Outsourcing knihovního systému

Obvyklý způsob pořízení a správy knihovního systému knihovnami je takový, že knihovna zakoupí vybraný systém, nainstaluje jej na vlastní vhodný server, zaplatí dodavateli za zavedení systému a za technickou podporu, ovšem zaměstnává a/nebo platí osobu, která se stará o správu serveru, potažmo na něm nainstalovaného knihovního systému (v krajním případě nezajišťuje správu serveru nikdo!).
Na správce serveru mohou být (zejména v případě technologicky vyspělých knihovních systémů) kladeny vysoké nároky a pro knihovnu leckdy není jednoduché takovou osobu nalézt a pro tuto práci udržet (tj. adekvátně finančně odměnit). Řada knihoven by také jistě uvítala možnost věnovat se v souvislosti s využíváním knihovního systému výhradně knihovnickým činnostem a přenechat správu povolaným.

Řešením všech těchto otázek může být služba ze strany dodavatele knihovního systému, která se nazývá outsourcing. Poskytovatel outsourcingu provádí vzdálenou správu a monitoring serveru s nainstalovaným knihovním systémem v dané knihovně, a to prostřednictvím k tomu zřízené virtuální privátní sítě (Virtual Private Network - VPN).

Výhody outsourcingu pro knihovnu jsou zřejmé:

• minimální starosti se správou serveru (KS) - investice sil výhradně do knihovnické práce;
• odstranění finančních nákladů na vlastní správu serveru (KS);
• správa prováděná zkušenými odborníky a znalci daného systému a technologií;
• přístup k nejnovějším technologiím.

Tuto službu lze samozřejmě využít i v případě, že knihovní systém je využíván více knihovnami, pobočkami jedné knihovny a podobně, kdy dochází často k výměně dat mezi těmito knihovnami prostřednictvím internetu či jiné počítačové sítě, k budování souborného katalogu. V takovém případě je třeba zajistit zvýšenou ochranu dat proti jejich neoprávněnému zneužití, zajistit bezpečnost této komunikace, což může obstarat jako další službu právě dodavatel knihovního systému.

Hosting knihovního systému

Vedle outsourcingu může dodavatel knihovního systému knihovnám nabídnout další novou a zejména v případě knihovních systémů dosud nepříliš rozšířenou službu - hosting knihovního systému, který znamená naprostou změnu v pojetí pořízení a využívání knihovního systému ze strany knihoven.

Knihovny v tomto případě nekupují vlastní systém a neinstalují je na vlastní server (v budově knihovny) - server i systém na něm nainstalovaný jsou majetkem dodavatele knihovního systému, který provádí centrální správu serveru a systému a poskytuje je knihovnám jako službu. Knihovny tuto službu využívající přistupují do knihovního systému na centrálním serveru prostřednictvím internetu či jiné počítačové sítě a pracují zde běžným způsobem se všemi funkcemi knihovního systému. Hosting knihovního systému je výhodné poskytovat i využívat v případě, že se pro něj rozhodne najednou více knihoven. Tyto knihovny pak mohou budovat a využívat v centrálně instalovaném a spravovaném knihovním systému společnou databázi, nebo databáze samostatné (a v případě zájmu budovat a využívat souborný katalog).

Zúčastněné knihovny platí za hosting předem stanovené paušální poplatky poskytovateli této služby, což může podstatně snížit počáteční investici vynakládanou v případě klasického pořizování "vlastního" knihovního systému a umožní knihovně i jejímu zřizovateli dlouhodobě naplánovat vynakládané finanční prostředky na knihovní systém.

Shrňme tedy výhody hostingu knihovního systému pro knihovnu:

• žádné (minimální) starosti se správou serveru (KS) - investice sil výhradně do knihovnické práce;
• úspora nákladů na pořízení vlastního KS;
• odstranění finančních nákladů na vlastní správu serveru (KS);
• dlouhodobé plánování vynaložených financí;
• správa prováděná zkušenými odborníky a znalci daného systému a technologií;
• přístup k nejnovějším technologiím.

V srpnovém čísle časopisu Ikaros avizovala společnost SEFIRA spol. s r.o. průzkum mezi knihovnami v oblasti knihovních systémů, který proběhl právě v měsíci srpnu. Časopis Ikaros se stal mediálním partnerem tohoto průzkumu, a to tím, že poskytuje prostor pro zveřejňování informací s tímto průzkumem spojených.

Začátkem srpna 2002 společnost SEFIRA oslovila vybrané české knihovny s prosbou vyplnit jednoduchý dotazník (v elektronické podobě na www společnosti SEFIRA nebo v podobě souboru v programu MS Excel). Z velkého množství odpovědí (na převážně elektronické dotazníky) byly vylosovány tři výherkyně, které získávají od společnosti SEFIRA věcný dar:

• Adéla Jarolímková (Vědecká lékařská knihovna IKEM)
• Martina Nováková (Městská knihovna Moravský Krumlov)
• Dobroslava Strnková (Městská knihovna Nový Bydžov)

Společnost SEFIRA touto cestou děkuje všem, kteří se vyplněním dotazníku tohoto průzkumu aktivně zúčastnili.