Východiskem tohoto sdělení jsou autorovy laboratorní zkušenosti z experimentální medicíny a zvyklosti z praxe vysokoškolského učitele získané v uplynulých čtyřiceti letech. Z toho plynou technická, organizační a společenská kritéria na vlastní výběr, třídění a způsob pořádání údajů, informací a znalostí. Zvláště při práci laboratoři bylo zřejmé, že stejně jako je důležitá organizace vlastní výzkumné práce, ať jednotlivce nebo ve výzkumném týmu, vyžaduje pečlivou a dokonalou organizaci rovněž celé administrativní zázemí kolem ní. Předpokladem bylo vytvořit flexibilního modulárního systém, umožňující pořádat/organizovat jak reálné dokumenty a předměty obsahující velké množství údajů, tak v poslední době dokumenty, resp. soubory údajů v elektronické podobě. V průběhu vysokoškolského působení se ukázalo, že již během pregraduální lékařské výuky je pro posluchače užitečné seznamovat se při praktických cvičeních nebo seminářích s principy, provozem a přednostmi takového pořádacího systému.

Zásadní uplatněni našel tento systém v postgraduálním vzdělávání doktorandů (adepti PhD) v v biomedicíně v rámci semestrálního programu "Úvod do metodologie vědy" na Karlově univerzitě v Praze (1992-1997) a v Plzni (1995-dosud). Vedle postgraduálních studentů, jež lze považovat za mladé začínající vědecké pracovníky, našel tento program zájem i mezi mladými sekundárními lékaři. Důležité bylo, aby se s touto problematikou seznámili všichni právě od samého začátku své případné výzkumné kariéry.

Soustavné, okamžité a racionální pořádání vědeckých, profesionálních a osobních údajů má pro jednotlivé vědecké i akademické pracovníky nejen praktický, ale i existenční, význam. Uchovávání údajů o vědecké práci a dosažených výsledcích jednotlivců má rovněž význam pro vědecko-výzkumné instituce a vědní obory, v nichž pracovníci působí. Takto vytvářené fondy, archivy či databáze zachovávají totiž zcela konkrétní obraz o vědě a jejím vývoji, a o celé společnosti v dané epoše.

Pojednávaná problematika stojí na rozhraní metodologie vědecké práce v daném oboru (kde by měla tvořit neoddělitelnou součást pracovního algoritmu), vědní politiky a historie vědy. Svými postupy se výrazně opírá o informační vědy, ale vyžaduje si osvojit i některé archivářské principy.

Je jedno, kde a jak se s ní adepti vědeckého povolání s tímto systémem seznámí. Ideální příležitost k tomu je při systematické a dlouhodobé (2 - 3 roky) laboratorní práci pod vedením školitele. V tom mají výhodu absolventi fakult, kde posluchači na závěr vysokoškolských studií obhajují diplomové práce vzniklé při školitelem řízené výzkumné činnosti. Vzhledem k tomu, že na lékařských fakultách, humánních i veterinárních, to v našich zemích již přes 150 let není vyžadováno, jeví se vhodným nabídnout doktorandům seznámení s touto problematikou v rámci zmiňovaného metodologického kurzu.

V posledním půlstoletí byl z pochopitelných důvodů přístup k této problematice málo citlivý. V řadě případů nebylo žádoucí zachovávat doklady o různých seminářích a konferencích, jejichž témata i účastníci se mohli stát časem nežádoucí. Více než o metodologii práce se dbalo při vědecké výchově o její ideologickou problematiku. Proto je v současnosti vhodné v zájmu budování co nejširší a co nejobjektivnější informační základny v oblasti výzkumu a vývoje věnovat těmto otázkám přiměřenou pozornost a seznamovat s nimi badatelské kandidáty od samého začátku jejich vstupu do vědecké komunity.

Současná počítačová technika vtiskla této problematice výkonné nástroje, umožňující pořádat vědecké, profesionální a osobní údaje ve výzkumu provádět vysoce racionálním, flexibilním a efektivním způsobem. Praktické principy je pak možno formulovat jako doporučení (nejen) začínajícím vědeckým pracovníkům při zakládání osobního archivu. Následující text je míněn jako soupis dobře míněných a ověřených rad.

Co by měl obsahovat váš osobní archiv

Slovo archiv ve vás může vzbuzovat představu zaprášených fasciklů uložených v krabicích potažených pavučinami a narovnaných na regálech v zatuchlých sálech. Jde o odložená lejstra, nepotřebné dokumenty a staré knížky, které z jakýchsi nostalgických pohnutek nebyly vyhozeny a po nichž se bude možná někdy pídit jakýsi pošetilý badatel. Archiv však najdete i v moderních institucích, kde vůbec nelze předpokládat, že by z jakýchsi citových důvodů shromaždovali nepotřebné doklady. Ostatně do archivu se musí občas vydat třeba paní sekretářka, když má pro vás vyhledat chorobopis pacienta hospitalizovaného před pěti lety. Dobře uspořádaný archiv školského úřadu vás může zachránit, když potřebujete opis svého maturitního vysvědčení z gymnázia, které mezitím bylo zrušeno.

Archiv je systém k ukládání, deponování dokumentů. Dokumentů, které sice právě teď nejsou potřeba, ale u nichž může nastat situace, kdy jejich pohotové vyhledání je naprosto nezbytné. V knihovnách nebo obrazárnách se můžete setkat s depozitáři, kde jsou uloženy ne tak často vyžadované knihy nebo obrazy. Při pečlivějším studiu uspořádání Karlovy Univerzity zjistíte, že ona sama má svůj archiv, spojený s ústavem dějin Univerzity Karlovy a na Filosofické fakultě existuje Katedra pomocných věd historických a archivního studia.

V životě každého z nás se postupně setkáváme s takovými dokumenty, které jsou pro nás více či méně nezbytné. Prvním a základním, primoridálním, dokumentem je rodný/křestní list. Záhy po narození k němu přibude průkaz o očkování a možná i smlouva o vašem životním pojištění, které mezitím rodiče prozřetelně uzavřeli. Pokud na besídce v mateřské škole získáte čestné uznání za vzorný přednes básničky, i to je dokument, který, byť třebas jen na krátký čas, byste měli někam uložit a po čase, když si třeba na to babička vzpomene, měli být schopni ho i najít.

Snad všichni rodiče hned při narození svého potomka založí archiv jeho fotografií. Z počátku jsou snímky vzorně lepeny do fotoalba, včetně pečlivých popisů, kdo na snímku je a kdy byl zhotoven. Pak, jak děťátko roste a při současné snadné technologii výroby fotografií, se obvykle přejde na úspornější ukládání množství fotografií do jednotlivých obálek nadepsaných datem a končívá to mnohem jednodušším rovnáním do škatulí. Je to i praktické, protože vedle fotografií se tam vejdou i případné výtvory z ručních prací, když do toho věku děcko doroste. Ostatně vedle fotografií se musí dnes v rodinách už archivovat i videopásky, magnetofonové záznamy a i kotouče starších filmů, které na vás připadly při posledním stěhování vašich rodičů do menšího bytu.

Okamžikem prvního vysvědčení z obecné školy vám rodiče nepochybně založí vzorně nadepsané desky v naději, že jejich finálním přírůstkem bude vysvědčení maturitní. Pak už je na vás vložit do nich index a pokusit se někam vhodně umístit formátem zcela atypický vysokoškolský diplom, moudře chráněný v papírovém pouzdře.

Pokud jste aktivně provozovali sport, a vaše výkony byly ohodnoceny nejrůznějšími diplomy a čestnými uznáními, a pokud jste si je nedali zarámovat, jejich archivování není problém. Pokud jste získali medaile, jistě pohled na jejich vzorně srovnanou sbírku v krásné krabici vám občas připomene ty nezapomenutelné okamžiky. Pokud jste svým sportovním zápolením dosáhli i na pohár, nepochybně se stkví v rodinné vitríně, a pokud je příliš vysoký, stojí prostě na skříni.

Možná, že právě sportovní činnost, se svou potřebou nějak uchovat doklady a vzpomínky na všechny ty zápasy, soutěže, přebory a mistrovství, je nejbližší v tomto směru pro vaši vědeckou kariéru. Rovněž tak, pokud jste třeba provozovali nějakou činnost uměleckou, můžete využít své zkušenosti s ukládáním programů z koncertů a divadelních představení, na nichž jste účinkovali.

Velkou výhodu mají ti, kteří se před začátkem své badatelské kariéry věnovali spisovatelství nebo žurnalistice, a naučili se přitom pečlivě uchovávat výstřižky novin a časopisů se svými příspěvky. Tato jejich publikační tvorba je svými nároky na archivování identická s potřebami archivovat publikační tvorbu vědeckou. Možná i v tom, že pro své povídky nebo novinové články, jste si také museli pořizovat nejrůznější výpisky a i ty nějak schraňovat.

Pokud jde o téma současné kapitoly pojednávající o tom, co by měl obsahovat osobní archiv badatele, nebo začínajícího badatele, jsou paralely mezi vědou, sportem a uměním jistě velmi poučné. Možná i proto, že ve sportu, v umění, ale i ve vědě jde svým způsobem o činnost, výkony a soutěžení, které je třeba nějak doložit. Stejně tak lze vést paralelu mezi sportovním zápasem a vědeckým kongresem, členstvím v národním mužstvu fotbalových kanonýrů a členstvím v Národní učené společnosti, a konečně i mezi vyhlašováním sportovního mistra světa a udílením Nobelovy ceny. (Zdá se vám takové srovnání přehnané nebo nemístné? Jistě. Rozdíly existují. Porovnejte si jen částky, které se "točí" ve sportu a pozornost médií věnovanou sportu a masovému umění. Není pochyb, že sport mnohonásobně vítězí. )

Ještě jedna umělecká činnost, s kterou se mohli někteří z vás ve svém dosavadním životě rovněž setkat, a kde jste se mohli seznámit s významem archivování, resp. evidování výkonů, je hudební skladatelství. Jistě si vzpomenete, že na koncertních programech vedle názvu skladby je uváděno i opusové číslo. Ono magické "op. X", jehož pořadí vám umožní orientovat se, v jakém tvůrčím období vznikla kompozice dotyčného Mistra.

Skladatelé evidují svá díla, své opusy. Jako výrobky v továrně dostávají své výrobní číslo, i z dílny skladatele vycházejí díla opatřena čísly, k jejich snadnější identifikaci. A protože taková evidence vyžaduje téměř vědeckou důslednost, jíž se ne vždy umělcům při jejich bohémském způsobu života i práce dostává, museli se občas u velkých a plodných skladatelů této činnosti ujmout jiní. Uspořádání celoživotní tvorby velkých skladatelů je samo o sobě velkým dílem (Bach Werke Verzeichnis - BWV, Köcherův seznam Mozartových děl - KV). Často skladby vznikaly nečekaně a byly zapsány jen provizorně, pro danou chvíli. Jejich nález, i po dlouhém čase, je pak nejen vítaným obohacením umění, ale vyžaduje i náležité zanesení do seznamu umělcových opusů.

Podobné soupisy děl si vedou obvykle i malíři a sochaři. Jejich díla jsou unikáty, a na rozdíl od spisovatelů či skladatelů, po jejich prodeji - z něčeho musí také žít - jim nezůstávají po nich výstřižky z novin nebo partitury. Proto si musí spolu s přesným popisem námětu, formátu a druhu provedení své dílo zdokumentovat do archivu i fotograficky.

Mohli bychom pokračovat divadelními, koncertními či baletními umělci, jejichž výkony jsou dnes už snadno zdokumentovatelné videotechnikou. Ale i z této oblasti plyne poučení pro vědce. Nezapomeňte, nejen u sebe samých, ale i u svých kolegů, spolupracovníků a učitelů, pokusit se zdokumentovat opticky či audiovizuáně jejich výkony při práci v laboratoři nebo v přednáškových sálech. A pokud to budete vše fotit nebo filmovat jen vy sami, občas někoho z přítomných šikovně požádajte, aby se dostalo i na vás. Opět zde platí, že je nutné fotografie i videokazety ihned popsat: kdo na snímku je a kde, kdy a při jaké příležitosti byly pořízeny. Nespoléhejte se na to, že si to budete pamatovat.

Ještě na jednu věc byste neměli při archivování své vědecké kariéry zapomenout. Jsou to ony skupinové fotografie s paní učitelkou na dvoře školy, různé skupinky ze školních výletů a sportovního zápolení a pak samozřejmě maturitní tabló. Pokud to není tradicí na vašem vědeckém pracovišti, pokuste se při vhodných příležitostech oslav životních jubileí takové skupinové portréty vytvořit. Pochopitelně se předem dovolte a vyžádejte si souhlas. Zjistíte, jak málo se to u nás pěstuje. Fotografie z vašeho prvního kongresu v zahraničí, kde k tomu skupinovému fotografování byla možná dokonce vyhrazena zvláštní doba v programu, dokáže možná vaše kolegy přesvědčit, že to může být po letech docela pěkná památka.

---

Teď už nezbývá, než na základě předchozí úvahy vám nabídnout pokyny, jak začít racionálně budovat a podle obsahu a významnosti třídit svůj osobní archiv od počátku badatelské kariéry. Cílem je poskytnout také rady, jak se vy-hnout zbytečným omylům, které, pokud jdou napravit, vás stojí zbytečně čas i námahu. Nakonec se nesmí zapomenout, že zásadní otázkou zůstává i to, že je třeba následující doklady a předměty také přehledně uchovávat, aby je bylo možné v případě potřeby opět pohotově vyhledat.

1. Osobní doklady (příp. ověřené kopie a odděleně pečlivá evidence čísel uvedených dokladů):

- rodný list, oddací list, občanský průkaz, pas, řidičský průkaz,
- doklad o zdravotním pojistění, životní pojistka, pojistka domácnosti,
- služební průkaz (pro vstup na pracoviště).

2. Zdravotní stav, výsledky vyšetření, nemoci:

- výsledky pravidelných a příležitostných vyšetření, úrazy, propouštěcí zprávy,
- přesný přehled pracovní neschopnosti.

3. Finanční a mzdové doklady (odděleně pečlivá evidence čísel kont a karet):

- čísla bankovních účtů, čísla kreditních karet, výpisy z bankovních účtů,
- hlavní pracovní smlouvy/dekrety a mzdové výměry, výpisy z mzdové účtárny, - vedlejší pracovní smlouvy, doklady o proplacených mzdách a honorářích,
- viz také finanční doklady v rámci grantů a inventáře.

4. Pracovní docházka, dovolená, služební cesty:

- evidence docházky na pracovišti, i když nemusí být s ohledem na studenstký charakter doktoranda povinná,
- evidence čerpané dovolené, pracovního volna ap.,
- evidence služebních cest (mimo Prahu) včetně účelu, trvání a výdajů.

5. Vzdělávání, studium, specializace, zvyšování kvalifikace (příp.ověřené kopie a jejich cizojazyčné překlady):

- školní vysvědčení, vysokoškolský diplom, osvědčení o postgraduálních či specializačních biomedicínských kurzech,
- doklady o doktorandském studiu/index, dekret o ustanovení, žádosti a korespondence s děkanátem, školitelem ap.,
- doklady o atestačním studiu/index, korespondence s děkanátem, MZD, IDVLF ap.,
- doklady (korespondence) o studijních pobytech, žádosti o stipendia, dobrozdání ze školících pracovišť,
- účast na jazykových, počítačových a pod. školeních a kurzech a osvědčená o jejich absolvování.

6. Ocenění vědecké činnosti, diplomy, medaile:

- diplomy, ceny, medaile, udělené u příležitosti kongresů, od firem a odborných společností,
- děkovné a pochvalné dopisy za vědeckou činnost, za organizaci kongresů, za práci v odborných společnostech.

7. Členství a činnost v odborných vědeckých společnostech:

- žádosti o členství, legitimace a potvrzení úhrady členských poplatků, korespondence,
- pozvánky a zápisy schůzi, výroční zprávy.

8. Podíl na univerzitní a jiné výuce, podíl na odborném doškolování:

- dekrety a pověření k výukové činnosti, korespondence příp. děkovné dopisy,
- rozvrhy a sylaby provedených kurzů, seznamy účastníků, výsledky zkoušek,
- zvl. pak účast na postgraduální vědecké výchově doktorandů.

9. Účast na přednáškách a seminářích:

- přehled (možno vést i v sešitě s podrobnějšími poznámkami) zvl. o setkáních konaných v Praze a mimo vlastní pracoviště. Má význam k evidenci této formy studia a vzdělávání.

10. Účast na konferencích, sympóziích a kongresech:

- přehled (možno vést i v sešitě s podrobnějšími poznámkami) zvl. o setkáních konaných mimo Prahu a spojených obvykle se služební cestou. V případě pasivní účasti má význam k evidenci této formy studia a vzdělávání, v případě aktivní účasti má význam k evidenci prezentační, resp. publikační činnosti (viz tam). Významnými podklady k archivování mohou být kongresové sborníky, abstrakta apod.
- administrativa a korespondence související s přihlašováním na uvedená setkání, termíny pro zaslání sjezdových sdělení, úhrada sjezdových poplatků, přihlášky k ubytování a zaplacení noclehů.

11. Přednášky a postery prezentované na konferencích, sympóziích a kongresech:

- evidence v seznamu bibliografickou formou (autor-ři, název, datum a místo přednesení, i když bez vlastní účasti, název konference, sympózia nebo kongresu). Plný text přednášky, včetně dokumentace, by měl být archivován v tištěné i elektronické formě. Odkaz na případné uveřejnění ve sborníku prací nebo abstraktů, jež je pak třeba archivovat Postery, kromě toho, že mohou být pro svou obvykle modulární formu snadno archivovány, je možné po návratu znovu instalovat v laboratoři nebo v pracovně

12. Publikace uveřejněné a zadané do tisku (časopisecké i knižní):

- evidence v seznamu bibliografickou formou (časopisecký článek: autor-ři, název publikace, název časopisu, svazek, číslo, stránkový rozsah, rok; kniha či kapitola: obdobně jako u článku, navíc nakladatel, místo a rok vydání.) Po vyjití by měly být článek i kniha archivovány formou "separátu". Plný text přednášky či knihy by měl být archivován v elektronické formě. Separáty po jejich nahromadění je vhodné svázat a archivovat jako knihu, kdy je jistota, že nebudou jednotlivé práce vyjímány a tak porušen archivální nedotknutelný charakter uložení.

13. Granty:

- informace o grantových agenturách, zvl. termíny pro odevzdání návrhů, formuláře, koncepty návrhů,
- definitivní verze odevzdaných grantových návrhů,
- přijaté a v daném roce realizované grantové návrhy s evidencí průběhu plnění, evidence příjmů a výdajů, až po ukončení, závěrečnou zprávu a její oponenturu,
- úspěšně ukončené a odooponované granty s kompletní dokumentací.

14. Pokusy:

častěji než o otázku osobního archivu jde o archiv celé výzkumné skupiny/týmu; přesto i v tomto druhém případě je vhodné vhodné vést si paralelní evidenci o své osobní účasti při řešení, případně duplicitní protokoly vlastních výsledků. Úplné a pečlivé archivování autentických originálních protokolů (registrace z měřících přístrojů, výstupy evidence měření prostřednictvím počítače, rukopisné protokoly) má nesmírný význam pro případnou kontrolu (audit) správného postupu při vedení pokusů např. ze strany grantových agentur, etických komisí nebo redakcí časopisů, kam byl výsledky zaslány k uveřejnění.

15. Recenze, oponentury, členství ve zkušebních a konkurzních komisích:

tato činnost připadá v úvahu obvykle až po jisté době odborné kariéry a svědčí o dosažení jistého renomé včetně důvěryhodnosti objektivního hodnocení vědeckých výkonů a výzkumných výsledků.
- recenze (peer review), posuzování časopiseckých a knižních prací pro časopisecké redakce a nakladatelství,
- oponování (peer reveiw) výzkumných a grantových projektů (jejich návrhy nebo závěrečné zprávy),
- oponování diplomových, doktorandských a habilitačních prací,
- členství v konkurzních (výběrových) komisích.

16. Osobní knihovna, informační prameny a dokumenty:

- separáty a xerokopie článků či kapitol, výpisky,
- rešerše z bibliografických databází,
- odeslané žádosti o separáty,
- časopisy, příručky, knihy, slovníky,
- knihy k zakoupení, vypůjčení,
- časopisecké články k vyhledání.

17. Korespondence:

- služební (děkanát, společnosti ap.),
- osobní.
V obou případech může být archivováno v elektronické formě, zvl. pokud jde o internetovou komunikaci.

18. Laboratorní inventář:

- objednávky,
- seznam evidovaných inventarizovaných předmětů,
- návrhy na odpis/vyřazení.

18. Pozvánky k účasti na... :

- přednášky, semináře, konference, pokud se jich nezúčastním (viz 10),
- pozvánky na schůze odborných společnosti, pokud se jich nezúčastním (viz 10),
- pozvánky na slavnostní setkání, promoce a výstavy,
- pozvánky na oslavy osobních jubileí (event. oznámení o úmrtí),
- kongresové odznaky, jmenovky.

---

Jestliže jsem se na začátku výčtu předmětů, jež je nejen možné, ale zvláště potřebné archivovat, zmínil o potřebě jejich jednoznačného a přehledného třídění, zůstává zásadní otázka, jak a kam tyto doklady ukládat. Záhy zjistíte, že vedle psacího stolu a jedné židle se neobejdete při své práci bez polic, knihoven a skříní, jejichž počet stále poroste. Za této situace oceníte, pokud změníte občas místo a budete se stěhovat. To náležitě "provětrá" váš osobní archiv a zůstanou skutečně jen ty "zlaté" nepostradatelné fondy. Od tohoto okamžiku se váš archiv stane nejen přehlednější, ale teprve také oceníte, co je v něm ještě nevyužitých informací. Začnete je využívat a postupně se dostáváte do období, jež vás připraví na zasloužilý odpočinek. A to je správný okamžik k sepisování memoárů. Pokud je stačíte dokončit, archiv se stal zbytečný a na uvolněné místo čeká další adept tohoto věčného koloběhu badatelské kariéry. Na počátku bývá prázdný stůl a na konci na něm vyrovnaná různě dlouhá řádka publikací. "Publico - ergo sum".