Edinburgh’s next generation Libraries and Information Services

Since 1997 there has been a transformation in the way that people communicate. In 1987, in America alone over a million people had mobile phones. In 1997, the figure was 55 million[1]. The International Telecommunication Union estimated[2]that there will be 5.9 billion mobile subscriptions by the end of 2011, which is equivalent to some 87 percent of the world population (79 % in developing countries).

Accessing the internet from mobiles is increasingly the norm, not just in countries such as Egypt, India and Kenya where over 50 percent only access the web from their mobiles, but also in the US where 25% of web users only access from mobile devices[3]. This has had a remarkable effect upon people’s lives and the way people learn, work and play and the next ten years will see even more profound changes.

The rise of digital materials and the impact of the internet have had huge consequences on the publishing industry. Libraries and publishers are inextricably linked and their future isn’t what it used to be. The future used to be quite clearly about books and printed materials but now we must fathom out our future.

The environment in which we operate has changed more in the past decade than in the preceding two centuries, driven by technological developments. Such change is gradually transforming traditional dependency on the physical library into a complex network of options for meeting, reading and learning needs.

I became more and more aware that the library needed to get on board with web 2.0, or risk being left behind in an increasingly digital world. I also saw the free opportunities for promotion that web 2.0 enabled and created a team of people within the library to pull together all electronic resources into one location, whilst also providing a public space for communication and collaboration.

We launched our Virtual Library at the annual EDGE conference in 2010. The portal is unique in that it unites all our digital resources, including catalogues, databases, and other websites, under one single interface (fig. 1).

Fig. 1 – A single interface of Edinburgh’s Virtual Library

The resulting development of Edinburgh’s Virtual Library was part of the overall transformation programme for the service. The overall aim of setting up the social networks for the libraries was simple: to promote local libraries across the city and to harness the power of the community.

We made it easy to join, renew, reserve, download, use and learn with high quality electronic resources, language learning and driving test learning options are particularly popular. We made it easy to sign up for newsletters and to give feedback across all the content

The top bar, with its tabbed links to the library's resources and services, is consistent throughout the site, as is the branding through the 'Your Library' slogan and the Edinburgh City Council logo. Both the library and the council are trusted brands, and enhance the impression of trust and reliability.

A search box appears in two obvious places, top and bottom of the page, throughout the site. Click in the box and it expands to offer you four options: the site, the library catalogue, Your Edinburgh (a directory of community resources), and Capital Collections (image library). This means that not only are digital resources available in one interface, but also you can search their contents and draw together the results. Our next development will be a single discovery option but at the moment someone looking for books on dementia could complement that search by finding out about support groups locally.

The site also has tiles from which the user can jump off to Capital Collections or Your Edinburgh as well as Word-up, the library's newsletter. Tabs at the bottom take you to a blog, videos, and Flickr photographs. The library already has a good collection of electronic information and Library 2Go, our e-books and audio portal, is very popular with customers.

In providing these web 2.0 technologies that allow for greater user feedback and comments, we can coordinate involvement, invigorate communities and engage with their interests.

We ran social media surgeries to encourage usage and take up, involving neighbourhoods and community groups in the YourEdinburgh element of the Virtual Library. This was an important aspect of the process to ensure that library users could feel a sense of ownership and also to stimulate engagement. The beauty of the development of one cohesive online resource is that those groups who set up their online communities can 'own' these records. In effect this becomes their website, or web presence.

A key element is the Tales of One City blog and readers are encouraged to interact by adding their comments and subscribing to an RSS feed. Content covers library events, exhibitions, new developments, web 2.0, and Edinburgh.

The Facebook site is used similarly to promote what's happening and aims to be even more interactive. The strong branding is continued via a presence on Flickr, the photo site, and Twitter, the microblogging site, and visitors can easily link between each of these online places.

Visitors have been invited to look at and comment on the newly opened Portobello Library via its pictures on Flickr, and there are videos linked to YouTube which feature Scottish authors Michel Faber, Ian Rankin and Iain Banks at Edinburgh City Libraries' events.

Web content is syndicated across the different media so there is no duplication of work but the language is adjusted to suit the tool, or medium. For example, the character constraints in Twitter necessitate a briefer style of getting the message across.

The Edinburgh Library App is a new way for citizens and visitors to find out about the information and services available from Edinburgh City Libraries no matter where they are.

The current version of the app provides a number of key features:

• The ability to find your nearest library, locate it on a map or even get directions from your current location
• BusTracker information and First Bus timetable information for Edinburgh area
• Dynamic service information updates e.g. closures due to bad weather
• Library events and activities information

The Edinburgh Library App has been developed to use existing electronic information and repackage it for mobile devices. The Library App uses the same infrastructure and content management systems as the plasma screens we have in community libraries. This infrastructure can also be can also be used to deliver the same content to the Libraries blog, Facebook, and YouTube sites without the need to repackage or reformat for each.  

We are currently developing access to the library catalogue for searching, renewing, and reserving items through the app. The app is also capable of providing customers with the ability to send photos and videos, for example of graffiti on buildings, direct to council staff or their camera phone recording of a library event.

Mobile devices are one of the most widely used means of accessing web-based services and content from tweets to downloading music to online games. Apps from sat nav to British Library images continue to be a fast growing element of technology and phones or devices with App functionality are the must have of today.

With this app libraries are moving into up-to-date content management and delivery systems which will prove more efficient in both providing information and reaching potential customers.

The Virtual Library deals directly with any comments and complaints which are posted via the different social media. The response rate is rapid and further improves the library's good public image and enables us to adapt services according to user needs and preferences. All the social media sites can be used as one forum to obtain input from library users on policies which affect us– such as revising our stock policy. One user tweeted, "Edinburgh library case study could grow to be a classic. Impressive roll out and internal buy in."

Local library users can type their postcode or address into the website which will then connect the user to all the services in their area, whether that be library databases, digital images, community groups or the library catalogue, and will very soon link to the NHS patient information. These services are linked to a smart card to access all library services, and complemented with the library newsletter.

Other organisations and groups have recognised that the library is providing information in one streamlined location – a digital one stop shop which has a range of applications for a number of wider council services. This has led to the library receiving greater recognition within the council. The council has in fact been so impressed with the library's practice and innovation in developing the service that the library has taken on the communications role for the council’s communities department.

In the current climate, with so much pressure upon libraries, using web 2.0 resources has given our service a higher profile and shown the library to be innovative, creative and the recognised expert in information management. The service has its sex appeal back.

Opportunity knocks for libraries

An increasing proportion of published material is being created electronically rather than in print and already in the UK a very high proportion of academic journal articles are now available online: 96 per cent of journal titles in science, technology and medicine, and 86 per cent of titles in the arts, humanities and social sciences[4]. There remain widely differing expectations of the role of the library but we increasingly function in a world of e-resources, developing virtual tools and collaborative communities. I believe that opportunities abound and I think the economic value of producing locally generated, user-generated content will be crucial.

We need to balance services for income-rich time-poor against income-poor time-rich and, not least, have a vision for what the shift to mobile technology means as we replace the rows of PCs in our libraries.

Digital content and platforms are revolutionising the way customers work, allowing us to store, personalise, manipulate, repurpose and share information with their peers through social, professional and enterprise networks.

What an opportunity for us in the new world where the roles of customer, publisher, library, aggregator and author are converging in information creation and dissemination. Finding ways to improve the way we connect these new technologies to the communities they serve will be the next big challenge for libraries in the 21st century. Our key role will be to continue to promote greater social equity and to reduce the chance of a digital divide but it will be even more important to develop exciting content that will hook or attract those who do not see the need to use the internet.

Nová generace knihoven a informačních služeb v Edinburku

Pracovní překlad: Pavel Farkas

Zhruba od roku 1997 vidíme změnu ve způsobu komunikace mezi lidmi. V tomto roce, jen v samotných Spojených státech, dosáhl počet vlastníků mobilních telefonů jednoho milionu. V roce 1997 to bylo 55 milionů[1]. Podle odhadů Mezinárodní telekomunikační unie[2] má být koncem roku 2011 na světě 5,9 miliard mobilních čísel, což představuje penetraci přibližně 87 procent světové populace (79 % v rozvojových zemích).

Mobilní telefon se stává běžným prostředkem přístupu k internetu nejen v zemích jako Egypt, Indie či Keňa, kde výhradně tohoto způsobu využívá přes 50 % obyvatelstva, ale i ve Spojených státech, kde takto k internetu přistupuje čtvrtina občanů[3]. Tento fakt významně ovlivňuje způsob, jakým se lidé učí, pracují a baví se, a během následujících deseti let uvidíme, právě v důsledku rozšíření mobilních technologií, ještě výraznější změny.

Vzestup užívání digitálních zdrojů a internetu měly zásadní vliv na vydavatele. Knihovny jsou s vydavateli nerozlučně propojeni a jejich budoucnost je nyní vnímána jinak než dříve. Bývaly to instituce spojovány výhradně s knihami a tištěnými dokumenty, ale doba se změnila, a s ní se musí změnit i knihovny.

Prostředí, ve kterém fungujeme, se v poslední dekádě proměnilo více, než během předcházejících dvou století. Je to důsledek technologického rozvoje. Taková změna postupně mění tradiční závislost na fyzické knihovně v komplexní pletivo možností pro setkávání, čtení a učení.

Ve světle právě řečeného jsem si uvědomila, že knihovna se musí vydat cestou webu 2.0, nebo bude v tomto stále digitálnějším světě riskovat zaostalost. Ve webu 2.0 jsem viděla nové možnosti, a proto jsem v rámci naší knihovny vytvořila tým, jehož cílem bylo sjednotit všechny elektronické zdroje na jednom místě, přičemž by veřejnosti byl zároveň poskytnut prostor pro komunikaci a spolupráci.

Naši Virtuální knihovnu jsme spustili v minulém roce na konferenci EDGE. Jedinečnost portálu spočívá v propojení všech našich digitálních zdrojů, včetně katalogů, databází a dalších webových stránek. Vše je dostupné skrze jediné rozhraní (obr. 1).

Obr. 1 – Jednotné rozhraní Edinburské Virtuální knihovny

Následný vývoj Edinburské Virtuální knihovny spočíval v transformaci programu pro tuto službu. Hlavní cíl použití sociálních sítí v knihovnách byl jasný: propagovat místní knihovny v rámci města a využít sílu komunity.

Uživatel se nyní může jednoduše zapojit, obnovit, zarezervovat si, stáhnout, začít používat a učit se za pomoci vysoce kvalitních zdrojů. Jazykové kurzy a test ke zkoušce k získání řidičského průkazu patří k nejoblíbenějším zdrojům. Uživatel se může lehce přihlásit k odběru zpravodaje a poskytovat zpětnou vazbu ke všem obsahům.

Horní lišta, propojená se zdroji a službami knihovny, zůstává na všech stránkách webu, stejně jako logo Edinburské městské rady a slogan knihovny. Oba prvky jsou zavedenou a uznávanou značkou a jen posilují dojem důvěry a spolehlivosti.

Vyhledávací pole je umístěno na dvou obvyklých místech, v horní a spodní části stránky, opět skrze celý web. Pokud na pole kliknete, systém nabídne čtyři možnosti: webová stránka, knihovní katalog, Váš Edinburk (seznam komunitních zdrojů), a Capital Collections (obrázková databáze). To znamená, že digitální zdroje jsou dostupné v jednom rozhraní, ale že zároveň je můžete prohledávat a vidět výsledky z více zdrojů. Další naší snahou bude tzv. single discovery option, ale právě teď systém funguje tak, že hledá-li někdo například knihy o demenci, objeví zároveň i kontakty na místní organizace, u kterých může najít podporu.

Uživateli jsou k dispozici přímé odkazy do různých částí webu a záložky ve spodní části ho přivedou na blog, k videím a také fotografiím na Flickru. Knihovna už spravuje výrazné množství elektronických informací a portál Library 2Go, hojně využívanou službu, která nabízí e-knihy a zvukové soubory.

Využíváme velkou přednost technologií webu 2.0, které nabízejí možnost obsáhlé zpětné vazby od uživatelů a jejich komentáře. Díky nim můžeme koordinovat naše síly, posílit komunity a spolupracovat s jejich zájmy.

Za účelem podpory a aktivní účasti přilehlých geografických oblastí a dotčených skupin v programu YourEdinburgh jsme využili sociální média. Byli jsme přesvědčeni, že sociální sítě navodí pocit vlastnictví a možnosti ovládat, kteréžto podpoří aktivní zapojení uživatele. Na jedinečném on-line zdroji je totiž krásný fakt, že skupiny, které se zapojí do tvorby on-line společenství mohou dotčené údaje „vlastnit“. V důsledku se tak jedná o jejich webovou stránku.

Hlavním prvkem je blog Povídky jednoho města, kde čtenáři mají možnost komentovat obsah a také přihlásit se k odběru pomocí RSS čtečky. Dozvídají se o událostech a akcích v knihovně, výstavách, vývoji, webu 2.0 a o městě Edinburk.

I facebooková stránka má za účel informovat o událostech, jen trochu interaktivněji. Posilování značky probíhá prostřednictvím našeho fotokanálu na Flickru a mikroblogovací sociální síti Twitter. Návštěvníci mohou mezi těmito platformami lehce procházet.

Uživatelé knihovny mají také možnost vyjádřit se k nově otevřené knihovně Portobello – mohou buď vidět statické fotografie na Flickru nebo zhlédnout videa na kanálu YouTube, kde jsou příspěvky skotských autorů Michaela Fabera, Iana Rankina či Iaina Bankse, přednesené na různých akcích knihovny.

Při publikování nedochází k dublování obsahu, ale obsah každého z kanálů je přizpůsoben možnostem média. Například omezení délky zprávy na Twitteru se projeví stručnějším slohem.

Aplikace Edinburská Knihovna je dalším novým způsobem, jak se získat potřebné informace a dozvědět se o službách sítě městských knihoven, bez ohledu na jejich fyzické umístění.

Současná verze aplikace nabízí množství funkcí:

• Možnost najít nejbližší knihovnu na mapě, či dokonce získat instrukce k cestě z vašeho současného stanoviště
• Informace o sledování aktuální polohy autobusů a jejich jízdní řády pro oblast Edinburku
• Dynamické obnovování servisních informací např. o uzávěrách silnic z důvodu nepříznivého počasí
• Informace o akcích a aktivitách v knihovně

Mobilní verze Aplikace Edinburská knihovna vzešla ze stávajících elektronických zdrojů. Používá stejnou infrastrukturu a systém pro správu obsahu (CMS), jako systém, který návštěvníci vidí na plazmových obrazovkách při návštěvě knihovny. Stejná infrastruktura se může použít napříč platformami: ke zveřejnění obsahu knihovnického blogu, zpráv z Facebooku a videí z YouTube – a to bez nutnosti přeformátování pro ten který zdroj.

V současné době vyvíjíme přístup do knihovního katalogu pro hledání, obnovování a rezervování titulů využitím této aplikace. Ta také umožňuje přímé zasílání dokumentačních fotografií a videí, například grafitti na omítkách domů, radě města. Stejně tak je možné vložit soubor s nahrávkou nějaké události v knihovně, kterou chce uživatel sdílet s komunitou. 

Mobilní zařízení jsou jedním z nejčastěji používaných prostředků pro přístup k obsahu webu, od tweetování, přes stahování hudby, až po hraní her on-line. Aplikace se záběrem od satelitní navigace až po fotografie z Britské knihovny představují rychle se rozvíjející technologický moment, a proto jsou telefony nebo přístroje s možností instalace aplikací pro moderního člověka nutností.

S touto aplikací se knihovny posouvají směrem k systémům s rychlou aktualizací informací, což se v budoucnu ukáže jako efektivní způsob nejen ve zprostředkovávání informací, ale rovněž v oslovení potenciálních zákazníků.

Virtuální knihovna je prostředkem přímé komunikace zákazníků využívajících sociální média. Reakční doba na komentáře či stížnosti je velmi krátká a jen utvrzuje dobrý obraz knihovny na veřejnosti. Umožňuje nám přizpůsobit naše služby potřebám a přáním veřejnosti. Všechny sociální sítě vnímáme jako fórum pro uživatele knihovny; reakce na nejrůznější změny, ke kterým se knihovna odhodlá (např. změna ve výpujčních podmínkách), pro nás představuje zajímavou zpětnou vazbu od klientů. Tweet jednoho z uživatelů hlásá: „Případová studie Edinburské knihovny by se mohla stát klasikou. Působivý rozjezd a odhodlání.“

Uživatelé mají možnost vložit do systému směrovací číslo nebo přímo adresu svého bydliště, a tak jednoduše zjistit, jaké služby jsou mu dostupné v jeho lokalitě. Ať už se jedná o přístup do databází, knihovny obrazových souborů, komunitní sítě nebo knihovnický katalog. V brzké budoucnosti přibude též propojení s databází informací Národní zdravotní služby (NHS).

Všechny zmíněné služby jsou propojeny s čipovou kartou, která zajišťuje jednotný přístup k informacím a knihovnímu zpravodaji. Fakt, že knihovna provozuje jedinečný systém, jenž jednoduše a inovativně propojuje informace z nejrůznějších zdrojů a aplikace z množství městských odborů nezůstal bez povšimnutí mnoha organizací a zájmových skupin. Pro knihovnu to v rámci městské rady přineslo velké uznání a bylo jí dokonce nabídnuto, aby se na úrovni městského odboru pro komunity ujala role komunikátora.

V době, kdy jsou právě knihovny pod velkým tlakem, nám širší užívání webu 2.0 přineslo větší záběr služeb a potvrdilo pozici knihovny jako místo, kde se setkávají inovace, kreativita a expertní informační management. Knihovna je zase v kurzu!

Příležitosti pro knihovny

Množství elektronicky publikovaných zdrojů se zvyšuje na úkor tištěných; britská akademická sféra rovněž zaznamenává ohromující procento odborných článků on-line. Jedná se o 96 % časopisů v oblasti vědy, techniky a zdravotnictví a 86 % titulů uměleckých, humanitních a sociálněvědních[4]. Názory na roli knihoven a očekávání, která by měly tyto organizace plnit, se sice liší, ale je zřejmé, že žijeme ve světě, kde jsou bernou mincí elektronické zdroje, virtuální nástroje a spolupracující komunity. Věřím, že příležitosti existují a myslím, že ekonomická hodnota místně a uživatelsky tvořeného obsahu se stává zásadní.

Co nyní potřebujeme, je vyrovnání úrovně služeb pro rozdílné vrstvy obyvatelstva (z hlediska příjmu a dostupného volného času) a v neposlední řadě ustanovit vizi, ve které hlavní roli hrají mobilní technologie, jež pomalu nahrazují hromady počítačových skříní na stolech knihoven. 

Digitální obsah a platformy přinášejí revoluci ve způsobu, kterým klienti knihoven pracují. Umožňují jim ukládat, personalizovat, manipulovat, přetvářet a sdílet informace se svými blízkými prostřednictvím sociálních, profesních a podnikatelských sítí.

Jen si představme, jaká příležitost se pro nás v tomto novém světě naskytuje. Je to svět, ve kterém se role uživatele, vydavatele, knihovny, agregátora a autora obsahů spojuje v jediné: v tvorbu a šíření informace. Pro knihovnu 21. století je nalézání cest, jak uchopit, zlepšit a propojit nové technologie zásadní výzvou. Naší klíčovou rolí zůstává propagace široké sociální rovnosti a snižování digitální propasti, ale ještě důležitějším a vzrušujícím posláním bude vytváření přitažlivého obsahu především pro ty, kteří nevidí přínos nebo prozatím nenašli smysl užívání internetu.