Krátce z historie

O složité dostupnosti diplomových, dizertačních a dalších typů vysokoškolských kvalifikačních prací v ČR se zde není třeba široce rozepisovat. Situace byla velmi komplikovaná mj. také díky platné legislativě, a to zejména prohlášením těchto prací za autorská díla novelou autorského zákona [1] v roce 2000. Pracovníci vysokoškolských knihoven pociťovali jako velký problém nemožnost tyto práce zpřístupňovat, nespokojení uživatelé protestovali. Na některých vysokých školách – převážně z popudu jejich knihoven – byly zahájeny první pilotní projekty [2] zpřístupňování VŠKP v elektronické podobě (eVŠKP [3]). Tyto projekty však přes řadu společných rysů a cílů nemohly být díky individuálnímu řešení propojeny. Popsaná situace se jako pociťovaný problém stala předmětem řady diskusí mnoha vysokoškolských knihovníků na různých fórech, mj. zejména v Klubu vysokoškolských knihovníků při SKIP. Vznikly první komplexnější studie o situaci v zahraniční [4], první analýza stavu v ČR [5]. Tato analýza praxe tvorby, evidence a zpřístupňování vysokoškolských kvalifikačních prací na českých vysokých školách byla mj. představena v programovém bloku k této problematice na Celostátní poradě vysokoškolských knihoven ČR v listopadu 2003. Analýza poukázala nejen na nejednotnost bibliografické evidence, ale také na velkou různorodost v řešení zpřístupňování informací i samotných prací na lokálních úrovních. Problémem se jevila především neujasněná metodika úpravy textů prací, neexistence jednotných a závazných předpisů v rámci škol či fakult, popř. dalších subjektů škol a v neposlední řadě také překážky legislativního charakteru.

Po diskuzi a reakcích na programový blok k této problematice na uvedené poradě přerostla iniciativa knihovníků v založení Odborné komise pro otázky zpřístupňování eVŠKP (dále jen Komise) v rámci Asociace knihoven vysokoškolských škol ČR (AKVŠ). Byly vypracovány základní „poziční dokumenty“ a stanoveny obecné cíle. Založením Komise byl učiněn významný krok k vytvoření oficiální platformy, na jejímž základě bylo možné přistoupit k postupnému řešení problematiky spojené s různými aspekty komunikace těchto elektronických informačních zdrojů, zahájit širokou spolupráci a usilovat o získání podpory ze strany managementu vysokých škol. Komise seznámila v dubnu 2004 s problematikou předsednictvo Rady vysokých škol (RVŠ), poté také Sněm RVŠ. V první fázi bylo hlavním cílem objasnit managementu vysokých škol celkovou šíři problémů, kterou snaha o budování a provoz systémů zpřístupňování obnáší a s nimiž se bude třeba postupně na všech školách vyrovnat.

Legislativa a VŠKP

Komise zahájila práci v době, kdy ještě neexistovala silnější „společenská objednávka“ na zpřístupňování a kdy stav zákonů snahy o zpřístupňování VŠKP značně komplikovaly. Tato situace se však během posledních let podstatně měnila. K zásadní změně došlo po první novele autorského zákona, která prohlásila VŠKP za autorské dílo podléhající právní ochraně. Bylo nutné skončit s běžnou praxí obvyklého prezenčního půjčování prací. Získat k jejich využívání souhlas autora podepisováním licenčních smluv vázlo na nejednotnosti výkladů a postojů právních expertů i škol. Navíc zpětné podepisování licenčních smluv v plošné míře je organizačně neproveditelné a získat souhlas od konkrétního autora je pro jednotlivé zájemce většinou neřešitelné. Národní agentura SIGLE se sídlem ve Státní technické knihovně v Praze, která po zániku organizace EAGLE definitivně skončila s evidencí a sběrem dizertačních prací, přestala plnit svou funkci. Druhá novela autorského zákona [6] situaci sice zásadním způsobem nevyřešila, avšak pro VŠKP se podařilo prosadit alespoň prezenční půjčování (což by mělo vyřešit problémy dostupnosti starších prací) a zpřístupňování školních děl – tedy i VŠKP – také v elektronické formě v rámci samotné školy.

Na konci prosince 2005 byla schválena a od 1. 1. 2006 narychlo v platnost uvedena novela vysokoškolského zákona [7]. Formulace a terminologie příslušného § 47 nejsou však bohužel zcela jednoznačné a přinesly řadu podnětů k bouřlivým diskuzím. Použitý pojem databáze lze vyložit několika způsoby. Zákon ponechává na vůli školy, jak požadované zpřístupnění zajistí – to má určit sama svým vnitřním předpisem. Z řady důvodů je také značně problematické uvést do praxe požadované zpřístupňování oponentních posudků a prací neobhájených. Dalším problémem je časová tíseň, v níž se školy ocitly: nelze vybudovat smysluplný systém zpřístupňování ze dne na den, jestliže nemá jít o pouhý seznam prací. Škoda, že zákon nedefinuje tyto otázky precizněji. Vysoké školy dnes vesměs disponují vyspělými technologiemi a mají dobré předpoklady k vytváření skutečně moderních systémů. Ne všechny školy však považují aplikaci novely VŠ zákona za smysluplnou a dokonce možnou. Zejména technické a přírodovědné typy škol poukazují na vazby na oblast výzkumu a výroby a na nutnost chránit a utajovat některé citlivé skutečnosti. Také trojrozměrná a jiná umělecká díla v roli VŠKP, která mají převážně jinou než textovou podobu a podílí se na nich někdy více autorů (např. provedení koncertu, film apod.), představují značně svébytné problémy pro zpřístupňování. Komise se však domnívá, že tyto záležitosti je možné řešit zejména na úrovni technologické (nastavením selektivních přístupových práv, časovým odkladem přístupu, zpřístupňováním pouze některých částí, abstraktu, vybrané kostry obsahu, ukázek, fotodokumentace apod.). Bylo by vhodné, aby ani tyto školy nerezignovaly na proces zpřístupňování. To by totiž vedlo k nemožnosti dospět k systému pokrývajícímu v této oblasti celonárodní vysokoškolskou produkci v úplnosti. Už tak má ČR v tomto směru velké zpoždění a v řadě zahraničních projektů je legislativa i praxe v tomto směru dávno uspokojivě vyřešena.

Jistě ne poslední legislativní otázkou k řešení bude způsob nakládání s VŠKP podle nového zákona o spisové službě – je na ně stále pohlíženo také jako na archiválie a bude tedy třeba vyjasnit předpisy související s relevantním způsobem jejich archivní evidence a trvalého či dočasného uchovávání jak v papírové, tak v elektronické verzi.

Ze současnosti

V současné době je v Komisi zastoupeno 13 veřejných vysokých škol. Pracuje v ní 25 členů, a to nejen z řad knihovníků, ale podařilo se získat také odborníky z oblasti informačních technologií. Pracovní setkání se konají obvykle čtyřikrát ročně. Komise provozuje svoji doménu (http://www.evskp.cz), kde zpřístupňuje mj. také výsledky své práce. V neveřejné části jsou pro členy přístupné rozpracované úkoly, zápisy z jednání apod. Aktuální problémy a stav jejich řešení Komise konzultuje s výkonným výborem AKVŠ a prezentuje a diskutuje na Celostátních poradách vysokoškolských knihoven. Navazuje odborné kontakty (Eunis CZ, Eunis SK, STK aj.), vyhledává příležitosti seznamovat s problematikou odborné kruhy i veřejnost, prezentuje se na konferencích a publikuje. V letošním roce připravila relaci pro digitální stanici Českého rozhlasu Rádio Leonardo, prezentaci v rámci konference INFORUM 2006, programový blok pro seminář Digitální knihovny: provoz a budování [8], shrnující příspěvek pro mezinárodní konferenci UNINFOS 2006 [9], příspěvek pro konferenci Knihovny současnosti 2006. Plánuje opět vystoupit s aktualitami na letošní říjnové Celostátní poradě v Olomouci.

Smyslem celé činnosti Komise je připravit potřebné podmínky pro provoz registru VŠKP a digitální knihovny těchto unikátních prací (v první řadě dizertačních) na národní úrovni. K tomu je zejména nutno sjednotit praxi, vypracovat pravidla a standardy, prosadit je a zajistit jejich dodržování, najít a implementovat vhodný SW. Cílem je vytvoření moderního národního systému [10] zpřístupňování plných textů eVŠKP, který by byl součástí plánovaného národního systému šedé literatury v ČR a byl by také schopen spolupracovat s podobnými zahraničními fungujícími projekty.

Pro sjednocení praxe v ČR vypracovala Komise „Soubor doporučení“, obsahující vzájemně provázané obecné návody pro organizační a administrativní postupy, kroky životního cyklu VŠKP od jejich zadávání, vytváření, evidence až po jejich zpřístupnění, dále příklady vzorů smluv, šablon pro vytváření textů prací atp. Soubor dále obsahuje návrh národního standardu metadatového souboru pro popis eVŠKP. Zmíněný komplex materiálů byl představen na výroční konferenci AKVŠ 2006 a doporučen jednotlivým vysokým školám jako metodický rámec pro podporu rychlého vytváření lokálních systému evidence těchto prací v souladu s novelizovaným zákonem o vysokých školách. Soubor je zpřístupněn na adrese http://www.evskp.cz/sd.php. Komise jej bude nadále udržovat a aktualizovat tak, jak si to bude vyžadovat praxe i český právní rámec pro evidenci a zpřístupňování VŠKP jakožto informačních zdrojů mnohdy jedinečné kvality.

Co obsahuje Soubor doporučení

1. Makroworklow aneb jak začít se sběrem a zpřístupňováním eVŠKP

Obecné workflow mapuje na nejobecnější úrovni všechny důležité kroky od analýzy stávajících procesů a předpisů přes organizaci sběru prací a informací o nich, stanovení režimu zpřístupňování, tvorbu a aktualizací vnitřních předpisů včetně licenční smlouvy, metodických pokynů až po testování celého procesu a přípravu propagačních a metodických materiálů. Implementační minimum je stručnější verzí obecných postupů pro případ, kdy daná škola nemá zvládnutou potřebnou technologii, metodiku ani personální zabezpečení ke sběru a zpřístupňování digitálních textů a hodlá v prvním plánu dostát povinnostem vyplývajícím ze zákona pouze vytvořením systému evidence údajů o obhájených VŠKP.

2. Workflow – životní cyklus VŠKP

Analýza procesu životního cyklu prací v rámci dané školy je nezbytným předpokladem pro úspěšné fungování celého systému. Zahrnuje časovou posloupnost jednotlivých kroků: zadání tématu práce, její formální úprava, sběr a kontrola správnosti stanovených údajů, vystavení práce před i po obhajobě, zápis výsledků obhajoby, sjednání licenční smlouvy, dodání práce ve fyzické podobě do knihovny, import textů i záznamů do lokálního systému, údržbu lokální databáze a konečně export do národního či celosvětového registru. Vedle návaznosti jednotlivých operací je důležité předem stanovit okruh účastníků (studenti, referenti kateder a studijních oddělení fakult, příslušní akademičtí pracovníci, knihovníci, správci systému) spolu s rozdělením jejich povinností a odpovědností. Předkládaný obecný model workflow kvalifikačních prací předpokládá součinnost s ostatními informačními systémy školy, zejména se studijní agendou.

3. Vnitřní předpisy a směrnice pro VŠKP

Nedílnou součástí workflow jsou interní předpisy školy nebo její součásti, které celý proces ošetřují po organizační linii. Komplex interních předpisů obvykle tvoří:

• vnitřní předpis (řídící norma rektora, děkana apod.) pro VŠKP
• prováděcí pokyn pro odevzdávání, archivování a zpřístupňování VŠKP
• licenční smlouva pro zpřístupnění práce nebo její části v tištěné a/nebo elektronické podobě, popř. pro užití školních děl a školních výkonů (školy s uměleckým zaměřením)
• metodický pokyn pro jednotnou tvorbu a úpravu VŠKP včetně šablon, příkladů a vzorů
• studijní a zkušební řády, předpis pro státní závěrečné zkoušky atp.

Konečný výčet těchto předpisů není nijak stanoven a vždy bude záležet na zvyklostech jednotlivých vysokých škol. Větší míra sjednocení předpisů v rámci jedné školy však bude výhodnější jak z hledisky vynaložené práce, tak pro vzájemnou spolupráci škol i pro účely budování národního registru eVŠKP.

4. Metodické návody pro tvorbu a úpravu VŠKP

Specifickou část vnitřních předpisů pro VŠKP tvoří nejrůznější pokyny, metodické materiály, vzory a šablony pro tvorbu a jednotnou úpravu prací. Tyto pokyny bývají velmi podrobné. Obvykle se v nich řeší úprava titulního listu a dalších preliminárií, obsahu, kapitol, závěrů, poznámek, citování literatury a abstraktů/anotací, dále povolené datové formáty a prostředky pro tvorbu zdrojového textu, návody ke konverzím, používané styly, případně velikost souborů a způsob uložení na předepsaný nosič a v neposlední řadě i zásady obecné etiky a psaní odborného textu. Komise předkládá konkrétní příklady pokynů pro tvorbu a jednotnou úpravu VŠKP na některých školách, které mimo jiné řeší např. i případy dodatečné digitalizace zvukových a zvukově obrazových záznamů, dále pokyny pro zadání práce, abstrakt, strukturu vlastního textu práce včetně seznamů použité literatury, symbolů a zkratek, obrázků, tabulek a příloh, dále obecné doporučení pro úpravu preliminárií nebo příklad definice abstraktu. Velmi významnou a v dosavadní praxi dosud chybějící součástí metodických materiálů je nepochybně metodika jednotného citování literatury a strukturování bibliografických záznamů podle mezinárodních norem ISO 690 a 690–2 [12].

5. Návrh národního standardu metadat

Jednou z výchozích překážek možné spolupráce dosud byla především neexistence pevně stanoveného obsahu a formy prvků pro popis VŠKP. Metodika pro tuto oblast v ČR dosud chyběla. Jednotlivé školy, resp. projekty proto aplikovaly lokální specifikace podle vlastního uvážení a s ohledem na lokální specifika a zájmy. V rámci SIGLE se používal standard Dublin Core, který však byl shledán jako příliš stručný. Komise se proto zaměřila jako na jeden z prvních úkolů na vypracování Návrhu národního metadatového standardu (NS). Nebylo jednoduché sjednotit názory a představy, návrh prošel několikanásobným kolem připomínkování. Stanovena byla sada povinných prvků a další doporučené, avšak nepovinné údaje pro popis eVŠKP v elektronické formě. Obsáhlé diskuze proběhly zejména kolem údajů věcného popisu. Pro některé prvky bude třeba používat celostátně platné aktuální číselníky (např. názvy škol, fakult, akreditovaných studijních programů a oborů apod.), kde se však Komise potýká s problémem jejich neexistence v relevantní digitální trvale přístupné formě na straně MŠMT. Součástí Návrhu NS je také řešení syntaxe zápisu a reprezentace metadat . Každá škola se musí usnést, jaké prvky kromě povinných bude dále shromažďovat. Pro potřeby národní evidence postačí dodávat ty, které jsou stanovené jako povinné.

Zvolit je třeba také prezentační formáty pro každý typ práce. Pro textové se počítá s formátem PDF, ostatní zatím nejsou pevně stanoveny. Dále do okruhu problémů k řešení v tomto směru patří stanovení perspektivních archivačních formátů, komunikačních protokolů pro přebírání metadat z lokálních systémů do centrálního, trvalých identifikátorů digitálních objektů uložených v lokálních archivech škol, na něž by měla „centrální služba“ odkazovat. V současné době má Komise rozpracované některé návrhy, které bude nadále rozvíjet.

Blízké i vzdálenější cíle Komise

Komise má nyní za sebou práci převážně v rovině organizačních a administrativních řešení. Nyní se bude přesouvat těžiště pozornosti na řešení v rovině technické. Pracovat bude na návrzích standardů v oblasti technologického řešení jak na úrovni jednotlivých škol (tvorba metadat – spolupráce se studijními agendami, knihovními a dalšími informačními systémy škol), tak na národní úrovni (sběr a sklízení, archivační a prezentační formáty, identifikátory atd.). Nastupuje etapa hledání softwaru vhodného pro provoz lokálních archivů i národního archivu prací a stanovení jeho funkcí. Za nepříliš vzdálený cíl lze snad již nyní považovat vybudování základů Národního digitálního archivu eVŠKP v ČR, k němuž by měl směřovat nyní čerstvě uvažovaný projekt.

Dlouhodobě pak bude třeba hledat cesty k zajištění trvalého provozu a k postupnému zapojování všech vysokých škol. To předpokládá zasazovat se o postupné sjednocení současné praxe na našich vysokých školách: prosadit povinnost odevzdávání elektronické verze, aplikovat jednotnou formální datovou strukturu, sjednotit způsoby uchovávání, sběru informací a zpřístupňování elektronické verze prací i bibliografických záznamů. Komise se bude snažit o prosazování nutných kompromisů tak, aby bylo možné upřednostňovat jednotná celoškolní řešení. Bude poskytovat metodickou pomoc v těchto směrech. Za tímto účelem hodlá nadále spolupracovat s odbornými subjekty, závěry (prostřednictvím RVŠ, AKVŠ) doporučovat na všech dostupných úrovních vedení všech vysokých škol. Ráda by se zasadila o vyžadování schválených doporučení v projektech financovaných z rozpočtů vysokých škol i MŠMT. Chystá se pořádat semináře, případně potřebná školení. Bude usilovat o nastolení stavu, kdy bezúplatné zpřístupnění kvalifikační práce bude vnímáno autory jako žádoucí a prestižní. Projekt Národního digitálního archivu eVŠKP Komise považuje za součást systému Šedé literatury a Národní digitální knihovny ČR, plánuje jeho spolupráci s podobnými systémy v zahraničí.