Ve středu 25. dubna proběhla v Ballingově sálu v Národní technické knihovně v Praze první oficiální konference k projektu EFI s názvem "Strategické plánování a informační struktury v knihovnách ČR". Konference byla pokračováním nedávné (a de facto nulté) konference "Efektivní informační služby NTK", o které jsme vás informovali v minulém čísle.

Konference Strategické plánování a informační struktury v knihovnách ČR začíná

V prvním příspěvku konference představila Radka Římanová základní informace o projektu EFI a zaměřila se především na tzv. klíčové aktivity, kterých je v současné době definováno sedm:

1. Komplexní analýza současného stavu inf. infrastruktury a návrhy směrů dalšího rozvoje
2. Implementace registru akvizice elektronických informačních zdrojů (EIZ)
3. Tvorba strategických dokumentů a metodik posílení výkonu, kvality a efektivity
4. Tvorba standardizovaného systému sledování kvality veřejných služeb knihovny
5. Vzdělávání a odborná příprava zaměstnanců
6. Konference a průběžná prezentace výsledků projektu
7. Příprava a administrace projektu

Radka Římanová také připomněla, že součástí NTK je i tzv. Institucionální digitální repozitář. IDR slouží jako studijní knihovna pro výzkum vývoje NTK a obsahuje řadu zajímavých dokumentů, jako výroční zprávy, cestovní zprávy, směrnice, manuály apod.

Radka Římanová, vedoucí Odboru projektů a inovací NTK

Ředitel vnitřní správy a ICT&IS Ministerstva kultury ČR Ing. Jan Ladin následně pohovořil na téma "Open Source ve veřejné správě". Zdůraznil, že se jedná o významný trend, který umožňuje snížit náklady a zbavit se závislosti na konkrétních komerčních řešeních a jejich podpoře, ale současně se jedná o velmi citlivou otázku, protože u open source projektů bývají problémy se zajištěním koordinace a především kontinuity.

Typickým příkladem je známý informačnim systém Kramerius, který je kvalitní a spolehlivý, ale současně nemá gestora a potýká se se složitým nasazením. Ministerstvo kultury by se proto chtělo stát gestorem pro novou verzi Kramerius5, změnit licenci že současné GNU GPL na EUPL (Open Source licence pro veřejnou správu a neziskový sektor) a obecně se snažit lépe koordinovat další vývoj a nasazení systému v knihovnách.

Pan Ladin také připomenul, že v oblasti open source již i na evropské úrovni existuje řada pokusů o lepší spolupráci a koordinaci. Za zmínku stály kupříkladu projekty osor.eu a semic.eu, které se spojily do portálu joinup.eu. U nás jsou pak zajímavým zdrojem informací stránky OSS Aliance, společnosti pro výzkum a podporu open-source. Je také vizí Ministerstva kultury, stát se v oblasti FOSS (Free and open-source software) gestorem pro Českou republiku.

Webová prezentace portálu joinup.eu

Poměrně podrobnou přednášku si připravila Zuzana Šidlichovská, která se věnovala otázkám rozvoje lidských zdrojů v informačních institucích a moderním trendům personálního řízení. Stále častěji se dnes kupříkladu preferuje flexibilní pracovní doba, mimo-pracovní poměry a outsourcing, prosazují se netradiční a hravé interiéry, a součástí velkých firem bývá například i školka.

Na významu v posledních letech nabývá také tzv. "společenská odpovědnost" firem, anglicky CSR (Corporate Social Responsibility). Ta označuje dobrovolný závazek chovat se v rámci svého fungování odpovědně k prostředí, společnosti i svým zaměstnancům. Patří sem například propagace obnovitelných zdrojů, či projekty firemního dobrovolnictví.

Přednášející také upozornila na specifika personálního řízení v informačních institucích. Jedná se zpravidla o malé kolektivy s multigenerační strukturou, pracovní pozice bývají specializované, zaměstnanci jsou systematicky a nevýkonově zaměření a preferují klidné pracovní prostředí.  V každém pracovním prostředí je nicméně hlavní komunikace a klíčovým význam má také osoba vedoucího. Pokud tyto dva prvky selhávají,vznikají mezilidské konflikty, snižuje se pracovní nasazení, a naopak stoupá chybovost. Řada doporučení se vztahuje také na mezní situace jako je propouštění, nebo naopak odměny a finanční či nefinanční motivace (ideální je např. odměna ve výši 15% výše platu, jednou z nejvýznamnějších nefinančních odměn je jistota zaměstnání).

V závěru se Z. Šidlichovská věnovala specifickým rozdílům mezi generací X (narozené v letech 1982 až 1995) a generací Y (z let 1961 až 1981), kterým se věnoval výzkum společnosti Deloitte z roku 2011. Pro starší generaci Y je kupř. charakteristická skepse, pragmatismus, samostatnost a přizpůsobivost, generace X zase definují výborné znalosti informačních technologií, připojení 24/7, optimismus, sebejistota, týmovost a podnikavost.

Rozdíly mezi Generací X a Generací Y (prezentace Z. Šidlichovské)

S posledním příspěvkem dopolední sekce vystoupil Richard Papík, odborný pracovník UISK a subdodavatel projektu EFI. Kriticky ohodnotil především extrém dnešní doby, který známe z hesla "publish or perish" neboli "publikuj nebo zhyň". Díky tomuto téměř až nezdravému důrazu na publikování (často jen pro publikování samotné, pro další "čárku" do seznamu) se prohlubují i nepříjemné problémy posledních let - informační krize a informační exploze.

Docent Papík se krátce pozastavil u popisu "informačního cyklu" či "koloběhu informačních procesů" a upozornil, že rychlost vývoje a rychlost publikací se velmi často liší. Souvisí to s tzv. "poločasem stárnutí informací", který je dosti variabilní - zatímco třeba v archeologii se zásadní změny neobjevují každý den, v nanotechnologii či jiných "emerging sciences" je naopak zcela nemožné vycházet pouze z vědeckých článků (kterým trvá třeba i půl roku, než jsou vydány) a pracuje se mj. s pre-printy, dosud nepublikovanými informacemi.

Problémy se zpracováním a šířením informací komplikuje také fakt, že nám v této práci zatím příliš nepomáhá ani moderní technika (umělá inteligence zatím nedokáže nahradit lidský faktor v rámci indexace). Navzdory moderním digitálním formátů také stále platí, že nejlepším médiem je papír a nemělo by se zapomínat ani na mikrofiše. Jako zajímavý zdroj informací o možných trendech doporučil také stránku infonavigator.blogspot.com.

Richard Papík hovoří o problémech vědy, výzkumu a publikační činnosti

Odpolední část konference zahájil Tomáš Kubíček krátkým představením nadnárodní poradenské a auditní společnosti Deloitte. Společnost založil v roce 1845 William Deloitte přičemž v roce 1989 došlo ke sloučení ještě s dalšími dvěma společnostmi, jejímiž představiteli byli George Touche a admirál Nobuzo Tohmatsu. Touto fúzí vznikla významná globální společnost, mající 182.000 zaměstnanců, pobočky ve 150 zemích světa a obrat cca 28 miliard dolarů.

Důležitou součástí globální mateřské společnosti je i evropská divize Deloitte Central Europe a samostatná jednotka Deloitte Česká republika. Ta existuje od roku 1990, má tři pobočky (Praha, Brno a Ostrava) a téměř 700 zaměstnanců. Mezi její služby patří auditní služby, finanční poradenství, daňové služby, právní služby, podnikové poradenství, řízení podnikových rizik a další.

Tomáš Kubíček, ředitel společnosti Deloitte Česká republika

Následovala téměř hodinová přednáška, ve které se Radek Muška věnoval trendům v manažerském řízení ve veřejné správě. Ačkoliv tomu možná řada lidí ani nevěří, cílem veřejné správy je zvyšovat kvalitu života. Aby ale byly veřejné služby kvalitní a efektivní, je potřeba do nich zapojit nástroje manažerského řízení, kam patří například norma ISO 9001, CAM (měření kvality ve veřejné správě), metoda vyvážených ukazatelů (ballanced scorecards) či Místní agenda 21 (MA21), což je nástroj věnovaný uplatnění principu udržitelného rozvoje na místní a regionální úrovni v praxi.

Významnou součástí by mělo být také řízení inovací. Podle statistik přichází 50% inovací od seniorních pracovníků; naopak pouhých 8% od lidí v tzv. "front office", tedy "u okýnek" nebo "přepážek". Je proto důležité podporovat spolupráci, dotahovat nápady do realizace, a naopak akceptovat případné nezdary. Extrémní podpora inovací ve veřejné správě asi "nehrozí", ale některé velké a kreativně orientované společnosti dokonce vytvářejí pro své inovátory i "bezpečná útočiště" (safe harbours) zcela mimo prostředí firmy.

Obecných nástrojů inovací existuje řada. Jedná se kupříkladu o kultivaci (tj. podpora inovací ve firmě a snaha o spolupráci), replikaci (tj. hledání inspirace a adaptace nápadů do vlastního prostředí), a partnerství (do kterého v připadě veřejných služeb patří například neziskovky, privátní sektor či sami občané). Význam má také vytváření sociálních a komunikačních sítí a stále častěji se prosazují i open source řešení.

Počet účastníků konference byl ještě vyšší než posledně

Trojici "Deloitte přednášek" uzavřel Milan Drahoňovský, který pohovořil obecně o cílech projektu EFI, a také konkrétně o jedenácti oblastech, kterým se Deloitte v rámci projektu věnuje:

1. analýza systému řízení organizace NTK včetně interních směrnic
2. vymezení procesů
3. posouzení postavení NTK v systému knihoven včetně možnosti centralizace systému knihoven
4. analýza informačních potřeb potenciálních klientů NTK
5. analýza indikátorů pro zpracování ROI / výnosnost investice
6. zefektivnění využití nových prostor a zařízení NTK
7. analýza el. služeb NTK a analýza služeb NTK s vazbou na Smart Administration
8. personální audit
9. přístup k analýze současného stavu včetně SWOT a STEP analýzy
10. příprava podkladů pro prezentaci analýzy pro zaměstnance NTK ve formě školení
11. prezentace analýzy pro zaměstnance NTK ve formě školení

Milan Drahoňovský hovoří o úloze společnosti Deloitte v rámci projektu EFI

S poslední prezentací, věnovanou procesnímu řízení, následně vystoupil Milan Číha ze společnosti Komix. Upozornil, že hlavním cílem procesního řízení není optimalizace interních procesů ale zlepšení služeb zákazníkům. Zmínil také některé obvyklé modely a nástroje, jako CMM (Capability Maturity Model), BPM (Business Process Management), či Demingův cyklus PDCA (Plan, Do, Check, Act, neboli Plánuj, Udělej, Zkontroluj a Jednej).

V rámci firmy Komix se používají softwarové nástroje jako Workflow System SONEF (řídí nabídky a smlouvy), Project and Portfolio Management SW Clarity (řídí samotné projekty), SONEF Tasks (spravující požadavky zákazníka), Service Desk OTRS (interní požadavky na HW a SW a jejich testování) nebo systém QlikView (hodnocení procesů).

Tyto nástroje umožňují získat podrobný přehled o jednotlivých projektech a jejich náležitostech, jako třeba podíl přidělené a dokončené práce, či vývoj objemu nabídek v čase. U grafů a vizualizací je důležitý také kontext - napřiklad u grafu požadavků na testování a realizovaných testů je třeba vědět, že testování má za požadavky minimálně týden zpoždění.

Závěrečná přednáška konference v podání Milana Číhy