Vznik, význam a funkce OBSE

Organizace pro bezpečnost a spolupráci v Evropě (dále OBSE) si v letošním roce připomíná významné výročí 30 let od podepsání Závěrečného aktu Helsinské konference (1973-1975) [1], která je širší veřejností chápána jako výrazný mezník ve vztazích mezi Východem a Západem v době studené války. Bohužel již tolik není známo, že po poměrně složitém vývoji přes následné schůzky, summity, dílčí setkání nad konkrétními tématy a samozřejmě v důsledku pádu komunismu v Evropě došlo v první polovině 90. let k postupné přeměně Konference o bezpečnosti a spolupráci v Evropě (dále KBSE) na plně funkční mezinárodní organizaci (1995), plnící své důležité poslání až do současnosti.

Činnost OBSE, sdružující 55 členských států, se odráží v jejích třech dimenzích [2] - politicko-vojenské, zaměřené na spolupráci mezi účastnickými zeměmi v oblasti bezpečnosti a posilování důvěry, ekonomicko-environmentální, zabývající se ekonomickými otázkami, vědou, technikou a životním prostředím, a lidské, pokrývající lidská práva, informace, kulturu a vzdělání. Závěrečným aktem stanovené principy bezpečnosti, tzv. Helsinské desatero (dekalog) [3], neztratily svůj význam a stále nacházejí svoje uplatnění. Zejména v jihovýchodní Evropě a řadě zemí bývalého Sovětského svazu se OBSE snaží naplnit svůj mandát polní operace a mise [4].

Operativnost OBSE je zajišťována s podporou Sekretariátu, vedeného generálním tajemníkem [5]. Sídlem Sekretariátu byla v době jeho založení (1991) Praha. Po přestěhování do Vídně (1993) zůstala v České republice jako jeho součást pouze Pražská kancelář. Kromě podpory Ekonomického fóra je jednou z hlavních aktivit, kterým se věnuje, působení v roli badatelského a informačního střediska a archivu.

OBSE a internet

I přes skutečnost, že ne všechny dokumenty jsou z nejrůznějších důvodů přístupné, usiluje OBSE v práci s informacemi o transparentnost a maximální otevřenost. Bránou do světa informací se v poslední době stal především internet a webové stránky OBSE, jejichž nová verze byla spuštěna v březnu roku 2005 [6].

Záložka "Resources" (zdroje) na úvodní stránce vede k dokumentům, které OBSE zpřístupňuje, a umožňuje online vyhledávání podle různých kritérií. Mezi odkazy na kalendář nejvýznamnějších událostí, články a archiv fotografií jsou klíčovými knihovna dokumentů a publikace, které - pokud nejsou rozebrány - lze objednat. Dokumenty jsou dostupné zpravidla ve dvou formátech - pdf a html - a kromě prohlížení a tisku je umožněno i stažení na počítač uživatele.

Novinky

Specifickou službou pro nejširší veřejnost je nabídka tzv. novinek (new releases). Jedná se o výběr z oficiálně distribuovaných konferenčních a dalších online přístupných dokumentů, které mají svou zvláštní podobu na internetových stránkách OBSE. Zároveň přetrvává v užším výběru i papírová verze novinek, distribuovaná jako komplet většině tzv. depozitních knihoven (viz další odstavec) a jako seznam s možností výběru téměř 3000 odběratelů periodika OSCE Magazine. OSCE Magazine, do roku 2004 vycházející pod názvem OSCE Newsletter, informuje o nejnovějším vývoji a dění; v současnosti má dvě jazykové mutace - anglickou a ruskou.

Novinky samotné zahrnují převážně závěrečné dokumenty z konferencí a seminářů, jako jsou zprávy a sumáře (např. Human Dimension Implementation Meeting, Annual Security Review Conference), zápisy ze Stálé rady (Permanent Council) a Fóra pro bezpečnostní spolupráci (Forum for Security Co-operation) včetně přijatých rozhodnutí; dále předběžná zjištění, shrnutí a závěrečné zprávy z voleb, ke kterým byla OBSE přizvána jako pozorovatel, a v neposlední řadě i projevy hlavních představitelů Organizace. Každý dokument je popsán podle poměrně široce stanovených pravidel, zahrnujících datum, místo, popis a referenční číslo dokumentu nebo adresu webové stránky. Převažují anglicky psané dokumenty, ale lze si objednat, pokud existují, i verze dokumentů v dalších oficiálních jazycích OBSE - francouzštině, italštině, němčině, ruštině a španělštině. Vedle této pravidelně se opakující nabídky existuje i zvláštní, jednou ročně rozesílaná objednávka publikací Sekretariátu, ke kterým patří ročenka (Annual Report), soupis přijatých rozhodnutí pro určitý kalendářní rok (OSCE Decisions) a dokument z Ministerské rady (v letošním roce jde o Sofia Document). Tisk a zasílání dokumentů jsou zdarma.

Depozitní knihovny

Depozitní knihovny (depository libraries) jsou speciální skupinou nyní 67 spolupracujících institucí z členských zemí OBSE, které shromažďují a badatelům a dalším zájemcům nabízejí základní dokumenty Organizace, včetně publikací od doby Helsinské konference do současnosti. Často se k nim řadí i národní a univerzitní knihovny [7]. I když byl tento program zahájen již v roce 1997, bohužel se do současné doby nepodařilo naplnit ideu, aby v každém členském státě byla alespoň jedna depozitní knihovna. Od loňského roku odebírá šestina depozitních knihoven elektronickou, čtvrtletně aktualizovanou verzi novinek na CD-ROM. Část z nich se rozhodla duplikovat CD-ROM s papírovou podobou.

Badatelský program

Další významnou aktivitou, kterou se Pražská kancelář OBSE podílí na zpřístupňování informací, je badatelský program (researcher-in-residence programme) [8]. Tento program se zaměřuje především na vytváření a udržování kontaktů s akademickou sférou a poskytování prostoru a podpory kandidátům na magisterský, doktorský či jiný titul. Badatelé, kterým je po dobu jejich studia rezervováno místo (někdy i několik měsíců), mají k dispozici počítač s neomezeným přístupem k internetu a osobnímu e-mailu, zdarma mohou využívat fax a kopírovací služby. Veškeré ostatní náklady, např. cestovné a ubytování, si hradí ze svých vlastních zdrojů či stipendií. Pro studium badatelé využívají kromě klasického papírového archivu i elektronické dokumenty a příruční knihovnu. Zároveň mohou konzultovat svoji práci a možnosti dalších zdrojů a postupů se zaměstnanci Pražské kanceláře. V konečné fázi jsou výsledky prací začleněny do knihovny. V poslední době si našlo cestu do Pražské kanceláře i několik českých studentů, jejichž počet se snad bude postupně zvyšovat.

Interní informační systém DocIn

Přelomovým ve způsobu práce, a to nejenom s informacemi, se stává interní projekt stručně nazvaný DocIn, realizovaný s cílem vytvořit systém pro pořádání, sdílení a vyhledávání informací společný pro celou OBSE. V rámci projektu mj. vznikne elektronický archiv dokumentů KBSE/OBSE, přístupný z jakéhokoli místa působnosti Organizace (např. z Vídně, Haagu, Varšavy, Skopje či Taškentu). Realizační platforma, systém Hypertext Livelink, zároveň nabízí řadu dalších funkcí: ukládání verzí dokumentů, elektronické diskuse, práce ve skupinách, rozesílání e-mailů atd.

Tento dlouhodobý projekt, jehož realizace začala v letošním roce, do určité míry znamená změnu dosavadních zvyklostí, myšlení a přístupů. V systému je předdefinováno základní stromové rozdělení v adresářích, které kopíruje organizační strukturu OBSE. Pro elektronický archiv byla na úvodní stránce systému vytvořena zvláštní ikona. Pražská kancelář se podílí na projektu zejména nejstaršími dokumenty, které vznikly před zavedením klasifikace konferenčních dokumentů [9]. Ostatní práce spočívá hlavně na oddělení Konferenčních služeb Sekretariátu, které sídlí ve Vídni.

Příprava dokumentů pro vložení do systému začíná jejich digitalizací, která je spojena s kontrolou. Digitalizace se děje několika způsoby, nejjednodušší je prosté skenování papírové formy, po kterém následuje OCR a uložení do pdf, který je pro tyto účely oficiálně stanoveným formátem. K jeho výhodám patří např. zachování původní podoby originálu. Další formou digitalizace je konverze z mikrofiší. V 80. letech minulého století přistoupilo finské ministerstvo zahraničí k projektu přípravy mikrofiší z dokumentů KBSE. Zastoupeno je všech šest oficiálních jazyků OBSE, zatím se pracuje na anglické verzi, ale v plánu je pokračovat i v dalších jazycích. Díky speciálnímu softwarovému nástroji lze provádět hromadný upload digitalizovaných dokumentů do systému, který podstatně zkracuje dobu nutnou pro tento proces. Na předem vytvořené adresáře se aplikují základní metadata (např. typ dokumentu, konference), která se individuálně doplňují o další (např. původce, předmět).

Závěr

Cílem příspěvku bylo představit informační činnost a politiku jedné z existujících mezinárodních institucí - Organizace pro bezpečnost a spolupráci v Evropě - a popsat způsob, jakým se v dnešní době snaží zpracovávat a zpřístupňovat dokumenty a informace. Podobně jako řada dalších institucí se OBSE snaží o co nejefektivnější poskytování informačních služeb, a proto průběžně zavádí moderní způsoby práce s informacemi a dokumenty tak, aby dosáhla maximální spokojenosti svých uživatelů.

Kontakt

Pro případné dotazy je možné kontaktovat Pražskou kancelář na e-mailové adrese quest@osce.org nebo adrese autorky jana.chadimova@osce.org.

Jana Chadimová
Archives Assistant
Prague Office of the OSCE Secretariat
Nám. Pod Kaštany 529/2
160 00 Praha 6