ASEP - Automatizovaný systém evidence publikací v AV ČR
Po zevrubné analýze, jejímž výsledkem byla definice struktury umožňující záznam dokumentů typu článek v periodiku, článek ve sborníku z konference, článek v nekonferečnícm sborníku, monografie, části monografie, kritické recenze a kritického překladu, bylo v roce 1984 vyzváno 15 ústavů, aby se podílely na pilotním experimentu. Šlo zejména o to, ověřit distribuovaný systém sběru dat a návazné programy pro jejich zpracování na sálovém počítači IBM360. Data byla shromažďována na volných listech formátu A4, na nějž se zapisovala elektrickými psacími stroji s řezem písma OCR-1, což umožňovalo jejich strojové snímání. Programové vybavení pro vstupní formálně-logické kontroly, pro vlastní zakládání záznamů do databáze tvořené indexsekvenčními soubory, pro jejich zpracování včetně rešerší podle autorů, roku vydání a ústavů.
Po úspěšných zkouškách rozhodlo vedení ČSAV, že systém bude povinně zaveden pro všechny ústavy od 1. ledna 1985. Systém ASEP s většími či menšími problémy fungoval na sálových počítačích až do konce roku 1990 a výstupy z něho byly využity zejména jako doplněk ke každoročním výročním zprávám ČSAV. S rozvíjejícím se hardwarovým vybavením ústavů se postupně přecházelo od pořizování dat v systému OCR na pořizování prostřednictvím terminálové sítě ČSAV, resp. na lokální osobních počítačích.
V té době byla také KNAV vybavena prvními osobními počítači a data byla na ně převedena ze sálového počítače. Jako databázový systém byl zvolen Micro CDS/ISIS, který KNAV v té době začala adaptovat i pro vytváření první verze automatizovaného katalogu.
Nový systém umožnil podstatně pružnější práci s daty, což se projevilo i v podstatně složitější struktuře záznamů.
Nejvýznamnějším rozšířením bylo kromě přidání dalších typů dokumentů (interní oponované a neoponované výzkumné zprávy a patenty) především zabudování mechanismu, připojujícího k časopiseckým článkům t.zv. koeficient citovanosti časopisu (impact factor), přebíraný z databáze Science Citation Index (SCI). Vzhledem k velkému počtu záznamů (roční přírůstek se pohybuje v rozsahu 5000 - 8000 záznamů) bylo rozhodnuto, že pro každý titul periodika, který má přidělen koeficient citovanosti bude vytvořen krátký záznam, obsahující ISSN periodika, jeho plný a zkrácený titul, zařazení do tématického okruhu periodik dle SCI a konečně koeficienty stanovené pro jednotlivé roky. Hodnoty koeficientů se pak automaticky připojují k záznamu o článku v periodiku na základě shody ISSN a pokud ISSN periodikum nemá (nebo v záznamu není uvedeno), pak na základě shody titulu (to samozřejmě klade velkou váhu na dodržování metodických pokynů pro zápis titulu periodika v bibliografickém záznamu).
Uvedení tématického okruhu do kterého je periodikum zařazenu bylo využito k určitým scientometrickým experimentům. Ukazuje se totiž, že citační zvyklosti jsou v různých vědních oborech značně odlišné, takže absolutní hodnoty indexů citovanosti se obor od oboru značně liší. Proto není dobře možné porovnávat významnost periodik z různých oborů vzájemně.
Proto byl učiněn pokus normalizovat indexy citovanosti pomocí mediánu jejich hodnot, což se však ukázalo být málo průkazné.
Databáze ASEP se stala významným prostředkem, používaným při periodických hodnoceních jednotlivých ústavů i jednotlivců. Využívá se též při vypracovávání žádostí o granty. Její význam výzamně vzrostl po vytvoření ceslostátní evidence publikací RIP (Registr informací o publikacích), který spravuje Rada vlády ČR výzkum a vývoj a který se v současné době transformuje na Registr informací o výsledcích (RIV). V KNAV byl vytvořen konverzní program, který umožňuje převést dataz databáze stále udržované pod systémem CDS/ISIS do požadovaného formátu RIP, resp. RIV.
V souvislosti s postupným přechodem KNAV na nový knihovnický systém byla zvažována i otázka převodu báze ASEP na modernější databázový systém. Tento trend stále platí, ale stávající verze bibliograficko-knihovnického systému zatím neumožňuje tak dramatické změny, jaké musíme každoročně dělat z důvodů neustálých změn metodiky vytváření báze RIP resp. RIV. Proto se matriční databáze stále interně udržuje pod systémem Micro CDS/ISIS. Z důvodu velkého objemu dat je však rozdělena do čtyř částí, zahrnujících období 1985-1989, 1990-1993, 1994-1997 a 1998-.
Aby však byl zajištěn volný přístup k informacím o publikační aktivitě Akademie věd ČR, jsou data periodicky z těchto databází konvertována a vystavována na serveru KNAV a to ve dvou podobách. Jednodušší jsou roční bibliografické soupisy ve formátu HTML, rozčleněné podle jednotlivých ústavů. V rámci těchto ročních soupisů jsou data řazena abecedně dle prvního autora. Tato forma dává globální přehled o publikační aktivitě jednotlivých autorů, ale neumožňuje cílené hledání. Data jsou k dispozici za léta 1993-1998 s tím, že po revizi úplnosti budou postupně zveřejňována i data starší produkce.
K tomu slouží druhá forma vystavených dat , a to pod vyhledávacícm systémem Excalibur EFS. Tento systém umožňuje vyhledávání jak v celém bibliografickém záznamu (ve všech jeho polích), tak v jednotlivých datových polí (jako např. v autorských údajích, v titulu apod.). Systém Excalibur dovoluje vyhledávat dokonce i tak, že lze logicky spojit databázi ASEP s databázemi katalogů jednotlivých knihoven a pracovat tak na virtuálních databázových komplexech. Vyhledávání přitom může být jak přesně cílené, tak „přibližné" (fuzzy search), což je zejména výhodné při prohledávání titulů prací v českém jazyce. Dalším posílení vyhledávacích funkcí systému Excalibur bude využití vícejazyčných tezaurů.
Jak již bylo řečeno, systém ASEP se v průběhu 13 let své existence vyvinul v užitečný nástroj, sloužící především k hodnocení produktivity vědecké práce.