Všechno, co je veřejně dostupné na komunikační síti Internet, se považuje za publikované. Kterákoliv osoba s přístupem na Internet může být současně vydavatelem. Potenciální objem online dostupných dokumentů pro shromažďování v knihovním fondu je tedy ohromný (podle odhadu vzniká každý den čtyři až osm milionů internetových stránek; zhruba stejné množství jich zmizí nebo je nahrazeno novými stránkami).

Publikační proces v komunikační síti ovšem nedává možnost sledování a výběru publikací, jakou mají knihovny tradičně v prostředí vydávání tištěných publikací. Kromě toho je shromažďování publikací v elektronickém prostředí složitější, protože se smazávají rozdíly mezi tradičními kategoriemi publikací, jako monografie, seriál, rukopis apod., jednotky publikace jsou často menší (monografie/seriál jako celek versus samostatně "publikovaný" článek, stať, příspěvek do sborníku apod.) a struktura a obsah publikace jsou často svojí povahou dynamické (zpravodajské servery, databáze aj.). Zajištění shromažďování publikací významné kulturní a odborné hodnoty pro účely trvalého uchování vyžaduje tudíž nutně určitý stupeň selektivity.

Metody pro selektivitu elektronických dokumentů (dostupných online)

• stanovením úrovní, tj. kategorií dokumentů pro způsob archivace a přístupu
• použitím různých kritérií, která by obecně měla být více omezující než u publikací v jiných formátech (tištěných, zvukových)

1) Stanovení úrovní

Internetové elektronické zdroje vyžadují rozšíření koncepce shromažďování dokumentů. Dokumenty už nemusí být pouze fyzicky ukládány do fondu knihovny, tj. na regály v budově knihovny, nýbrž mohou být ukládány jako digitální soubor na archivní server. Shromažďování může znamenat vědomé a cílené poskytování organizovaného přístupu k publikacím, přičemž za archivaci a zpřístupňování některých z těchto publikací mohou nést odpovědnost depozitní knihovny (či podobné instituce), u jiných publikací může nést odpovědnost za jejich dlouhodobé nebo krátkodobé uložení a zpřístupnění jiná instituce (jejich vydavatel, distributor).

Tento přístup vyžaduje tedy stanovit kategorie dokumentů, podle nichž je diferencován způsob uložení dokumentů v elektronickém archivu a jejich zpřístupňování. Takto byly např. v Kanadské národní knihovně (National Library of Canada - NLC) stanoveny tři kategorie dokumentů (shromažďování na třech úrovních):

• archivované (archived)
• obsluhované (served)
• propojené (linked)

Publikace zařazené do kategorie "archivované" jsou uloženy na webovou stránku depozitní knihovny, na archivní server. Povinností depozitní knihovny je v tomto případě udržovat uložené dokumenty jako trvale přístupné uživatelům, tzn. zajistit trvale dostupný intelektuální obsah těchto publikací. V případě NLC se v této kategorii jedná o národní produkci elektronických dokumentů publikovaných původně nebo výhradně v elektronické formě na síti (tj. elektronický originál dostupný online).

Publikace zařazené do kategorie "obsluhované" jsou rovněž uloženy na webovou stránku depozitní knihovny, na archivní server, ale depozitní knihovna nemá povinnost zajistit trvalý přístup k těmto dokumentům. Tato úroveň uchovávání dokumentů se stanoví např. pro dokumenty, za jejichž archivaci nese odpovědnost jiná instituce, dokumenty, jejichž "status" nebyl ještě stanoven, nebo obecně se stanoví pro národní produkci elektronických publikací, které byly souběžně vydány i v jiných formách. Tento status se může stanovit také pro publikace, které nejsou z národní produkce, ale slouží knihovně k plnění jejích statutárních úkolů (např. národní bibliografie jiných zemí, referenční zdroje apod.)

Publikace zařazené do kategorie "propojené" jsou uloženy na jiném serveru, na webové stránce jiné instituce a národní/depozitní knihovna poskytuje propojení na toto sídlo. Depozitní knihovna tudíž nemá žádnou odpovědnost za trvalý přístup k publikaci ani za údržbu tohoto propojení. Tento status může být stanoven pro stejné publikace jako v kategorii "obsluhované", které nepatří do národní produkce.

2) Kritéria výběru

Zařazení publikací do kategorií, tj. stanovení "statutu" je kombinováno s určitými kritérii výběru a pokyny pro aplikaci těchto kritérií. Kritéria výběru by měla být pravidelně revidována, aby odrážela aktuální priority pro výběr dokumentů do fondu a technologický vývoj v rychle se měnící oblasti elektronického publikování.

Kritéria výběru se mohou stanovit z hlediska obsahu a z hlediska formátu.

Kritéria výběru z hlediska obsahu
Obsah má při výběru elektronické publikace největší význam.

Prvním kritériem výběru je skutečnost, že síťová elektronická publikace pochází z národní produkce, event. pochází od národního autora či pojednává o záležitostech národa (v našem případě bohemikální produkce, stejně jako u jiných druhů dokumentů).

Pokud se jedná o síťovou elektronickou publikaci vydanou souběžně s jinými formami (např. tištěnou publikací), je považována za originální elektronický dokument, pokud byl zásadně rozšířen její obsah (např. doplněny grafy, zvuk, indexy). Dostatečným důvodem k tomu, aby byla publikace pokládána za elektronický originál, není ovšem existence propojení (linků) jako jediná změna v síťové verzi dokumentu.

Shromaždují se publikace, které jsou kompletní, nezávislou, samostatnou a souvislou jednotkou. Za hranice elektronické publikace se považují propojené objekty (dosah linků) v jedné doméně komunikační sítě. Vzhledem k tomu, že v prostředí online se mohou publikace často měnit, není třeba (a není ani reálné) vybírat pro archivaci všechny verze určité publikace.

Určité kategorie publikací není možné shromažďovat a ukládat do elektronického archivu z technických důvodů. Další druhy publikací vyloučených z kategorie dokumentů pro archivaci jsou např. neformální a nekompletní publikace, propagační stránky a reklamní publikace, sídla poskytující služby na síti aj. Přístup k takovým publikacím se zajišťuje pouze na úrovni propojení ze záznamu v databázi.

Kritéria výběru z hlediska formátu
Druhým hlediskem při výběru elektronické publikace pro stanovení statusu archivace a zpřístupnění je formát. Pokud je elektronická publikace vydána ve více formátech, preferuje se standardní formát. Výběr druhu formátu by měl být směrován k tomu, který formát zajistí nejlépe budoucí možnost trvalého uchování, tj. který formát zajistí nejspíše při konverzích do jiných formátů přežití obsahu dokumentu.

Výběr formátu ovlivňují například faktory: možnost získat kompletní publikaci, snadnost nebo pravděpodobnost uchování integrity dokumentu, možnost stažení dokumentu na archivní server a jeho konvertibility/migrace, možnost zajištění přístupu a snadnost uživatelského využití, snadnost akvizice dokumentu.