Richard Sapon-White působí v univerzitní knihovně, konkrétně na Oregonské státní univerzitě (Oregon State University, OSU), kde je vedoucím oddělení katalogizace monografií. V současné době díky Fulbrightovu stipendiu přednáší studentům Ústavu informačních studií a knihovnictví FF UK o problematice obsahové (předmětové) analýzy a rovněž o metadatech (viz též výukové stránky). Následující rozhovor je nejprve uveden v původním znění, které je pak doplněno pracovním překladem do češtiny.

First, could you please briefly describe your professional career and your background in general?

I received a bachelor’s degree in zoology and a master’s in public health before changing careers to librarianship. Librarianship as a second career is a very typical pattern in the U.S. I graduated from Southern Connecticut State University in 1989 with my master’s in library science. Shortly thereafter I landed my first professional library job at Virginia Tech where I was a science cataloger for 6 years. In 1996, I moved to Oregon State University (OSU) where I continued my work as a cataloger. About three years ago I became head of the monographs cataloging unit there. I spearheaded the efforts to have the OSU Libraries join NACO, the cooperative program for contributing to the national authority database, and OCLC Enhance, the program that allows us to correct records in OCLC. I have been an active member of the American Library Association (ALA) and its divisions for many years, serving on numerous committees. I have also been active in the Oregon Library Association, especially in the Technical Services and International Relations Round Tables. Being awarded the Fulbright Fellowship this year to teach here in the Czech Republic has been the high point of my library career.

Now, as a professional cataloger, could you explain to our readers how the cooperation among libraries in the US typically works, with a special regard to cataloging? And do you see any opportunities to enhance the cooperation even further?

Many libraries hold membership in one of the large bibliographic utilities, such as OCLC or RLIN. I am most familiar with OCLC, so I will discuss our workflow at OSU with respect to this database. OCLC currently has about 50 million bibliographic records. Our library searches for cataloging copy in the database and downloads records to our local system. About 85% of our materials are found in OCLC with cataloging by the Library of Congress, which is usually a full record and of very high quality. If cataloging copy is found that lacks a call number or subject headings, we will lock and replace the record, adding the missing information. We can also edit other parts of the record in compliance with the OCLC Enhance program. When we are unable to find copy, we create an original record and contribute it to OCLC for other libraries to use. Original cataloging is typically created for government reports, foreign publications, theses and dissertations, and other forms of gray literature.

Cooperative cataloging involves more than contributing and correcting records in OCLC. The Program for Cooperative Cataloging (PCC), a joint effort of various libraries and the Library of Congress, sponsors several programs to support catalogers and ensure that cataloging is of the highest quality. These include NACO and SACO, whereby catalogers can contribute to name and subject authority files, and CONSER, which provides training and guidance in the cataloging of serials and other integrating resources. In recent years, the PCC has created several training workshops to raise the quality of bibliographic and authority records.

Areas for future training will undoubtedly be in the area of metadata creation and the use of programming to create, manipulate, and maintain bibliographic and other metadata files. The recent report on the education of catalogers in the area of metadata, by Ingrid Hsieh Yee, will undoubtedly influence the training available from the PCC as well as the basic education provided in the schools of library and information science.

Since your cataloging department has been involved in digitization projects at Oregon State University, I would like to ask you the following question: What do you consider the most challenging in cataloging activities related to digitization projects, especially in comparison with traditional cataloging?

In the digitization projects at OSU, there have been two significant challenges for cataloging staff. The first has to do with departmental organization, that is, how the cataloging department can be best organized to accommodate digital projects while continuing to provide traditional cataloging services. We have chosen to have one catalog librarian devoted full-time to such projects, supported by two paraprofessionals. The paraprofessionals, both highly skilled in cataloging, devote some of their time to traditional cataloging and some time to these digital projects. Since the projects are time-limited – they have a definite beginning, middle and end – there are gaps between projects when having other work to do is important.

The second challenge is the choice of metadata scheme and how the metadata will be made available to the public. In traditional cataloging, following national and international standards does not require any such decision-making process (although applying those standards does). However, with a wide range of metadata schemes available, our digital production unit and digital projects steering committee must select an appropriate scheme that will provide appropriate access to the digitized materials AND be convertible to MARC for access through our catalog, union catalog, and OCLC.

Could you please give us some examples of how the university librarians contribute to the education process at Oregon State University (or at Virginia Tech)? And do you also organize any courses for new employees without previous LIS education?

At OSU, our subject librarians regularly teach sessions to university classes across campus on the use of library resources as well as how to conduct research. They are also regularly responsible for a portion of a writing course required of all incoming students, again teaching about the research process and how to utilize library resources. Recently, we have been working actively to make professors aware of the information literacy standards set by the Association of College and Research Libraries, a division of ALA so that our bibliographic instruction is well utilized by all units of the university.

Our library has about 85 staff, of whom 30 are professional librarians. The majority of the rest are paraprofessionals. Their continuing education is very important to the functioning of the library. Each employee is allotted funds each year for attending workshops and conferences. In addition, within cataloging, we try to make sure that workshops on subject headings, serials cataloging, and the like are offered on campus and that as many of our staff attend as is possible. Change is constant and so it is critical for our staff to keep up with all of the new developments. For example, OCLC has recently changed from their old system to their new web-based interface, Connexion. To make the transition to the new system, our staff attended a workshop in March.

You have been living in the Czech Republic for a few months now. Have you had a chance to visit any Czech libraries in person? If so, what are your impressions? Do you see any major differences in comparison with libraries in the US?

So far, I have visited the library of the Protestant Theological Faculty of Charles University, the library at the Charles University campus in Jinonice where I am teaching, the Jewish Museum Library, and brief informal visits to the National Museum Library and the National Archives. (I also visited the exhibition of the Dalimil Chronicle that was recently purchased by the National Library.) One of the major differences I have noticed (and which I understand from my students) has to do with the classification of collections. Most American academic libraries, including OSU, use the Library of Congress Classification System. This is a highly enumerative classification scheme, meaning that each topic and subtopic is explicitly listed in the classification schedules. Shelflisting rules, established by the Library of Congress, are also very explicit about the arrangement of works on the shelf within classes and subclasses. In a large, open-stack collection like OSU’s, this is critical for browsers, enabling them to find materials on like subjects next to each other on the shelf. For example, literary works by a given author are arranged on the shelf starting with collected works, then collected works by type of literature (such as poetry, drama, prose – if the author wrote in those genres), then by title of individual works, then letters, autobiographies, and finally biographical and critical works about the author.

In contrast, I have found that libraries here will have works organized by broad subjects, but within those subject areas works are arranged by accession number. The result is that works by a given author may class in the same section of the library, but may be widely dispersed amongst works by other authors. Because of this, editions of the same work are not customarily placed next to each other. Access through the catalog is critical in these libraries, with authority control of names and subjects of great importance in order that the user will be able to find all works on a given subject or by a given author.

I must also say that many Czech libraries and librarians are doing an admirable job considering the great financial pressures under which they work. That is most impressive.

Thank you very much for the interview.

Pracovní překlad rozhovoru:

Mohl byste nejprve stručně shrnout svou dosavadní profesionální dráhu a celkově přiblížit prostředí, z něhož vycházíte?

Před působením v knihovnictví jsem nejprve získal titul bakaláře v oboru zoologie a dále titul magistra v oboru zdravotnictví. Knihovnictví jako „druhá kariéra“ je pro Spojené státy typický jev. Magisterský titul v knihovní vědě mi byl udělen na Státní univerzitě v Jižním Connecticutu (Southern Connecticut State University) v roce 1989. Krátce poté jsem získal první práci v oboru na Virginia Tech, kde jsem šest let pracoval jako katalogizátor dokumentů z oblasti přírodních věd. V roce 1996 jsem začal působit na Oregonské státní univerzitě (Oregon State University, OSU), a to opět na pozici katalogizátora. Přibližně před třemi lety jsem se na OSU stal vedoucím oddělení katalogizace monografií. Podařilo se mi prosadit, aby se Knihovny OSU zapojily do NACO, kooperativního programu pro příspívání do národní databáze autorit, a do OCLC Enhance, tedy programu, který nám umožnuje opravovat záznamy v OCLC. Mnoho let jsem aktivním členem Americké knihovní asociace (American Library Association, ALA) a jejích sekcí, působím v ALA v mnoha výborech. Podílím se také na činnosti Oregonské knihovní asociace (Oregon Library Association), zejména v technických službách a při kulatých stolech sloužících k rozvoji mezinárodních vztahů. Pro letošní rok jsem získal Fulbrightovo stipendium, díky kterému mám příležitost vyučovat v České republice. Považuji to za vrchol své kariéry v knihovnictví.

Mohl byste jako profesionální katalogizátor přiblížit našim čtenářům, jak funguje typická spolupráce mezi knihovnami ve Spojených státech, zejména pokud se týká katalogizace? A jaké příležitosti vidíte pro další zlepšení této spolupráce?

Mnohé knihovny jsou členy rozsáhlých bibliografických servisních organizací typu OCLC nebo RLIN. Nejlépe jsem obeznámen s OCLC, a proto se zaměřím na průběh práce na OSU s ohledem na tuto databázi. OCLC v současné době obsahuje cca 50 milionů bibliografických záznamů. V naší knihovně v ní vyhledáváme záznamy za účelem jejich přebírání (kopírování) do našeho lokálního systému. Přibližně 85% dokumentů nalézáme v OCLC s tím, že katalogizace byla provedena Kongresovou knihovnou (Library of Congress, LC),jedná se tedy převážně o úplné a velmi kvalitní záznamy. V případě, že najdeme záznam bez signatury (resp. tzv. call number) nebo předmětových hesel, záznam doplňujeme o chybějící informace a nahrazujeme jím původní záznam. V souladu s programem OCLC Enhance můžeme také upravovat další části záznamu. V případě, že se nám nepodaří nalézt příslušný záznam v OCLC, vytvoříme jej sami a přispějeme jím do OCLC, aby mohl být využit také dalšími knihovnami. Původní katalogizace je typicky prováděna v případě vládních zpráv, zahraničních publikací, vysokoškolských kvalifikačních prácí (včetně disertací) a dalších forem šedé literatury.

Sdílená katalogizace vyžaduje více než přispívání a opravování záznamů v OCLC. Program pro sdílenou katalogizaci (Program for Cooperative Cataloging, PCC), na němž různé knihovny spolupracují s Kongresovou knihovnou, sponzoruje několik programů sloužících k podpoře katalogizátorů a k zajištění nejvyšší kvality katalogizace. Patří mezi ně NACO a SACO, v nichž mohou katalogizátoři přispět do národních souborů jmenných a věcných autorit, a CONSER, který poskytuje školení a návody pro katalogizaci seriálů a dalších integrujících zdrojů. V posledních letech uspořádal PCC za účelem zvýšení kvality bibliografických a autoritních záznamů několik školicích workshopů.

Předmětem dalších školení bezpochyby budou oblasti tvorby metadat a využití programování k tvobě, manipulaci a údržbě bibliografických a dalších metadatobých souborů. Nedávná zpráva Ingrid Hsieh Yee o vzdělávání katalogizátorů v oblasti metadat nepochybně ovlivní nabídku školení od PCC a rovněž obsah vysokoškolských studijních programů knihovní a informační vědy.

Vzhledem k zapojení vašeho katalogizačního oddělení do digitalizačních projektů probíhajících na Oregonské státní univerzitě bych vám ráda položila následující otázku: Co pokládáte za největší výzvu v katalogizačních činnostech souvisejících s digitalizačními projekty (zejména ve srovnání s tradiční katalogizací)?

V digitalizačních projektech na OSU se objevily dvě výrazné výzvy pro katalogizátory. První z nich byla spojena s organizací oddělení, tj. jak může být katalogizační oddělení co nejlépe organizováno, aby se mohlo podílet na digitalizačních projektech a zároveň poskytovat tradiční katalogizační služby. Rozhodli jsme se pro zaměstnání jednoho katalogizátora pracujícího na těchto projektech na plný úvazek, kterému pomáhají dva „poloprofesionálové“. Ti, mimochodem oba zkušení katalogizátoři, věnují část pracovní doby tradiční katalogizaci a část těmto digitalizačním projektům. Protože projekty jsou časově omezeny (mají jasně určen počátek, prostředek a konec), v mezičase mezi jednotlivými projekty vzniká pro katalogizátory potřeba jiné práce.

Druhou výzvu představuje výběr metadatového schématu a problematika zpřístupnění metadat veřejnosti. Tradiční katalogizace dodržující národní a mezinárodní standardy nevyžaduje rozhodování tohoto charakteru (ačkoliv aplikace těchto standardů ano). Naproti tomu široká nabídka dostupných metadatových schémat vyžaduje, aby digitalizační oddělení a jeho organizační výbor vybral vhodné schéma, které umožní odpovídající přístup k digitalizovaným dokumentům a zároveň bude možno provádět konverzi do formátu MARC, aby byly záznamy zpřístupněny prostřednictvím našeho katalogu a OCLC.

Mohl byste uvést některé příklady, jak univerzitní knihovníci přispívají k výukovému procesu na Oregonské státní univerzitě (nebo na Virginia Tech)? Organizujete také kurzy pro nové zaměstnance bez předchozího vzdělání v oblasti knihovní a informační vědy?

Na OSU věcní katalogizátoři pravidelně vyučují univerzitní studenty ve využívání knihovny a ve vyhledávání. Pravidelně jsou také odpovědni za část kurzu psaní povinného pro všechny příchozí studenty, a to opět ve využívání zdrojů knihovny a ve vyhledávání. V poslední době mezi profesory aktivně propagujeme standardy informační gramotnosti vytvořené Asociací vysokoškolských a vědeckých knihoven (Association of College and Research Libraries, ACRL), sekcí ALA, aby byly naše bibliografické kurzy využívány všemi částmi univerzity.

V naší knihovně pracuje cca 85 zaměstnanců, z nichž 30 představují profesionální knihovníci. Většina ostatních jsou poloprofesionálové. Pokračování jejich vzdělávání je velmi podstatné pro fungování knihovny. Každý zaměstnanec má vždy na rok přidělené finanční prostředky určené na účast na workshopech a konferencích. V katalogizačním oddělení navíc pořádáme přímo v rámci univerzitního areálu workshopy zaměřené na předmětová hesla, katalogizaci seriálů apod., přičemž cílem je zajistit co největší účast zaměstnanců. Kvůli neustálým změnám je pro naše zaměstnance velmi důležité držet krok s novými trendy. OCLC například nedávno přešlo od svého původního systému k novému webovému rozhraní Connexion. V souvislosti s přechodem na nový systém se naši zaměstnanci v březnu zúčastnili workshopu.

Již několik měsíců pobýváte v České republice. Měl jste příležitost osobně navštívit některé české knihovny? Pokud ano, jakým dojmem na vás zapůsobily? Spatřujete zde výrazné rozdíly oproti knihovnám ve Spojených státech?

Doposud jsem navštívil knihovnu Evangelické teologické fakulty Univerzity Karlovy, knihovnu v jinonickém univerzitním areálu, kde vyučuji, Knihovnu Židovského muzea a absolvoval jsem krátké neformální návštěvy v Knihovně Národního muzea a v Národním archivu. (Navštívil jsem také výstavu věnovanou Dalimilově kronice, kterou nedávno zakoupila Národní knihovna.) Jeden z hlavních rozdílů, který jsem zaznamenal (a který mi přiblížili mí studenti), se týká třídění fondů. Většina amerických akademických knihoven, včetně Knihoven OSU, používá systém Třídění Kongresové knihovny. Jedná se o velmi enumerativní klasifikační schéma, což znamená, že každé téma a dílčí téma je explicitně vyjádřeno v tabulkách třídění. Pravidla zařazování dokumentů na policích zavedená Kongresovou knihovnou jsou rovněž velmi explicitní z hlediska uspořádání děl na policích v rámci tříd a podtříd. Ve knihovně s velkým fondem, k němuž je volný přístup (jako např. právě na OSU), je toto uspořádání velmi důležité pro uživatele, kteří při prohlížení dokumentů vystavených na policích ihned naleznou podobně tematicky zaměřené dokumenty. Například literární díla od určitého autora jsou na polici uspořádána tak, že nejprve jsou umístěny sebrané spisy, pak sebrané spisy podle formy (např. poezie, drama a prózy – pokud autor vytvářel díla těchto žánrů), dále podle názvu jednotlivých děl, pak následují dopisy, autobiografie a konečně biografická a kritická díla o autorovi.

Naproti tomu ve vašich knihovnách jsou díla uspořádána podle širokých témat, ale v rámci těchto tematických oblastí jsou uspořádána podle přírůstkového čísla. Výsledkem je, že díla jednoho autora mohou být umístěna ve stejné části knihovny, ale mohou být velmi rozptýlena mezi díly jiných autorů. Proto nejsou různá vydání stejného díla obvykle umístěna vedle sebe. Pro získání přístupu k dokumentům se proto rozhodujícím prostředkem stává katalog a tím nabývají na významu také jmenné a věcné autority, aby mohl uživatel najít všechna díla o daném tématu nebo od daného autora.

Musím také říci, že mnohé české knihovny a knihovníci dělají obdivuhodnou práci, vezmeme-li v úvahu finanční nesnáze, s nimiž se potýkají. To je velice působivé.

Mnohokrát děkuji za rozhovor.