexního informačního auditu jsou analyzovány veškeré informační toky v rámci organizace a jejich vazba na firemní identitu (zejména firemní strategii a informační strategii). Zvláště v rámci komplexního informačního auditu je vždy zdůrazňována vazba informační strategie na celkovou strategii organizace a její firemní identitu.

Při úpravách zadání se často ukazuje, že organizace nemá definovanou svou firemní identitu. Protože se jedná o zastřešující prvek všech typů strategií, je audit firemní identity vyčleněn zvlášť a zaměřuje se především na ujasnění vize, hodnot a poslání společnosti a dále pak na tvorbu první verze firemní a informační strategie organizace. Metodika tady vychází ze sociologických metod řízených rozhovorů a tzv. focus groups. Podle možností a potřeb se může jednat od rozhovorů s vedením až po výjezdní zasedání celé organizace nebo její části. Využívá se přitom metod brainstormingu, brainwritingu, moderovaných diskusí apod.

Audit internetové prezentace je specifický. V první fázi jsou vždy ve spolupráci se zadavatelem identifikovány cílové skupiny. V rámci identifikovaných cílových skupin je pak sledována internetová prezentace podle souboru kritérií (multikriteriální analýza). Součástí auditu je srovnávací analýza (benchmark) s vybranou konkurencí, která ukazuje silná a slabá místa internetové prezentace. Kritérií je v pěti skupinách zhruba šedesát a jsou hodnoceny jednak v rámci skupin kritérií a jednak celkově. Zároveň jsou vybraná kritéria hodnocena rovněž v rámci cílových skupin. Multikriteriální analýza umožňuje srovnatelnost i tehdy, pokud v některé ze skupin kritérií dojde ke změnám.

Aplikace informačního auditu

Informační audit je moderním nástrojem analýzy a správy informačních zdrojů, informačních služeb a informačních toků v rámci organizace. Někdy bývá zaměňován s auditem informačních systémů organizace, což je však velkým zúžením tohoto pojmu. Informační audit je důležitým nástrojem řízení moderní organizace a poukazuje vždy na potřebu tvorby informační strategie. Informační strategie jako strategie správy informačních toků a komunikace je v současné informační společnosti nezbytná. Jako pojem se informační audit začíná objevovat v poslední době a rychle získává své příznivce, v zahraničí se stává součástí nabídky mnoha poradenských společností. Teorie informačního auditu se stále rozvíjí, věnují se jí však zatím především zahraniční autoři. S přihlédnutím k výsledkům těchto teoretických výzkumů, modernímu pojetí a trendům v tomto odvětví vyvinulo nyní první specificky českou metodiku, jak byla popsána v tomto článku, občanské sdružení SPRIG. Můžeme předpokládat, že ve stále více konkurenčním prostředí a prostředí stále více nasycovaném informacemi s rostoucím významem efektivní správy a řízení informací a znalostí v dnešní organizaci poroste nejen potřeba informačních profesionálů, ale také jejich nástrojů, jakým je například i informační audit.

Příloha: Diagram vazeb a priorit identity firmy, resp. instituce (PDF)