O peripetiích při nákupech nových knih na vysokých školách vědí mnozí jistě svoje. Pomineme-li větší či menší omezenost rozpočtů a různost skupin aktérů a jejich zájmů, kteří mají možnost „do toho“, co se koupí a co se nekoupí, mluvit, zdá se zde být ještě jeden problém. Je to nedostatečná informovanost potenciálních uživatelů, tedy zejména učitelů a odborných pracovníků o tom, co na knižním trhu je nebo které tituly na něj v dohledné době vstoupí. V časech informačního zahlcení ne každý sám aktivně tyto informace vyhledává a zdlouhavé „prokousávání se“ seznamy knih ze všech myslitelných oborů včetně beletrie mnoho vzrušení koneckonců ani neslibuje.

Důsledky jsou také známy:

• A proč jste nekoupili tamtu knihu?
• A proč je tato kniha jen ve třech exemplářích, my bychom pro studenty potřebovali dvakrát více?
• A proč se kupovalo toto, když já se chystám právě vydat pro studenty zrovna stejné skriptum?
• A proč – a proč – a proč?

Na všechny podobné otázky lze odpovědět stejně – protože nám nikdo nic zavčas neřekl.

Stáli jsme tedy před otázkou, jak efektivně informovat akademickou veřejnost o tom, jaké novinky se chystají na trh vstoupit a jak její členy vtáhnout do rozhodování o tom, co a v jakém počtu exemplářů by bylo vhodné do knihovny pořídit. Dlužno ještě podotknout, že řeč bude jen o české produkci, neboť její omezenější rozsah využití dále popisovaného nástroje umožňuje. Předesíláme také, že se nejedná o nějaký převratný vynález, kdo by něco podobného čekal, s klidným srdcem může přejít k dalšímu článku.

Jak mnozí vědí, Národní agentura ISBN dostává od nakladatelů pravidelně seznam knih, kterým bylo jejich vydáním přiděleno ISBN. Na základě těchto údajů pak NKP na svém webu jednou za dva až tři týdny zveřejňuje tzv. „Ohlášené knihy“; jedná se tedy o seznam publikací, které se zanedlouho objeví na knižním trhu ČR. Jedno průměrné letošní vydání obsahovalo zhruba 470 záznamů.

Nyní ve zkratce. Celý seznam importujeme do vlastní webové aplikace. Vymažeme záznamy, které – z profesního hlediska – nemohou nikoho zajímat a které v zásadě převažují a současně i obtěžují. Typicky to je třeba kniha Co bude s Lenou? od Hedvigy Courths-Mahlerové.

Administrátorské zobrazení domácí stránky

Zůstávají jen dokumenty z oblastí, na které je na naší fakultě orientována výuka a výzkum (ekonomie, právo, management, statistika atd.). Pokud je informace o publikaci příliš stručná nebo nic neříkající, je možné záznam editovat a doplnit ho o anotaci či další informace třeba z webu nakladatele. Jakmile je výsledný „pročištěný“ soubor o obvyklém rozsahu 40–80 záznamů vytvořen, je zaměstnancům fakulty zaslán hromadný e-mail s odkazem na nové vydání „Ohlášených knih ESF“. Učitelé a odborní pracovníci, pokud je celý podnik zajímá, seznam projdou a jednoduše označí knihy, které doporučí ke koupi s uvedením kontaktu na sebe. Po určité době – obvykle dvou až třech týdnech od okamžiku publikování novinek – je vydání „zmrazeno“, tzn. není už možné zadávat nová doporučení a požadavky na nákupy.

Editace vybraného titulu

Zbytek komunikace se odehrává už jen v rámci knihovny. Pracovnice nakupující knihy výsledný seznam projde a u dokumentů vyznačí například to, zda jsou ve fondu k dispozici jejich starší vydání či jiné podobné dokumenty, jaký je o ně mezi čtenáři zájem apod. Osoba rozhodující o nákupu pak stanoví konečný počet nakupovaných jednotek, eventuálně nákup nedoporučí, vše samozřejmě po zvážení dalších disponibilních informací; i tento akt se realizuje v rámci popisované webové aplikace. Objednáním anebo neobjednáním dokumentu je pak celý proces ukončen. Jakmile je dokument zakoupen, zpracován a je možné si ho vypůjčit, je o tom e-mailem také informována osoba, která k jeho koupi dala doporučení.

Správa doporučení

Technický a logistický design

Základní myšlenka zpracování ohlášených knih je v zásadě jednoduchá – stáhni, rozpoznej jednotlivé tituly a distribuuj je konečným uživatelům k posouzení. Stáhnutí dat z webových stránek NKP je to nejmenší; zato s rozpoznáním je to horší. Tituly jsou ve zdrojové webové stránce od sebe odděleny horizontální linkou a v rámci jednotlivých bloků lze s velkou pravděpodobností určit pouze vydavatele, který se nachází na prvním řádku. Pro vypreparování dalších zajímavých údajů, jako název, autor, ISBN apod. by již bylo zapotřebí vynaložit natolik velké programátorské úsilí, že by se to nevyplatilo. Do databáze tak ukládáme monolitické textové fragmenty a přenecháváme na uživateli, aby z nich sám vyčetl vše podstatné.

Jak jsme již zmínili, obsahuje průměrné vydání OK téměř pětistovku titulů. Redukce množiny o nezajímavé tituly vlastně znamená nejvíce ruční práce s celou agendou – pracovník SVI postupně označí tituly, které chce smazat (nebo naopak ponechat – podle toho, co se aktuálně jeví výhodnější) a provede aktualizaci seznamu. Příjemným vylepšením tohoto procesu je využití vydavatelského filtru při importu nových ohlášených knih. Filtr není nic jiného než prostý seznam názvů vydavatelů, kteří se specializují na produkci pro nás nezajímavou, například jen na dětskou či romantickou literaturu. Tuto můžeme jako odborná knihovna s klidným svědomím vyřadit rovnou, automatizovaně.

Editace filtru vydavatelů

Ve chvíli, kdy máme jednotlivé tituly ohlášených knih ve vlastní databázi, již není problém vypsat jejich seznam na našich webových stránkách a poslat množině příjemců e-mail s odkazem na OK ESF. Do databáze jsme primárně uložili e-mailové adresy všech učitelů a odborných pracovníků fakulty. Volitelně se k odběru OK ESF nicméně může zaregistrovat kdokoliv; stejně tak se v e-mailové agendě může kterýkoliv registrovaný adresát ze seznamu odhlásit – příslušný odkaz je součástí každého rozesílaného mailu.

Uživatelské zobrazení domácí stránky

Část z toho, co je koncovému uživateli nabídnuto k posuzování, vidíme dále.

Část seznamu titulů, které je možné doporučit ke koupi

V jednoduchém formuláři, který doporučující osoba vyplní, nás zajímá vyučovaný předmět či jiný účel, ke kterému kniha poslouží, navrhovaný počet jednotek ke koupi a základní kontaktní informace včetně vztahu ke knihovně (student, učitel apod.) Odeslané údaje jsou doručeny elektronickou poštou na knihovní e-mail, čímž se o doporučení dozvídá kompetentní osoba. Kromě toho se všechny potřebné informace ukládají také do databáze, takže i ostatní uživatelé aplikaci vidí, které publikace již byly doporučeny.

Formulář, který vyplňuje osoba doporučující titul ke koupi

Náš systém mohou – po domluvě – využívat třeba dvě fakulty současně, samozřejmě za předpokladu velkého překrývání zájmových oblastí. Typicky to třeba může být Ekonomicko-správní fakulta a Právnická fakulta s tím, že rozesílaná množina informací v OK je pro obě fakulty identická, liší se jen místa sběru doporučení. Druhou možností je pak společné užívání aplikace provozované na jednom serveru pro fakulty zaměřené odlišně. V takovém případě aplikace sdílejí základní sadu obslužných funkcí (vylepšení, opravy i nové funkce jsou tak přístupné všem), jinak se ovšem jedná o samostatné systémy s vlastní databází, vlastní administrací, lokalizovanými texty i přizpůsobeným vzhledem (stylem webové stránky).

V současné době tak provozujeme již celkem tři instance aplikace Ohlášených knih – kromě nás ji – s vlastní správou (tj. s vlastním výběrem, vlastními doporučeními a vlastním nákupním workflow) – využívají ústřední knihovny na Fakultě sociálních studií a Pedagogické fakultě MU, do budoucna byl také deklarován zájem Právnickou fakultou MU. Třeba se tato vybraná společnost vbrzku rozšíří i o vaši knihovnu.

Závěr

Je možné konstatovat, že se náš malý projekt, který běží na internetové adrese http://ok.svi.econ.muni.cz/, zatím osvědčuje; zájem učitelů i studentů o rozhodování při nákupech literatury je patrný z hojné četnosti doporučení. Rádi také konstatujeme, že z množiny zhruba tří stovek adresátů OK SVI se za prvních šest měsíců fungování projektu odhlásilo jen dvacet příjemců.

Sekundárním efektem projektu je, že učitelé průběžně získávají přehled o aktuální knižní produkci v oblastech svých odborných zájmů. Celkově bychom rádi věřili, že se tak podařilo celý proces akvizice o kousek přiblížit marketingovému pojetí a bude možné přesněji a s předstihem plnit to, co je očekáváno.