V den otevření Knihovny Jiřího Mahena v Brně (KJM) pro veřejnost po rekonstrukci ústřední knihovny - 19. listopadu 2001 se konala dvojí premiéra:
- poprvé byl spuštěn automatizovaný knihovnický systém ve všech provozech ústřední knihovny
- poprvé byla v praxi spuštěna nová organizace služeb v ústřední knihovně.
Vzhledem ke své pozici systémového knihovníka se budu zabývat hlavně automatizovaným knihovnickým systémem.

1. Výběr automatizovaného knihovnického systému

Potřeba výběru nového knihovnického systému se ukázala již v roce 1999, po zahájení rekonstrukce ústřední knihovny. V té době byla vypracována nová koncepce služeb ústřední knihovny, založená na maximální otevřenosti pro čtenáře i návštěvníky, s možností využívání služeb na všech místech s jediným průkazem. Předpokládala nasazení plně funkčního modulárního systému, pracujícího pod operačním systémem Windows, který by byl spolehlivý při práci v síti. Bylo naplánováno i následné připojení poboček rozmístěných po celém území města Brna. Hledali jsme systém, který by splňoval nároky kladené na akvizici a zpracování fondů (AACR2, formát záznamů). Dosud užívaný systém Smartlib požadavkům KJM již dávno nepostačoval.

Ve výběrovém řízení zvítězila firma LANius a její nově vyvinutý automatizovaný knihovnický systém Clavius (dále AKS Clavius), který nejlépe vyhovoval požadovaným potřebám KJM. Pro výběr firmy LANius hovořily i faktory jako délka působení na trhu, počet instalací, možnost sdílené katalogizace a podle našeho názoru měla tato firma i nejlepší podmínky pro další vývoj. V průběhu vývoje AKS Clavius se z hlediska bezpečnosti dat a potřeby spolehlivosti přenosu dat mezi ústřední knihovnou a sítí poboček začala jako optimální rýsovat SQL verze programu. Práce na ní zahájila firma LANius v roce 1999 a 19. listopadu 2001 byla SQL verze spuštěna v nově otevřené KJM.

1.1. Zpracování fondu

Nasazení modulu Katalogizace AKS Clavius znamenalo radikální změnu jak v pracovních postupech (napojení na sdílenou katalogizaci), tak ve formátu záznamů a v katalogizačních pravidlech (přechod na formát UNIMARC a UNIMARC/Autority a pravidla AACR2). V AKS Smartlib byla v modulu Katalogizace prováděna pouze tvorba katalogizačních záznamů. V AKS Clavius je automatizován celý proces akvizice a zpracování fondu včetně objednávky dokumentů, jmenného a věcného popisu, evidence periodik, převodů a odpisů a bude následovat i revize fondu.

Přechodem na Clavius začalo oddělení katalogizace používat slovníky autorit, nakladatelů, klíčových slov a předmětových hesel. Před plným využitím slovníků je nutné provést jejich "vyčištění" od duplicit a různých tvarů po konverzi ze Smartlibu a v případě jmenných autorit je nutné doplnit základní údaje (datum narození a úmrtí, stručná biografická poznámka). Obsáhlost tohoto úkolu (jenom soubor jmenných autorit po převodu obsahuje 76.000 různých tvarů jmen) a jeho nerealizovatelnost vlastními silami v dohledné době vedla KJM ke spoluúčasti na projektu Souborného katalogu autorit koordinovaného Národní knihovnou ČR. Ten je od 10. prosince 2001 ve zkušebním provozu. Prozatím umožňuje stahování již existujících jmenných autorit do lokálního katalogu KJM a dodávání nově vytvořených jmenných autorit KJM do souborného katalogu.

Samozřejmou součástí modulu Katalogizace je možnost profesionálního vyhledávání. Pro potřeby KJM byla dodělána úprava umožňující tvorbu bibliografií a významných výročí. V roce 2002 budou využity pro přípravu publikací vydávaných KJM "Tvorba jihomoravských autorů" a "Výběr z významných výročí". Výsledné sestavy jsou generovány ve formátu HTML a mohou být bez dalších úprav vystaveny na webových stránkách KJM.

1.2. Vyhledávání a ostatní služby dostupné přes modul OPAC

Na počítačích pro veřejnost rozmístěných v ústřední knihovně a na webových stránkách KJM je jednotně nainstalován modul OPAC vyhledávající přes webové rozhraní. Obsahuje všechny standardní nástroje a možnosti (používání slovníků, dotazy s pomocí logických operátorů atd., navíc i anglickou verzi).

S pomocí modulu OPAC získá čtenář rovněž informaci o stavu svých výpůjček, rezervací, upomínek a finančního konta. Přes OPAC lze dokumenty rezervovat a prolongovat a zadávat objednávky ze skladu. Toto v současnosti patří k velmi využívaným službám.

Analýza neúspěšných dotazů ukázala, že více než polovinu špatně zadaných dotazů tvoří dotazy bez diakritiky (k čemuž webové rozhraní přímo vybízí). Toto zjištění ostře kontrastuje se snahou knihoven katalogizovat záznamy dokumentů co nejvěrněji za použití speciálních znaků. Nyní zvažovaným řešením je umožnit v modulu OPAC paralelně vyhledávání jak s diakritikou, tak bez ní. Vyhledávání je možné vyzkoušet na adrese http://katalog.kjm.cz.

OPAC dostupný v prostorách knihovny je nainstalován na terminálech. Jako hardware pro terminály slouží staré počítače, které jsou v knihovně již od počátku automatizace. Jsou to tedy převážně počítače třídy 386 a 486, dokonce je mezi nimi i jedna 286. Tyto počítače jsou typicky vybaveny cca 4MB RAM a část z nich (cca 20 ks) nemá pevný disk (boot probíhá pomocí síťové karty přímo ze serveru). Na těchto stanicích je spuštěn terminálový DOS klient, který poskytne terminálu prostředí Windows 2000. V tomto prostředí se čtenářům nabízí prostřednictvím Internet Exploreru WWW prostředí OPAC. V provozu se potvrdily hlavní výhody tohoto řešení - pracovní stanice jsou stabilní a nedochází k poruchám vzniklým nevhodnými zásahy uživatelů do systému Windows. Rychlost je stejná jako u nových PC. Instalace pracovních stanic je jednoduchá - zahrnuje instalaci několika nenáročných DOS aplikací a trvá kolem 30 minut. Nelze pominout ani fakt značné úspory finančních prostředků, které nemusely být vynaloženy na nákup nových PC.

1.3. Absenční a prezenční služby

Absenční služby jsou realizovány pomocí modulu Výpůjční protokol (dále jen VP), který umožňuje všechny standardní funkce (výdej a příjem dokumentů pomocí snímačů čárového kódu, evidence čtenářů, tvorba a tisk upomínek, zadávání a tisk rezervací, prolongace výpůjček, MVS). V oblasti statistik VP nabízí mimo standardního statistického deníku rovněž přehledy nejžádanějších titulů (jak vypůjčených tak rezervovaných) a rozbory složení čtenářů podle pohlaví, věku, vzdělání a zaměstnání. Všechny základní parametry (typu výpůjční lhůty dokumentů, kategorie čtenářů, druhy a výše poplatků, upomínací schémata) jsou nastavitelné. Pro potřeby KJM byla doprogramována funkce tzv. "rotace fondu". Jejím cílem je udržovat ve volném výběru předem nastavený počet knih a naopak nadbytečné knihy z volného výběru automaticky přeřazovat do skladu. Pokud je kniha při vracení na volném výběru přítomna méně než 3x, VP ji tam přealokuje. A obráceně - pokud už ve volném výběru 3x stojí, je přesměrována do skladu.Tímto způsobem rotuje fond beletrie v rozmezí let 1970-2002 a naučná literatura v intervalu 1986-1995.

Prezenční služby eviduje modul Dispečink Internetu. Původně byl vytvořen pro správu internetové studovny, později do něj byla zapracována možnost evidovat další prezenční služby. Potenciálně ho lze využít i pro rezervace přístupu k multimédiím nebo k vzdáleným elektronickým zdrojům vázaným na přístupová hesla.

Novinku představuje zavedení finančních kont. Každý čtenář si může vložit libovolnou částku jako předplatné na poskytované služby, ze kterého jsou následně strhávány poplatky stanovené knihovnou. Složení hotovosti probíhá v centrální pokladně (s výjimkou registračních poplatků, které lze uhradit přímo při zapsání čtenáře). Systém rozlišuje evidenci vybrané hotovosti (tzv. deník pokladny), stržených poplatků (tzv. deník poplatků) a evidenci dlužených částek (přehled neuhrazených upomínek). Potvrzení o vkladu na konto v hotovosti se tisknou dvakrát a pro případ reklamací knihovna jeden exemplář archivuje. Finanční konta fungují paralelně v modulech Výpůjční protokol a Dispečink Internetu.

Při zavedení těchto finančních kont jsme měli největší obavy, zda budou čtenáři ochotni vkládat peníze na služby poskytnuté v budoucnosti. Kupodivu přechod na tento typ plateb prošel hladce. Pouze výjimečně se stane, že si někdo vloží větší částku a po čase ji nečerpanou žádá zpět. Existence finančních kont vytváří potřebu hierarchicky přidělených práv různým kategoriím knihovníků pro různé operace ve VP.

2. Organizace služeb v ústřední knihovně

V ústřední knihovně byla realizována nová organizace služeb s cílem co nejvíce otevřít knihovnu jejím čtenářům a racionalizovat pracovní postupy. Všechna oddělení jsou propojená a průchozí. Půjčování a vracení všech tištěných dokumentů, registrace čtenářů a platby v hotovosti byly soustředěny do výpůjční haly (s výjimkou evidence AV médií, které bylo ponecháno v hudební knihovně). Přehled vypůjčených dokumentů je čtenáři vytištěn na požádání a knihovna žádnou kopii nearchivuje. Soudní řízení s "nevraceči" se ukázala jako drahá a neefektivní. Veškeré další činnosti (rezervace, prolongace, objednávky ze skladu) provádějí čtenáři sami prostřednictvím elektronických katalogů. Pokud potřebují asistenci při ovládání těchto nebo jiných funkcí modulu OPAC nebo při orientaci ve fondech knihovny, jsou jim k dispozici knihovníci na informačních bodech rozmístěných rovnoměrně v celé budově. Odborné dotazy (komunální a občansko-právní informace, informace o obchodní síti, informace ze státní správy a samosprávy, literární a společensko-vědní informace a rešerše) zodpovídají pracovníci na speciálních informačních bodech umístěných ve studovně a v informačním centru.

S informační výchovou uživatelů jsme měli nejvíce práce a tento stav trvá. Zvláště starší čtenáři zpočátku nedůvěřovali výpočetní technice.

3. Vývoj AKS Clavius

Vývoj SQL verze AKS Clavius probíhal dva roky. Vzhledem k tomu, že se jednalo o pilotní projekt firmy LANius pro knihovnu této velikosti (v krajském městě se sítí poboček), systém vyhovuje všem potřebám KJM. Nejrozsáhlejší úpravy kromě již zmíněných se týkaly modulu OPAC, vytvoření objednávek ze skladu, možnosti prolongovat výpůjčky přes Internet, úpravy na terminálovou verzi a optimalizace rychlosti vyhledávání. Dále pak režimu zobrazování regionálních osobností a přehledu novinek. V modulu Výpůjční protokol došlo s ohledem na zavedení finančních kont ke změnám ve všech klíčových oblastech (mj. výpůjčky, rezervace, upomínky). Dále byla upravena karta s čtenářskými údaji, všechny tiskové výstupy a byly vytvořeny některé speciální statistiky. V modulu Katalogizace byla nejvíce upravena akvizice umožňující tvorbu objednávek podle nákupního klíče (určujícího rozdělení knih na jednotlivé provozy) a implementace hromadné evidence periodik. Podrobnější charakteristiku a technické specifikace AKS Clavius lze najít na adrese http://www.clavius.cz.

Pro hladké spuštění automatizovaného systému ve všech odděleních nově otevřené budovy byl nezbytný zkušební provoz jeho klíčových modulů v menším měřítku. Modul Katalogizace byl spuštěn již v roce 2000 pro rekatalogizaci starých záznamů knih, na SQL verzi KJM přešla v dubnu 2001. Výpůjční protokol a OPAC byly spuštěny v květnu 2001 v hudebním a dětském oddělení. Tři měsíce po spuštění v celé ústřední budově (přibližně do konce února 2002) byly vyčleněny na definitivní usazení a doladění systému. Další vylepšení a vývoj již budou realizovány formou pravidelných upgradů programu několikrát ročně.

Na vývoji systému pracovalo pět programátorů od roku 1998, na SQL verzi od roku 1999. K úpravám Clavia docházelo na základě podrobné analýzy pracovních postupů v knihovně. Naopak v případech, kdy bylo racionálnější využít režim již existující v Claviu, byly upraveny pracovní postupy v KJM. Testování beta verzí jednotlivých modulů a jejich ladění probíhalo v KJM celé dva roky. Nové verze byly posílány v měsíčních intervalech. Po zahájení zkušebního provozu v dubnu a květnu 2001 se intervaly zkrátily na čtrnáct dní. Za připomínkování a testování všech modulů knihovnického systému je v KJM zodpovědný systémový knihovník. Dále je v jeho působnosti analýza stavu knihovnických agend a vytváření pracovních postupů a školení uživatelů.

3.1. Hardware

AKS Clavius běží na 5 serverech a na cca 80 pracovních stanicích. Jedná se o tyto servery: SQL server, intranetový server, internetový server, terminálový server a file server. Pracovní stanice tvoří 50 PC a 30 terminálů. Servery a většina PC pracuje pod operačním systémem Windows 2000, zbytek pod OS Windows 98. 50 PC tvoří služební počítače určené na zpracování, výpůjční protokol a informační body. Na 30 terminálech běží modul OPAC.

3.2. Perspektivy dalšího vývoje

V roce 2002 bude automatizace KJM pokračovat připojením dalších čtyř již automatizovaných provozů k centrálnímu výpůjčnímu protokolu. Ty zatím ještě používají AKS Smartlib. Tomuto připojení bude předcházet vybudování knihovní radiové sítě, která během tří let propojí zhruba polovinu velkých poboček. Pro výpůjční místa (otevřená 1-2x týdně) bude zahájena evidence výměnných souborů knih přes modul Výměnné soubory. V tomto roce budou v návaznosti na postup prací v Národní knihovně dokončeny úpravy umožňující plnohodnotnou práci v Souborném katalogu autorit. Další oblastí, ve které lze dosáhnout výrazné úspory času, je zpracování AV médií. Tyto dokumenty katalogizuje již přes 80 knihoven používajících AKS LANius či Clavius. Proto se do budoucnosti jeví vhodné spuštění sdílené katalogizace i u tohoto druhu dokumentů.

4. Hodnocení

Zkušenosti s chodem AKS Clavius verze SQL po prvních měsících provozu potvrdily, že systém je velmi stabilní. Dlouhá doba příprav se vyplatila, systém obsahuje minimum chyb. Slabá místa byla odstraněna již při testování a pokud se v "ostrém" provozu chyby objevily, byly odstraněny do čtrnácti dnů. Nedošlo k žádné poruše integrity dat, a to ani při výpadku proudu. Systém je dostatečně výkonný - při instalaci různých modulů Clavia na cca 80 PC je chod všech modulů rychlý. Intranetový OPAC bez problémů pracuje na PC různého stáří a konfigurace (podrobněji v kapitole 1.2.). Pro ostatní moduly (katalogizace, VP ad.) je optimální konfigurace Pentium 600 Mhz a 128 MB RAM.

Zavedení AKS Clavius Knihovně Jiřího Mahena umožnilo nabízet služby uživatelům na úrovni srovnatelné s ostatními vyspělými knihovnami. Knihovníkům nabídlo práci v uživatelsky příjemném prostředí, čtenáři mohou řadu operací provádět sami on-line s využitím Internetu. Kromě tradičních přínosů automatizovaného systému Clavius řeší i některé další okruhy problémů typu on-line propojení ústřední knihovny s pobočkami, zálohové platby za služby či instalace na terminálech.