Prohlídku Národního archivu (dále také NA) jsme zahájili v badatelně, která je velmi rozlehlá, čítá kolem sta studijních míst a jedinec neznalý situace by nepředpokládal, že jde pouze o badatelnu, ale zahrnul by sem také studijní místa knihovny, která se však ve skutečnosti nachází ve zcela jiných prostorách. V badatelně jsme si prohlédli naskenované seznamy obyvatelstva z let 1842–1914. Dále nám pracovník NA přiblížil informační zdroje týkající se evidence archiválií, kterou jsou povinny vést archivy s certifikátem. Národní archiv je jedním z archivů, který zpřístupňuje archivní pomůcky, jež jsou dostupné také na webových stránkách NA.

Výpůjčky v badatelně jsou poskytovány pouze prezenčně, ale i přesto je každý badatel povinně registrován a povinná data jsou i nadále uchovávána. Toto opatření je novinkou, která byla přijata v rámci archivního zákona v polovině roku 2009. Jde o jednu z forem ochrany fondu, protože i v NA se setkávají s poškozováním fondu nejenom formou krádeží, ale i vyřezáváním stran, vpisováním do dokumentů atd. Zde se naskytla otázka, jakým způsobem se před vandalismem NA chrání. Badatelna je zabezpečena vstupními bránami, vizuální kontrolou (kamery), dokumenty jsou číslovány, ale nezkoumá se jejich hmotnost před a po výpůjčce. Pokud se hříšníka podaří dopadnout, je mu přístup do Národního archivu odepřen na doživotí.

V Národním archivu jsou uchovávány dokumenty od 10. století do současnosti. Na ty nejnovější je uvaleno třicetileté embargo, které se bohužel nedodržuje a pracuje se i s mladšími archiváliemi, které nejsou ještě zpracované.

Při prohlídce padly také dotazy na téma archivace e-mailové korespondence a datových schránek, což NA samozřejmě uskutečňuje a pravidla se snaží dodržovat. Ukazuje se však, že evidence ztěžuje práci a prochází se podobně strastiplnou cestou jako od pergamenu k papíru. Průvodce badatelnou se dokonce netajil domněnkou, že spisová služba byla nejlepší za Rakouska-Uherska, kdy se číslo jednací shodovalo se signaturou.

Poté jsme se posunuli nejenom v čase, ale i v prostoru na pracoviště, které působilo proti badatelně velmi sterilním dojmem - šlo o digitalizační oddělení, kde nás přivítala Bc.A Eva Tamchynová, která zkušeně odolávala otázkám kolegů z digitalizačního pracoviště Národní knihovny. Již zkratka vysokoškolského titulu napovídá, že na digitalizaci se v Národním archivu podílejí pracovníci s uměleckým vzděláním. V oddělení digitalizace byly představeny materiály, které se běžně skenují: patří mezi ně průhledné i neprůhledné předlohy, skleněné negativy, filmy, na stroji psané dokumenty; fotografují se také trojrozměrné předměty. Hlavním kritériem při zpracovávání archiválií je čitelnost a převody nosičů, u kterých hrozí jejich poškození či ztráta dat. Vše se skenuje barevně, protože stupeň zažloutnutí papíru může mít za 100 let vysokou vypovídací hodnotu. Digitalizačnímu oddělení jsme věnovali poměrně velkou část prohlídky a dozvěděli se, že formáty A4 a větší jsou skenovány v rozlišení 300 dpi, A5 a menší na 600 dpi, kinofilmy 1 200 dpi – jde o nejvyšší rozlišení, u vyššího by se zdůrazňovala zrna a škrábance; svitkové filmy jsou skenovány v rozlišení 600 dpi, běžné skleněné negativy o rozměrech cca 9x13 cm a méně 600 dpi, negativy o rozměrech cca 13x18 a více 300 dpi, a to vše při bitové hloubce 24 bitů (pouze výjimečně se používá vyšší bitová hloubka). Papír je skenován vždy do formátu JPEG s použitím nižší komprese (hodnota ve skenovacím programu: 16). Vybrané skleněné negativy jsou fotografovány digitální stěnou. Průhledové snímky mají 48 bitů a převádějí se do formátu TIFF. Fotografie vlastní skleněné desky a citlivé vrstvy se ukládají do formátu JPEG. TIFF se ukládá a dále se s ním nemanipuluje (jedná se o tzv. master). Pro badatele se kopie průhledových snímků převádí do černobílé škály, zmenšují se, popř. tonálně upravují a ukládají ve formátu JPEG. O změně grafického formátu se zatím neuvažuje, nicméně do budoucna ji nelze vyloučit.

Data přímo vzniklá v digitální podobě (born digital) se momentálně ukládají převážně v nativních formátech používaných aplikací. Data, u kterých se předpokládá dlouhodobé uchovávání v digitální podobě, jsou ukládána ve formátech definovaných vyhláškou č. 191/2009 Sb.

Při skenování a ukládání dokumentů vznikají mnohá metadata, jež jsou v analogové formě zachycována tzv. archivními pomůckami. Metadata jsou zadávána archiváři v rámci tzv. archivního zpracování, které probíhá v systému Janus.

Po dobu zpracování se skeny ukládají na diskovém poli RAID 5 zálohovaném na externí HDD (v jiné místnosti). Po kontrole jsou přesunuty k střednědobému uložení podle prozatímního uchovávacího schématu NA. Data jsou souběžně uložena na diskové pole RAID 6 a na datovou pásku LTO3. Průběžně je ověřováno, zda jsou kopie na poli a pásce nezměněny. Nejedná se v žádném případě o komplexní systém podle OAIS, i když jsou v jeho rámci ověřovány postupy plánované pro Národní digitální archiv.

Prioritou pro pořadí zpracování archiválií je důležitost, nikoliv nedostatek místa, což opět vyvolalo diskuzi a otázky na téma, jestli NA digitální dokumenty tiskne.

Jelikož jsme se v digitalizaci zdrželi opravdu dlouho a na jednom místě, přišla na řadu prohlídka skladových prostor, kde někteří účastníci exkurze viděli po dlouhé době kilometry kompaktních regálů a bylo jim povoleno s nimi manipulovat a také se podívat na uschované dokumenty. Zde nám náš průvodce popsal neodbytnost některých masmédií, která by ráda použila NA jako zdroj pro psaní bulvárních článků. Na závěr jsme byli poučeni o ochranném zařízení depozitáře při vzniku požáru.

Prohlídka depozitáře byla završena vyjížďkou vysokokapacitním výtahem do šestého patra s krásným výhledem na Prahu a s vůní čpavku, který je v NA používán k ochraně archiválií.

Poslední zastávkou byla knihovna, která vznikla v roce 1953 sloučením knihoven Archivu země říšské, Archivu bývalého ministerstva vnitra a Archivu lesnického. Součástí knihovny je výpůjční protokol a katalogy jednotlivých archivních knihoven, které jsou řazeny předmětově i abecedně a lze v nich nalézt i katalogizační lístky psané rukou. Vedle výpůjčního protokolu je samostatná studovna s volným výběrem. Prostor je vybaven moderně s maximálním využitím světla proudícího mezi šikmo stavěné regály. I zde jsme se opět vrátili k digitalizaci a dozvěděli se více o projektech z roku 2005, kdy NA spolupracoval s AV ČR. V roce 2006 byla podána žádost o dotaci v rámci VISK 6 na digitalizaci starých tisků a žádalo se o 651 000 Kč, z toho byla spoluúčast 200 000 Kč. O fondu, jeho rozsahu a zaměření lze nalézt podrobné informace na stránkách knihovny NA.