Ústav informačních studií a knihovnictví Filozofické fakulty Univerzity Karlovy v Praze a jím pořádaný seminář Úvod do scientometrie a hodnocení vědy opět hostil významného odborníka z praxe, tentokrát PhDr. Hanu Skálovou z Ústavu vědeckých informací 1. lékařské fakulty (dále 1. LF) Univerzity Karlovy v Praze (dále UK). H. Skálová připravila přednášku na téma Evidence publikačních aktivit v praxi, ve které se věnovala sběru dat a jejich formátu, národním a institucionálním registrům těchto dat, následující institucionální evaluaci a evaluaci v RIV. Přednáška byla skvěle doplněna o praktické poznatky z oblasti informační výchovy autorů a zadavatelů a spolupráce s vedením instituce.

Evidence publikačních aktivit je poměrně náročnou oblastí, kterou musí vést každá instituce provádějící výzkum a vývoj, resp. příjemci finanční podpory pro vědu, výzkum a vývoj. Historicky se pro tento proces používá často označení bibliografie, i když to podstatu jevu nevystihuje (ne každou publikaci je možné pro dané účely evidovat). Každá instituce má svůj centrální repozitář, kam shromážděná data ukládá. Data mají daný formát i strukturu, které vycházejí z požadavků Rady vlády pro výzkum a vývoj. Repozitář nejčastěji spravuje institucionální knihovna či informační centrum, i když i v rámci ČR lze nalézt výjimky.

Jak bylo řečeno, struktura dat je v kompetenci RVV. Požadavky jsou vyhlašovány každoročně, v letošním roce byla přidána položka identifikačního čísla, pro následující rok se plánuje obohacení o překlad názvu a anotace do českého jazyka. Struktura dat je závazná pro všechny dodavatele dat; meziroční změny pak často působí organizační problémy, neboť nejen, že je třeba upravovat interní databáze, ale zejména je nutné tato data od uživatelů nově získat. Pokud je instituce dostatečně velká (např. 1. LF dodává 1000 až 1200 záznamů ročně), přináší tyto změny značné nároky na zpracovatele.

Samotný národní registr, Registr informací o výsledcích (RIV), snad není potřeba představovat, má za sebou poměrně dlouhou existenci a vývoj. ČR je navíc jedním z mála států, který takový registr s dlouhou retrospektivou (1994) má. V rámci Univerzity Karlovy funguje registr na adrese http://bojar.ruk.cuni.cz/bib07.html. 1. LF má dále svou interní databázi, která zpracovává nejen to nejnutnější, nýbrž i výstupy pro jednotlivce, ústavy, kliniky, výzkumné týmy. Na základě dat v této databázi je na 1. LF prováděna interní evaluace.

Sběr dat na UK probíhá prostřednictvím elektronických formulářů. Dosud sběr fungoval závisle na jednotlivých fakultách, od příštího roku bude UK proces postupně centralizovat. Po sběru dat je nezbytná jejich kontrola. Kontrola pobíhá na úrovni věcné, syntaktické i obsahové; celý proces sběru dat a jejich oprav trvají až půl roku. Po odstranění chyb se data zkonvertují do databáze ProCite a v ní proběhne další kontrola (typ dokumentu, impact factor atd.). Posléze jsou připraveny korekturní výstupy pro zpracovatele a jsou provedeny korektury v databázi ProCite. Odtud jsou data exportována do formátu XML. Na vstupu do RIV jsou data kontrolována robotem. Zpětně jsou pak z RIV předána data do databáze UK.

Přímo na 1. LF UK sběr probíhá prostřednictvím elektronické aplikace KOBIS (Kománkův bibliografický software). Autoři zapisují přímo do databáze, mají k dispozici výběr z přednastavených dat (méně chyb na vstupu). Při zavádění tohoto software vyvstalo několik problémů. Choulostivá je ochrana osobních údajů, kdy každý autor musí podepsat souhlas s použitím svých údajů. Systém navíc nelze propojit s univerzitním informačním systémem, neboť podle zákona nelze databázi vytvořenou k účelu jednomu využít pro účel jiný. Pro kontrolu shromážděných dat jsou k dispozici tři úrovně přístupu – návštěvník, sekretářka, administrátor. Po finální kontrole na vstupu do RIV a vrácení záznamů do databáze UK se data začínají zpracovávat pro interní evaluaci, která je v celém procesu částí nejobtížnější.

Samotná evaluace je poměrně unikátní, jen málo institucí dnes vnitřně hodnotí a odměňuje své vědce podle vědecké výkonnosti. Evaluaci připravuje vedení fakulty ve spolupráci s Ústavem vědeckých informací, kolegium děkana ji schvaluje a předkládá ji ke schválení Vědecké radě 1. LF. Schválená kritéria jsou závazná pro provedení evaluace v daném roce. Evaluace probíhá v září (v r. 2007 za rok 2006). Nejprve jsou data zkontrolována, zda jsou v odpovídající kvalitě a zda jsou kompletní. K výstupům jsou přiřazeny citační ohlasy za příslušný rok z databáze Web of Science a autorům je dohledán a přiřazen jejich h-index. Data jsou předána ke zpracování nezávislému zpracovateli. Zde probíhá kvalitativní upřesnění dat, kontrola duplicit aj. Takto zpracovaná data jsou odeslána na původní pracoviště ke korekturám. Výsledky evaluace mají vliv na finanční hodnocení autorů, přehledová data jsou distribuována pracovištím a autorům, data jsou v neposlední řadě též využita pro výroční zprávu.

Pro fungování celého systému sběru dat, včetně úpravy dat k evaluaci je nutné mnohem více spolupracovat v celé instituci. Je třeba získat důvěru autorů, mnohem důsledněji a kvalitněji data zpracovávat. Je kladen důraz na informační podporu, mj. publikováním všech materiálů na internetu či pravidelným pořádáním přednášek. ÚVI 1. LF UK pořádá každoročně přednášku s názvem Bibliografický rok, která informuje právě o celém procesu a o novinkách. Na stránkách http://uvi.lf1.cuni.cz/ je k dispozici široká informační podpora, volně jsou přístupné metodiky a další materiály, tabulka evaluace.Velmi důležitá je spolupráce s vedením, které musí zajistit patřičnou podporu, jak předpisovou, tak personální aj. 1. LF vydala opatření děkana o adrese publikujícího autora (opatření č. 28/2008). Opatření je již v platnosti a je pro 1. LF a Veřejnou fakultní nemocnici závazné. Stanovuje závaznou podobu adresy pro zaměstnance i studenty.

Je zřejmé, že zpracování dat pro tyto účely se bude nadále rozvíjet, neboť v budoucnosti bude financování institucí záviset právě na vědeckém výkonu vykazovaném tímto způsobem. Zpracovatelé dat jsou tak vystaveni čím dál většímu tlaku, zejména i proto, že mezi autory není jasné povědomí o důležitosti vykazování těchto informací. Vysokoškolské knihovny tak zase na druhou stranu mají velkou příležitost stát se opět partnery vědců a podporou výzkumu a vyjít tak ze stereotypu, které jim v posledních desetiletích vysloužilo označení „skriptárny“.