Úvod

Metadatové formáty Dublin Core, TEI a EAD patří mezi nejpoužívanější popisné metadatové formáty. Tento článek představí vybrané aplikace formátu Dublin Core – formát AGLS a australskou síť pro vzdělávání EdNA. Aplikacemi formátů TEI a EAD se budou zabývat navazující články.

Aplikace formátu Dublin Core

Metadata Dublin Core, známá jako DC, jsou pravděpodobně nejznámějším metadatovým schématem. Formát vznikl v roce 1995 v Dublinu v Ohiu. Původně obsahoval třináct prvků, dnes čítá prvků patnáct.

Každý prvek je možné specifikovat pomocí kvalifikátoru. Používají se kvalifikátory dvojího typu - kvalifikátor zpřesňující význam celého prvku a schéma zápisu (obvykle všeobecně známé schéma) (DCMI, 2000). Tabulka 1 shrnuje základní prvky Dublin Core a uvádí kvalifikátory, které se s těmito prvky používají (DCMI, 2006; Masarykova univerzita, 2005).

Tab. 1: Základní prvky s kvalifikátory a schématy zápisu

Kromě základního souboru patnácti prvků Dublin Core je možné použít několik dalších prvků. Jsou uvedeny v tabulce 2 (DCMI, 2006a; Masarykova univerzita, 2005). Obvykle prvek navrhla pracovní skupina DC nebo určitá komunita, která potřebovala evidovat některé údaje nad rámec základních prvků DC.

Tab. 2: Další povolené prvky formátu Dublin Core

Popis lze aplikovat na jakýkoliv zdroj bez ohledu na nosné médium. Iniciativa Dublin Core ponechává na rozhodnutí každé instituce, co bude považovat za popisnou jednotku. Obecně ale doporučuje použít jeden záznam pro jednu manifestaci díla (Hillmann, 2004).

V roce 1998 byla metadata DC uznána internetovou normou IETF RFC 2413. V září 2001 ratifikoval Americký národní úřad pro normalizaci (American National Standards Institute, ANSI) verzi 1.1 jako národní americký standard ANSI Z39.85. V roce 2003 byl soubor Dublin Core schválen Mezinárodní organizací pro standardizaci ISO (International Standard Organization) jako mezinárodní norma ISO 15836:2003.

V současnosti jsou prvky formátu Dublin Core přeloženy zhruba do pětadvaceti jazyků. Mezi jazykovými mutacemi nechybí ani česká. Patrná je snaha o harmonizaci popisu nejen mezi jednotlivými institucemi a zeměmi, ale také například v určitých tematických oblastech (DCMI, 1995b).

Metadatový formát Dublin Core se stejně jako jiné formáty stal vzorem pro řadu dalších formátů a nástrojem pro popis zdrojů v různých projektech a systémech. Některé ponechaly formát v původní nezměněné formě, jiné ho použily pro vytvoření vlastního formátu nebo ho uzpůsobily pro své účely, přidaly některé prvky, případně alespoň využívají vlastní kódovací schémata. Řada systémů nabízí export záznamu v různých formátech, z nichž obvykle jedním bývá formát DC. Používá se také v řadě projektů jako standardizovaný formát pro výměnu a sdílení záznamů.

Za Českou republiku spolupracuje s Iniciativou Dublin Core Knihovnicko-informační centrum Masarykovy univerzity v Brně. Jeho pracovníci přeložili v roce 2000 prvky formátu DC do češtiny a překlad také aktualizovali (Masarykova univerzita, 2004). Formát Dublin Core používá digitální archiv českých webových zdrojů WebArchiv a byl uplatněn i v databázi ANL FULL.

Formát AGLS

Na základě studií, které byly zaměřeny na výsledky vyhledávání vyhledávacích robotů na internetu ve srovnání s použitím metadat, rozhodla Australská vláda o vytvoření metadatového formátu pro popis vládních zdrojů. Metadatový formát dostal název Ukazatelová služba australské vlády, zkráceně AGLS (Australian Government Locator Service). Formát AGLS vznikl na základě metadatového formátu Dublin Core na přelomu let 1997 a 1998. V prosinci 2002 byl publikován jako australská norma AS 5044.

Původně měl AGLS vycházet z metadatového formátu GILS, který je využíván pro popis zdrojů americké vlády, a měl nést název AUSGILS. Ukázalo se však, že formát GILS má příliš složitou strukturu, což nejen působí problémy, ale také vyžaduje značné časové a finanční náklady na tvorbu záznamů. Proto byl na základě konzultací s odborníky později AGLS vyvíjen na bázi formátu Dublin Core. Je to formát velice jednoduchý a umožňuje tvorbu záznamu přímo v době vzniku zdroje, ať jde o popis tvořený autorem zdroje nebo automaticky tvořený popis (Cunningham, 1998).

Podobně jako Dublin Core je i AGLS schopen dalšího rozvoje a umožňuje v případě potřeby konkrétní organizace začlenit do popisu další prvky, které však musí mít stejnou sémantiku jako prvky AGLS. Podobně je možné zacházet i s kvalifikátory. Stejně jako u formátu Dublin Core musí mít prvky jasný význam, i pokud nejsou užity kvalifikátory.

Ačkoliv by se mohlo zdát, že jsou oba formáty velmi podobné, je mezi nimi možné najít řadu rozdílů. AGLS byl oproti formátu Dublin Core rozšířen o několik prvků. Další rozdíl můžeme spatřovat v povinných prvcích a dále ve způsobu použití kvalifikátorů. Pomocí kvalifikátorů ve formátu AGLS může např. tvůrce vyjádřit, že v prvku použil výraz z tezauru nebo jiného řízeného slovníku, nebo upřesnit formát, který použil pro zápis data. Formát Dublin Core může popisovat libovolný objekt, ale primárně je určen k popisu elektronických informačních zdrojů. Formát AGLS se používá nejen k popisu online zdrojů, ale ve velké míře také k popisu zdrojů offline a užívá se i pro muzejní objekty, obrazy nebo tištěné zdroje. Je uzpůsoben tak, aby kromě popisu objektů dokázal popsal také služby a organizace.

Australská vláda doporučuje všem podřízeným organizacím popisovat elektronické zdroje na vládní úrovni federální, státní i lokální. Cílem je zlepšení dostupnosti a interoperability vládních zdrojů a služeb právě pomocí standardizovaného popisu založeného na metadatech. Uživatel by měl pomocí vyhledávacích strojů internetu snadněji najít informace, které hledá. Vývoj formátu AGLS odráží pojetí internetu australskou vládou především jako prostoru pro komunikaci s občany (Cunningham, 1998).

Všechny vládní úřady a další organizace nepoužívají AGLS stejným způsobem. Musí si vyvinout postupy a pravidla dle svých specifických potřeb. Mezi rozhodnutí každé organizace patří volba metadatových prvků, výběr zdrojů k popisu, uložení metadat, užití syntaxe (RDF, XML,...), výběr používaného tezauru apod. (Cunningham, 1998). Pokud některá organizace provádí úpravy formátu AGLS tak, aby lépe splňoval její potřeby, musí zachovávat několik základních pravidel. Především všechny stávající prvky AGLS musí mít stejný význam, povinné prvky musí také zůstat zachovány a význam všech přidávaných kvalifikátorů musí být v souladu s již existujícími prvky a kvalifikátory.

Jako orgán, který spravuje formát AGLS, byla vybrána instituce Národní australské archivy (National Archives of Australia, NAA). Mezi hlavní úkoly Národních australských archivů patří vedení pracovních skupin AGLS a koordinace vývoje formátu, správa uživatelských manuálů, pomoc při zavádění standardu do vládních agentur a úřadů, udržování www stránek. Sledují také vývoj formátů, které navazují na formát AGLS. Národní archivy kontrolují, zda ostatní organizace používají formát AGLS správně. Je-li tomu tak, vystavují tyto organizace na svých webových stránkách logo AGLS. Kromě Národních australských archivů se podílejí na vývoji AGLS i další organizace. Mezi nejvýznamnější patří Národní kancelář pro informační ekonomii (National Office for the Information Economy, NOIE) a Úřední rada online (Online Council Officials) (National Archives of Australia, 2000).

Ostatní australské metadatové formáty jsou založené buď na formátu Dublin Core nebo na formátu AGLS. Jednou z výjimek je metadatový formát ANZLIC (Územní informační rada Austrálie a Nového Zélandu, Australia and New Zealand Land Information Council) pro popis geografických datových souborů. Pracovníci AGLS připravili konverzní tabulku pro převod záznamů ANZLIC do formátu AGLS.

Mezi nejvýznamnější formáty, které vycházejí z formátu AGLS, patří Business Entry Point (BEP) nebo HealthInsite. Oba jsou australské. První slouží pro popis obchodních a politických zdrojů a druhý, jak napovídá jeho název, pro popis zdrojů z oblasti medicíny a zdraví (National Archives of Australia, 2000).

Popisné jednotky

Záleží na rozhodnutí každé instituce, jaký stupeň popisu pro své zdroje zvolí. Doporučení AGLS umožňují tvorbu záznamu na úrovni jednotky, sbírky i celého souboru zdrojů. Každá instituce by měla zvážit stupeň popisu především podle očekávaných uživatelů a jejich předpokládaných potřeb. Podobným způsobem vybírá každá organizace také zdroje, které bude pomocí metadat popisovat. Není nutné popisovat každý jednotlivý zdroj, ale spíše vybrané zdroje (National Archives of Australia, 2000). Nepopisují se pouze zdroje elektronické, ale AGLS slouží také k popisu fyzických dokumentů (Wilson, 2002c).

Jako doplněk k používání formátu AGLS pro popis objektů doporučuje Národní australský archiv používání také tzv. A-Core metadat, které představují administrativní metadata a jejich významem je nést informace o vytvoření metadatového záznamu k objektu. Jde např. o údaje, kdy byl metadatový záznam vytvořen a kdo byl jeho tvůrce (National Archives of Australia, 2002b).

Metadatové záznamy

AGLS je soubor devatenácti popisných prvků. Převzal prvky metadatového formátu Dublin Core a přidal další dle vlastních potřeb. Prvky přidané do formátu AGLS jsou dostupnost, funkce, mandát a uživatelské určení (National Archives of Australia, 2000).

Prvek dostupnost byl přidán především kvůli funkci lokační. Jeho primární funkcí není pouze nalezení zdroje, ale zároveň i zajištění informací nutných k dodání vybraného zdroje. Obsahuje informace, jak zdroj přímo získat, nebo alespoň kontakty, na kterých lze požádat o jeho zaslání.

Prvek funkce je považován za důležitý především z hlediska zveřejnění vládních zdrojů. V rámci tohoto prvku jsou specifikovány funkce a úkoly, ke kterým může být zveřejněný zdroj přiřazen. Jde o jedno z hledisek využívaných při vyhledávání. Pomocí tohoto prvku se také zdroje zařazují do celé sítě vládních zdrojů (Cunningham, 1998).

Prvek uživatelské určení vymezuje okruh původně zamýšlených uživatelů zdroje.

Prvek mandát nese informace o rozhodnutí, na jehož základě byl popisovaný zdroj vytvořen. Jde o různá právní nařízení, předpisy, zákony a výnosy (National Archives of Australia, 2000).

AGLS je formát jednoduchý, flexibilní a dynamický. Část prvků je povinná, ostatní jsou volitelné. Povinné prvky jsou autor, vydavatel, název, datum, předmět nebo funkce, identifikátor nebo dostupnost. Přítomnost ostatních prvků v záznamu závisí na rozhodnutí každé organizace. Pořadí prvků není v záznamech AGLS rozhodující. Prvky je možné omezit pomocí řízených slovníků a schémat zápisu. Stejně jako u formátu Dublin Core umožňuje i AGLS nekvalifikovaný popis.

Každý prvek je opakovatelný, není omezena délka hodnoty prvku ani použité typy znaků. Nezáleží na jejich pořadí v záznamu. AGLS používá standardně angličtinu, nicméně není stanoveno žádné omezení týkající se jazyka (National Archives of Australia, 2000). Prvky formátu AGLS s kvalifikátory jsou uvedeny v tabulce 3 (National Archives of Australia, 2002a).

Tab. 3: Prvky formátu AGLS s kvalifikátory

Spolu s formátem AGLS je možné používat libovolné řízené slovníky, třídění a tezaury. Kromě toho vytvořil Australský národní archiv některé vlastní doporučené řízené rejstříky pro vybrané prvky AGLS.

Pro prvek funkce se doporučuje využití speciálního Interaktivního funkčního tezauru australské vlády (AGIFT, Australian Government Interactive Functions Thesaurus), který byl vytvořen tak, aby běžnému uživateli usnadnil hledání ve vládních zdrojích také podle vládních úrovní. Zahrnuje všechny funkce, které jsou vykonávány ve třech vládních úrovních. Jde ale o obecný tezaurus, který má zjednodušit vyhledávání uživatelům a pomoci jim orientovat se v základních funkcích a pojmech administrativy. Proto Australský národní archiv doporučuje kombinovat výrazy z tohoto obecného tezauru s tezaury podrobnějšími, které si vybraly nebo vytvořily jednotlivé instituce (Cunningham, 2003).

Zajímavé údaje nabízí řízený slovník pro prvek uživatelské určení. Kromě standardních možností dělení do kategorií (např. děti, mladiství do 16 let, rodiče, muži, zaměstnanci, zaměstnavatelé apod.) se v něm nachází řada specifických kategorií pro skupiny osob jako např. původní obyvatelé, nezaměstnaní, homosexuálové, vládní organizace a asociace, migranti, senioři, turisté apod. (Wilson, 2002a).

AGLS slouží i k popisu fyzických dokumentů. U nich je velice důležité schéma pro dostupnost. Nese v sobě především kontaktní informace na osobu či instituci, u níž je možné dokument požadovat, dále informace o geografické lokaci zdroje či služby a informace o ceně za zpřístupnění (Wilson, 2002c).

Pro prvky autor, vydavatel a přispěvatel se užívá také schéma AGLS Agent. Popisuje osoby a organizace. Schéma zahrnuje charakteristiky jako jména osob a organizací, kontaktní údaje a údaj, zda je subjekt z vládního sektoru či nikoliv (Wilson, 2002b).

Pro prvky autor, vydavatel, přispěvatel, pokrytí a dostupnost je určen řízený slovník AGLS jurisdiction. Tento slovník obsahuje termíny pro administrativní správní jednotky Austrálie, např. Jižní Austrálie, Tasmánie,... (Wilson, 2002e).

Pro kvalifikátor dokument v prvku typ je vhodné používat řízený slovník AGLS-document. Specifikuje typ dokumentu ve vládní sféře. Jde např. o formulář, stanovení hospodářské politiky, úřední oznámení, ale také o obecnější specifikaci typu domovská stránka, video apod. (Wilson, 2002d).

Opět u prvku typ ale s kvalifikátorem typ služby se používá jiný řízený slovník AGLS-service. Typem služby může být např. přihláška, výměna dat, finanční služby, granty, právní poradenství aj. (Wilson, 2002f).

Kromě ručního vytváření záznamu autorem lze využít také automatického vytvoření záznamu pomocí softwarové aplikace. K tomuto účelu se dají použít systémy pro management záznamů nebo balíčky pro publikování na webu, ale existují také speciální nástroje pro generování metadat ze zdrojů.

AGLS dovoluje vnořit metadata do popisovaného zdroje i vytvořit metadatový archiv externích záznamů. Externí záznamy musí být provázány s popisovanými zdroji. AGLS popisuje stejně jako Dublin Core pouze sémantiku metadatových prvků. Pro syntaktické účely se používá formátů HTML, XML a RDF (Cunningham, 1998).

AGLS umožňuje organizaci zvolit si úroveň popisu. Je možné provádět popis na úrovni sbírky i na úrovni konkrétní jednotky. Většina organizací dává přednost popisu na úrovni sbírky.

Shrnutí informací k formátu AGLS

AGLS je formát, který je podporován australskou vládou. Na jeho vývoji a implementaci se podílí řada významných australských organizací. Úspěchem je myslím i to, že i když AGLS vychází z formátu Dublin Core, stal se sám základem pro formáty jiné. Velkou zásluhu na tom jistě má i snaha australské vlády používat tento formát pro vládní a úřední dokumenty a zdroje.

Education Network Australia (EDNA)

Zajímavou službou, která byla vyvinuta také v Austrálii a používá k popisu informačních zdrojů upravený formát Dublin Core, je Australská síť pro vzdělávání EdNA (Education Network Australia). EdNA Online je informační služba, která přispívá ke zvýšení využití internetu v oblasti vzdělávání, výuky a školství v Austrálii. Službu EdNA finančně podporuje autralská vláda.

EdNA nabízí zdarma služby pro australské učitele a lektory. Databáze záznamů webových zdrojů pro vzdělávání a školství a adresář pro vzdělávání a školství v Austrálii jsou dvěma základními službami. Cílem je, aby na službě EdNA spolupracovala celá vzdělávací komunita ze všech částí Austrálie. Na stránkách věnovaných této službě může každý navrhnout konkrétní webovou stránku, jejíž záznam by měl být zařazen do databáze záznamů o zdrojích. Je zde také sekce pro potenciální nové členy, kteří by chtěli na službě participovat (EdNA, 2007a).

Vznik původního projektu EdNA iniciovala v roce 1995 vláda Australského svazu s vědomím velkého významu vzdělání pro společnost. Již od začátku byl projekt koncipován jako kooperativní projekt všech vládních vzdělávacích složek v Austrálii. Na jeho financování se podílí vláda celého Australského svazu, zapojeno je všech šest států a vlády dvou teritorií. Na vytváření databáze se v rámci distibuovaného modelu podílí řada autorit australského vzdělávání, a to jak vládních, tak nevládních. První aktivitou těchto organizací byla snaha vytvořit rozsáhlou kooperativní celonárodní síť vzdělávacích institucí, zlepšit vzájemné kontakty a informovanost mezi těmito institucemi. Následovalo založení databáze EdNA, do které začaly být ukládány záznamy kvalitních webových zdrojů pro vzdělávání.

Správou společně vytvářené databáze EdNA byla pověřena nezisková společnost education.au limited, která byla pro tyto účely založena v červenci 1996. Představenstvo společnosti education.au limited tvoří zástupci hlavních investorů služby EdNA a předseda je vždy jmenován vládou Australského svazu. V následujících letech se společnost education.au limited ujala správy dalších služeb a funkcí portálu, který na základě projektu EdNA vznikal.

Databáze, nad níž je zajištěno vyhledávání na portálu EdNA, obsahuje záznamy webových zdrojů spolupracujících australských vzdělávacích institucí, ať již z vládního nebo nevládního sektoru. Základem databáze jsou metadatové záznamy zdrojů, které pečlivě vybírají podle stanovených kritérií odborníci z oblasti vzdělávání nebo pracovníci společnosti education.au limited. Záznamy jsou dále zpracovávány, propojovány s dalšími záznamy a indexovány. Následně je možné vyhledat je jak pomocí vyhledávání, tak pomocí listování v kategoriích. Kromě manuálně zpracovávaných a manuálně zařazovaných záznamů se do databáze dostávají také záznamy sklízené harvesterem. Sklízení probíhá na základě odkazů ve zdrojích již zařazených záznamů a na základě dalších pravidel stanovených společností education.au limited (White, 2005).

Potrál EdNA Online se průběžně vyvíjí. Několikrát byl upraven vzhled portálu a postupně jsou přidávány další služby. Jednou z nich je služba MyEdNA, která dovoluje vytvořit si vlastní konto EdNA a v něm přednastavit údaje, které se mají uživateli na stránce zobrazovat. Je pak možné přihlásit se ke službě MyEdNA a okamžitě mít k dispozici vyhledávací formuláře, aktuality z oblasti vzdělávání, aktuálně pořádané konference a jiné odborné akce nejen v Austrálii ale i celosvětový přehled, nebo zobrazené novinky z vybraných elektronických časopisů nebo portálů organizací. Pro definici vzhledu se používá rozhraní s jednoduchou navigací.

Dostupná je také služba RSS, která zajistí včasné informování o novinkách portálu. Plně využit byl také formát XML a metadata. S pomocí nástrojů webových služeb a metadat je možné distribuovat vzdělávacím institucím materiály zaměřené na oblast vzdělávání, ve které působí (EdNA, 2003). EdNA nabízí zasílání aktuálních novinek z oblasti vzdělávání na přenosné kapesní počítače.

Pro zajištění bezproblémové spolupráce poskytuje portál EdNA vzdělávacím institucím nástroje a standardy pro správu informací a informační systémy, spravuje metadatový repozitář a nad ním strukturu kategorií a další nástroje pro vyhledávání. Portál EdNA dosahuje své komplexnosti díky široké základně australských organizací, které jej financují a které se na jeho fungování podílí. Spolupráce je zajištěna také s jednotlivými odborníky z oblasti vzdělávání a výchovy prostřednictvím zájmových skupin, online diskusí a elektronických konferencí spravovaných portálem EdNA, kterých je více než čtyři sta. Cílovou skupinou všech služeb jsou odborníci z oblasti vzdělávání i různé vzdělávací instituce a organizace a v neposlední řadě samotní studenti a žáci (White, 2003).

Popisné jednotky

Ve svých doporučeních pro spolupracující organizace upozorňuje EdNA na úskalí popisu na úrovni sbírky. Přestože tuto možnost nevylučuje a uvědomuje si, že pro řadu institucí je takovýto popis jednodušší, varuje před skutečností, že pak jednotlivé webové stránky a elektronické zdroje nebudou vyhledatelné. Naopak v případě aplikace metadatového popisu pro celou sbírku na úroveň jednotlivých stránek nebo zdrojů může dojít při vyhledávání k zahlcení uživatele řadou nerelevantních zdrojů. EdNA se snaží své partnery motivovat k popisu zdrojů na úrovni jednotky a většina zdrojů je i na této úrovni popisována (White, 2005).

Metadatové záznamy

Metadata, která služba EdNA využívá, jsou založena na formátu Dublin Core a jsou také v souladu s formátem AGLS. Původní verze metadatového formátu pro projekt EdNA byla publikována v roce 1998. Současná verze 1.1 je z roku 2000 a do roku 2002 prošla ještě úpravami. Základem metadatového formátu je formát Dublin Core se svými patnácti prvky. Používají se také kvalifikátory těchto prvků a schémata zápisu. Upřednostňována jsou samozřejmě australská schémata a klasifikace. Při popisu je kladen důraz na zachování rovnováhy mezi popisem příliš obecným a naopak příliš podrobným. Cílem je snadná výměna záznamů v různých formátech, především záznamů ve formátech Dublin Core, AGLS a IMS. IMS je metadatové schéma zaměřené na vzdělávání a výchovu, spravuje ho mezinárodní nezisková organizace IMS Global Learning Consortium (EdNA, 2002).

Kromě prvků formátu Dublin Core je definováno dalších osm prvků specifických pro formát EdNA. Jde především o prvky, které souvisí s určením cílových uživatelů, dále o prvky související se zpracováním a hodnocením zdrojů a také administrativní prvky, které mají napomoci snadnější správě a údržbě databáze EdNA. Tyto prvky jsou uvedeny v tabulce 4.

Tab. 4: Vlastní metadatové prvky formátu EdNA

Záznamy v databázi EdNA popisují objekty většinou na úrovni jednotlivého zdroje. Jsou vytvářeny ručně. Do celé databáze jsou ale data také sklízena přes protokol OAI-PMH. Jde o záznamy webových stránek a elektronických zdrojů zpřístupňovaných vybranými vzdělávacími institucemi a organizacemi, které své zdroje obvykle také vytváří ručně. Záznamy jsou následně zpřístupněny přes jednotné vyhledávání na portálu EdNA. Výměna a sdílení metadatových záznamů je jedním z cílů portálu EdNA. EdNA nabízí ostatním institucím také svoje metadatové záznamy (EdNA, 2007d).

EdNA doporučuje svým partnerům používání číselníků, rejstříků a tezaurů pro vyplňování obsahu některých prvků. Pro různé oblasti vzdělávání jsou doporučovány různé tezaury. Např. pro oblast vysokoškolského vzdělávání je doporučen Australský tezaurus pro deskriptory z oblasti vzdělávání (ATED), pro oblast profesního vzdělávání a výukové kurzy tezaurus Profesní vzdělávání a školení (VOCED) nebo Australský seznam povolání (OZJAC).

Pokud je ve sklizených metadatových záznamech obsažen kód předmětové kategorie EdNA, je zdroj navíc zařazen pod danou kategorii a následně je vyhledatelný i přes hierarchický strom těchto kategorií a nikoliv pouze přes hledání. EdNA definuje přes dva tisíce číselných kódů pro své kategorie.

EdNA nechává plně na vnitřním rozhodnutí jednotlivých spolupracujících insititucí, v jaké fázi vzniku a zpřístupnění zdroje bude metadatový záznam vytvářet a zda budou metadata vnořená nebo uložená v externí databázi. Pro vytváření metadatových záznamů nabízí pomocné nástroje.

Má-li být záznam sklizen, musí obsahovat prvky DC.Identifier, DC.Title, DC.Description a DC.Subject nebo AGLS.function (EdNA, 2006). Vzhledem ke kompatibilitě s formátem Dublin Core i AGLS není problém do databáze EdNA naimportovat nebo stáhnout přes protokol OAI-PMH data z jiných databází. Také pro spolupracující organizace to znamená přínos, protože jejich data jsou snadněji vyhledatelná. Záznamy obsahují i informace o vlastnících, takže vyhledaný zdroj lze také získat.

Vyhledávání

Kvalitně vytvořené metadatové záznamy hrají důležitou roli také při následném vyhledávání v databázi EdNA. Na základě údajů z metadatových záznamů jsou záznamy zařazována pod předmětové kategorie EdNA, které jsou také jednou z možných cest při hledání odpovídajícího informačního zdroje (EdNA, 2002).

Vyhledávání probíhá nad základní databází, která obsahuje zhruba 20 000 kvalitních prověřených zdrojů. Kromě toho je možné použít distribuované hledání a vyhledávat nad záznamy zdrojů ze spolupracujících repozitářů (EdNA, 2007b).

Výsledky vyhledávání jsou primárně seřazeny podle relevance. V přehledu záznamů se zobrazuje název zdroje. Nebylo-li hledání provedeno přes formulář pro metadatové vyhledávání, je uvedena relevance zdroje vůči dotazu, kategorie EdNA a krátký popis zdroje. U každého záznamu je možné zobrazit metadatový záznam. Záznam se zobrazí v tabulkovém náhledu. Přes URL, které je v záznamu uvedeno, je možné přejít na zdroj samotný.

Shrnutí informací k portálu EdNA

Využití portálu EdNA je rozsáhlé. Lze to demonstrovat na průměrných počtech přístupů k portálu (přes 152 000 za měsíc), zvyšujícím se využití zasílání informací pomocí RSS, využití služby MyEdNA (přes 9 000 registrací) nebo na aktivní účasti více než 42 000 osob v elektronických konferencích, které EdNA provozuje (EdNA, 2007d). Portál EdNA je jednou z ukázek velmi dobře fungující koordinované spolupráce mezi řadou různých institucí v jednom oboru. Vzhledem k tomu, že i nadále má portál EdNA ambice se vyvíjet, rozšiřovat stávající a implementovat nové služby, lze očekávat jeho úspěšné fungování i v následujících letech.