S rozvojem výpočetní techniky vznikla nová možnost správy firemních dokumentů, jde o správu elektronickou. Můžeme si tak vybudovat elektronickou evidenci (příp. elektronickou evidenci se zobrazováním dokumentů) nebo přímo celý dokumentový systém. Tím mám na mysli evidenci používanou všemi zaměstnanci firmy, nikoliv pouze např. evidencí dokumentů, které vede obvykle až firemní spisovna/archiv. Výhodou elektronické správy je jednoznačně vyšší přehlednost ve firemní dokumentaci, což se projeví zejména při vyhledávání dokumentů ve větších firmách. Digitalizací dokumentů se také zvýší jejich dostupnost pro širší spektrum uživatelů (dokumenty lze zobrazovat odkudkoliv a kdykoliv v rámci firemní počítačové sítě).

Při rozhodování, zda zvolíme evidenci nebo dokumentový systém, se řídíme našimi potřebami a požadavky uživatelů (zaměstnanců a klientů), finančními a technickými možnostmi. Na českém trhu existuje velké množství firem, které prodávají hotový software nebo jej upraví na základě analýzy požadavků zákazníka. Dokumentový systém nabízí více možností než evidence – dokumenty lze schvalovat, přeposílat jiným uživatelům, mít nejaktuálnější informace o změnách provedených v záznamu dokumentu (kdo kdy jakou změnu provedl), případně lze jednotlivé typy dokumentů propojovat (např. k faktuře se připojí objednávka, na základě které bylo zboží či služba naúčtována). Dokumentový systém lze také propojit s jinými aplikacemi typu eleketronické pošty, tabulek, databází. To umožňuje vytvářet přehledy, statistiky, schvalovat v prostředí poštovního klienta atd.

Předem je třeba promyslet výši investic do řešení stavu dokumentů. Náklady se liší - při koupi hotového produktu je cena jiná, než cena vývoje vlastního řešení externími dodavateli, třetím způsobem je využití interních pracovníků firmy. Do nákladů je třeba zahrnout náklady na analýzu požadavků, návrh technického řešení, implementaci, licenci, softwarové náklady (např. skenovací software), náklady na pořízení hardwaru (např. velkokapacitního skeneru), údržbu a podporu systému, upgrade softwaru, údržbu skeneru, případně zaškolení zaměstnanců. Pokud je zvolen dobrý obchodní partner, investice se vrátí - sníží se časová náročnost na vyhledání, zvýší se efektivita práce zaměstnanců a také spokojenost zákazníků/klientů, nehledě na to, že budou vždy k dispozici aktuální informace.

Máte už představu, co můžete od elektronické správy čekat? Stále ne?! Pak si zadejte do internetového vyhledavače hesla jako ECM (Enterprise Content Management), DMS (Document Management System) nebo dokumentové WorkFlow (řízení firemních dokumentů).