Prolog

Psal se rok 2002 a jeden z autorů článku procházel ráno, ještě před otevřením knihovny (SVI) Ekonomicko–správní fakulty Masarykovy univerzity v Brně, mezi regály s knihami, diplomovými a bakalářskými pracemi. Jeho pozornost zaujala převeliká, ještě neuklizená a nezařazená hromada závěrečných prací. Zablikalo červené světýlko: Bože, kdo má ty hromady rozkrámovaných věcí pořád dokola uklízet? A jen co se uklidí, hned je zase studenti – v lepším případě – roztahají, v tom horším se pak budou snažit je buď celé nebo jejich části odnést z knihovny navěky. Nejlepší by bylo, kdyby tady ty věci snad ani nebyly. Ale co lepšího místo nich? Třeba jen elektronické obrazy? A jako obvykle: zrozen z přirozené lidské snahy o eliminaci zbytečné a otravné práce – nápad byl na světě!

Tak byl odstartován příběh, který došel ke svému úspěšnému završení na sklonku roku 2005. Na jeho konci je knihovna, v níž fyzicky nejsou závěrečné studentské práce v klasické, papírové podobě. Byly nahrazeny elektronickými formami. Část z nich je dokonce zcela volně k dispozici v síti internet.

Koho by tento příběh se šťastným koncem zajímal, může ve čtení pokračovat.

Fáze I. Definování úlohy, hledání zdrojů a podpory

Myšlenku, která tak náhle spatřila světlo světa, bylo třeba maličko domyslet, zvážit celou logistiku projektu, kvantifikovat potřebné zdroje a najít pro něj – řekněme – politickou podporu. Díky značné míře osvícenosti tehdejšího vedení fakulty se všeho podařilo v poměrně krátké době dosáhnout. „Moderní“ myšlenka dopadla ve správný čas na úrodnou půdu a bylo možné začít ve věci konat. Pro představu – na regálech v té době ležely téměř dvě tisícovky diplomových a bakalářských prací publikovaných od roku 1996. Ty jsme se rozhodli zpětně digitalizovat a počínaje již rokem 2002 jsme chtěli zahájit vybírání závěrečných prací nejen v klasické papírové, ale i v elektronické podobě.

Fáze II. Zachytit včas to, co by mohlo vbrzku uniknout

Počátkem roku 2002 bylo třeba bezodkladně učinit opatření k zachycení právě dopisovaných závěrečných prací v elektronické podobě. Byl přichystán pokyn děkana, který specifikoval standardy odevzdávaní závěrečných kvalifikačních prací. Ukládal studentům mimo jiné též povinnost odevzdávat práce i v elektronické podobě v obvykle užívaných formátech (Word, MS Works, WIN-602, Open Office apod.). Později se tento pokyn (každoročně ještě podle okolností upřesňovaný) stal standardní součástí studijních předpisů. Kromě toho byl vytvořen i jednoduchý formulář, v němž budoucí absolventi vyjadřovali svou vůli, zda bude možné jejich práce (hned anebo se zpožděním jednoho až tří let) volně vystavovat v síti internet. Těmito dvěma akty bylo o budoucnost plně postaráno. Co by bývalo mohlo v dané etapě nenávratně uniknout, bylo pevně zachyceno a tak bylo možné se naplno věnovat aktivitám ve stylu „retro“ .

FÁZE III. Dvojí kouzlo „retro“

Oříškem byl způsob, jak se zmocnit té velké hromady starých papírových prací a převést je do elektronické podoby. Zvolili jsme dvojí cestu. Hromadným dopisem jsme se obrátili na bývalé absolventy a požádali je, aby nám své práce – pokud je ještě mají v elektronické podobě – poslali. Daný způsob se ukázal být docela plodným, neb se nám takto podařilo získat celkem 160 dokumentů. Nedobytný zbytek jsme digitalizovali opět dvojím způsobem. Buď na velkém knižním skeneru nebo – v případě, že existovaly dva výtisky od práce – druhý výtisk jsme prostě a jednoduše rozřezali a práci skenovali na skeneru s podavačem, což bylo samozřejmě mnohem elegantnější a rychlejší. Bakalářské práce jsme řezali bez ohledu na to, zda existoval nebo neexistoval druhý výtisk. Nedobrovolně se tak staly aktéry příběhu plného násilí na knihách. Vlastní retro-digitalizace trvala zhruba jeden rok.

FÁZE IV. Finále a rutinní provoz

Koncem roku 2005, kdy jsme získali a zpracovali poslední elektronické dokumenty z podzimních termínů obhajob, byly vytvořeny všechny předpoklady pro finalizaci projektu. Tedy odstěhování papírových prací do odlehlého a potemnělého skladu a zpřístupnění jen elektronických forem akademické obci v knihovně. A – samozřejmě – také veřejné prezentaci závěrečných prací, u kterých jsme získali souhlas autorů k publikování na internetu. Vedení fakulty závěrečný krok odsouhlasilo a tak dne 29. 11. 2005 byla část prací „se souhlasem“ na Internetu zveřejněna. Popisovaná mise byla z tohoto pohledu ukončena. Informace o projektu proběhly v denním tisku, informoval i týdeník Ekonom a další periodika. Z archivu bylo za první měsíc volného provozu zpřístupněno přes 1 200 prací, denně je prohlédnuto nebo staženo průměrně 55 dokumentů. Celkově je potěšitelné, že v dlouhodobé perspektivě získáváme souhlas k publikování závěrečných prací na webu od cca 85 % posluchačů.

Kvantifikovaný pohled na obsah archivu dává následující graf.

Technické a administrativní specifikace projektu

Sjednocen byl také prezentační formát – veškeré práce v archivu jsou předkládány ve formátu PDF. Do tohoto formátu jsou ručně převáděny buď „tiskem“ z textového editoru, pokud byla práce získána v elektronické podobě, nebo přímým skenováním v programu Adobe Acrobat, pokud byla práce k dispozici již jen v papírové podobě. Veškeré práce jsou pak digitálně podepsány a interním mechanismem formátu PDF zabezpečeny tak, že zakazují prohlížeči souborů PDF tisk těchto prací a kopírování částí jejich obsahu.

Patrně technicky nejzajímavější komponentou archivu závěrečných prací je jejich zpřístupnění v terminálovém režimu ze všech počítačů v knihovně ESF. Využívá se technologie NX společnosti No Machine; konkrétně je implementována volně dostupná aplikace FreeNX na linuxovém serveru, ke kterému se lze připojit jak z linuxových, tak windowsových stanic. Princip terminálového přístupu spočívá ve skutečnosti, že uživatel se na terminálový server přihlásí výhradně skrze speciálního klienta, který na klientskou stanici pouze přenáší obraz toho, co má na serveru spuštěno – a zde je uživateli dovoleno spustit pouze prohlížeč Adobe Reader a v něm otevírat závěrečné práce přístupné v režimu pro čtení. Jinými slovy uživatel nemá možnost kopírovat si soubory závěrečných prací ze serveru někam „k sobě“. Terminálový režim tak čtenářům knihovny umožňuje nahlížet do prací, ke kterým nebyl dán souhlas s publikováním na internetu.

Prozatím zůstává vyhledávání v archivu závěrečných prací oddělené od knihovního katalogu, podnikáme však kroky k tomu, aby se elektronický archiv časem stal jeho transparentní součástí. V současné době tedy částečně automatizovaným způsobem záznamy z knihovního katalogu přebíráme a konvertujeme do podoby souborů XML, které tvoří obsah vlastního vyhledávacího systému.

Postupem času jsme do naší rutinní administrativní agendy také zařadili tzv. Licenční smlouvy (vzor smlouvy), které lépe a přesněji vymezovaly autorskoprávní stránku vztahu mezi absolventy a užitím jejich děl na půdě fakulty i povolení k eventuálnímu vystavení dokumentů na webu. Byla také vytvořena obecná ilustrativní šablona pro závěrečné studentské práce, aby tyto splňovaly jisté minimální standardy administrativní „štábní kultury“.

Závěrečné poznámky

Při snaze o ušetření lidské práce jí bylo třeba hodně vynaložit mnoho a mnoho :-). Je jen obtížně odhadnutelné, kdy náklady a pracnost projektu budou v budoucnosti – obrazně řečeno – „zaplaceny“ původně zamýšlenou úsporou práce spojenou s tříděním, ukládáním a manipulací. Dost možná, že to ani vbrzku nebude.

Avšak uživatelský komfort, přímý internetový přístup, úspora místa, ochrana původních dokumentů a celkově přitažlivý design celého modernizačního projektu jsou faktory, které jasně dominují na straně zisků. Nezanedbatelným pozitivem může být koneckonců i jistý prestižní moment plynoucí z faktu, že se s velkou pravděpodobností jedná o první ucelený a plně funkční projekt tohoto druhu v ČR.

Zajímavý prvek do celé této oblasti vnáší aktuální novela zákona o vysokých školách, která v § 47b Zveřejňování závěrečných prací stanoví, že vysoká škola nevýdělečně zveřejňuje disertační, diplomové, bakalářské a rigorózní práce, u kterých proběhla obhajoba, včetně posudků oponentů a výsledku obhajoby prostřednictvím databáze kvalifikačních prací, kterou spravuje. Bude zajímavé sledovat, jak se k této novince vysoké školy postaví a jakých nových počinů budeme v této – tak náhle liberalizované – oblasti svědky.