Seminář Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě: možnosti vzájemné spolupráce, který se konal 6. prosince 2000 v hlavní budově Městské knihovny v Praze, nabídl v podstatě první oficiální příležitost u nás (pomineme-li speciálně zaměřená setkání odborníků působících v oblasti historických fondů) ke konfrontaci zkušeností s využíváním digitálních technologií v těchto tzv. sbírkotvorných institucích (či "paměťových", jak se pod vlivem anglické terminologie v literatuře označují). Těmto technologiím se oprávněně přisuzuje potenciál (některé v praxi realizované projekty nás o tom mohou přesvědčit) narušit z hlediska uživatele jejich přirozené, neprostupné hranice a integrovat objekty, které spravují, resp. jejich digitální reprezentace, v prostředí webu do jednoho informačního systému, aniž by se současně stíraly rozdíly, které mezi těmito institucemi panují z funkčního hlediska. Tato akce, která (byť ve skromné podobě) následovala příkladu ze zahraničí, kde se hledají odpovědi na otázky týkající se smyslu digitálních knihoven jako nástupců tradičních informačních institucí, byla proto sama o sobě přínosná, i když bylo patrné z některých referátů a diskusí v plénu, v nichž nezřídka zaznívaly vysvětlující poznámky určené protějškům v auditoriu o tom, jakou roli v informačních službách knihovny, archivy a muzea hrají, že v této chvíli se spíše dají jen naznačit možnosti budoucí kooperace (či oblastí, v nichž by se jejich činnosti mohly setkávat) než formulovat konkrétní návrhy.

V úvodním vystoupení Vít Richter (Národní knihovna ČR) poukázal na skutečnost, že ICT ovlivňují vývoj společnosti - zejména je to markantní v ekonomice a informačních službách. V této souvislosti se pak často hovoří - nejen v odborných kruzích - o "informační společnosti" (někdy přestává být jasné, zda jde o pouhý módní trend či politickou proklamaci nebo reflexi reality). Přes nesporné klady tohoto procesu hrozí nebezpečí, že společnost bude rozdělena podle toho, zda občané mají či nemají přístup k ICT (umějí či neumějí s nimi zacházet), a proto je role státu nezastupitelná. Podle V. Richtera se ve vyspělých zemích projevuje v těchto oblastech: podpora výstavby infrastruktury a tvorby informačních zdrojů, zajištění rovnosti šancí v přístupu k ICT, snižování telekomunikačních tarifů, růst informační gramotnosti, schválení příslušných legislativních předpisů (např. zákon o elektronickém podpisu, zákon o svobodném přístupu k informacím, knihovnický zákon, daňové úlevy). V. Richter dále připomenul známé iniciativy ve Spojených státech (Global Information Infrastructure) a v rámci Evropské unii (tzv. Bangemannovu zprávu) a především aktuální manifest eEurope: an information society for all (březen 2000), který vymezuje do roku 2003/2004 rámcový program postupu Evropské unie při implementaci ICT v deseti prioritních oblastech s cílem vyrovnat ztrátu za USA (školství, liberalizace telekomunikačního trhu, e-commerce, rychlé připojení k Internetu pro akademickou sféru, univerzální kreditní karty, disponibilita rizikového kapitálu pro malé a střední podniky působící v informačním průmyslu, odstraňování bariér pro handicapované občany, zdravotnictví online, snižování nákladů na dopravu a přístup k informacím veřejné správy). S touto iniciativou do značné míry koresponduje materiál Státní informační politika - cesta k informační společnosti z roku 1999. V. Richter rekapituloval kroky, které při uplatňování informační politiky od té doby podnikly státní úřady - v resortech školství a kultury zmínil Koncepci státní informační politiky ve vzdělávání, resp. grantový program Veřejné informační služby knihoven (VISK). Termín odevzdání přihlašovaných projektů v podporgramech VISK 2 až 7 je stanoven na 15. ledna 2001. Podle informací, které má Národní knihovna ČR k dispozici, bylo v době konání semináře připojeno k Internetu asi 500 veřejných a 600 odborných knihoven. Celkem 454 z nich má vlastní webovou prezentaci. Zatímco VISK je v Akčním plánu realizace SIP do konce roku 2002 explicitně uveden, archivy, muzea a památková péče nebyly vzaty vůbec v úvahu, přestože v dokumentu "Státní informační politika - cesta k informační společnosti" se říká, že "Informační technologie také zásadně ovlivní ochranu a zpřístupnění kulturního dědictví všem občanům (unikátní sbírky knihoven, archivů, muzeí a galerií)." Podle V. Richtera nezbývá než se snažit dosáhnout aktualizace SIP, aby byla pro muzea a archivy příznivější, příp. se pokusit o prosazení vlastní koncepce, která by se týkala těchto institucí.

Zajímavý pohled na problematiku vztahu knihoven, archivů a muzeí vnesl Adolf Knoll (Národní knihovna ČR), který sice zdůraznil, že každá z těchto institucí spravuje jiný typ materiálu (dokumenty/publikace - archiválie - exponáty), ale všem je vlastní, že jsou informačními institucemi v tom smyslu, že zprostředkovávají v čase přenos informací od tvůrce k současnému příjemci. Tato úloha je však opodstatněná tehdy, pokud dokáží přidat další hodnotu (jinak se podle A. Knolla tento proces komunikace bez nich obejde). K tomu je ovšem třeba dodat, že názory instituce a jejich uživatele (badatele či návštěvníka) na to, jakou podobu tato přidaná hodnota má mít, se mohou lišit. Vznikají tak nové objekty (složené digitální dokumenty tvořené daty a metadaty jako nástroji popisu), které vyžadují zvláštní režim při archivaci. "Dostat se k informacím" v tradičním komunikačním prostředí znamená konzultovat sekundární informační zdroje (lokální či souborné), abychom zjistili, zda vůbec a kde se hledané informace vyskytují, a pak příslušnou instituci navštívit. V digitálním prostředí je pozice uživatele (nebo může být) snazší (pokud ovšem ví, kam se má obrátit), na druhé straně to vyvolává potřebu změnit styl práce zainteresovaných institucí a standardizovat jejich postupy (včetně formátů dat a metadat). Novou situaci A. Knoll demonstroval na příkladu dotazu týkajícího se podkladů k předválečnému letounu. Tento objekt může mít různou formu reprezentace v archivu (technická dokumentace), muzeu (fyzický exponát) a knihovně (monografie, články). Na základě toho lze definovat obecný model se čtyřmi vlastnostmi: reprezentace (viz výše, osoba (např. konstruktér, autor článku), čas (např. výroby, vydání) a místo (např. výroby, vydání). A. Knoll zdůraznil i negativní důsledky digitalizace (v tom nejširším pojetí): knihovny se etablují jako informační instituce v úzkém slova smyslu (jako zprostředkovatelé zdrojů, které nevlastní), doporučují uživateli, co by měl potřebovat či "pracují pro sebe".

Ladislav Kesner (CMS/LORD Culture Consulting) ve svém příspěvku vyslovil názor, že díky ICT, které jsou zaváděny částečně pod tlakem EU, mohou být izolovány aktivity vyvíjené v jednotlivých institucích. Chybí však odhodlání státu reflektovat realitu v této oblasti a skutečně podle toho konat, za což nepovažuje vize vyjádřené například v tzv. kulturní politice schválené v roce 1999. Potvrdil současně, že postavení knihoven je v tomto směru lepší než postavení archivů a muzeí. Jejich situaci nikterak neulehčuje jejich pasivní vyčkávání, nedokáží se podle Kesnera dostatečně silně "přihlásit o slovo" a sdělit, že také poskytují informační služby. Obává se proto, že samotné přidělení finančních prostředků by nemělo žádoucí efekt. L. Kesner se domnívá, že možným řešením, jak ovlivňovat veřejnou správu, je ustavit zájmová sdružení či konsorcia, jejímiž členy jsou sbírkotvorné instituce. Jako zahraniční příklad uvedl americkou National Initiative for a Networked Cultural Heritage (NINCH), na jejíž činnosti se podílí např. Library of Congress, knihovny Harvard a Cornell University, American Association of American Museums, Association of Research Libraries, Smithsonian Institution aj.; Archives & Museum Informatics a britská Arts & Humanities Data Service, kterou financuje Joint Information Systems Committee. L. Kesner rovněž zmínil tři projekty virtuálních sbírkotvorných institucí: Perseus Digital Library při Tufts University, která zahrnuje volně přístupné sbírky transkribovaných textů, digitalizovaných výtvarných děl, map a fotografií vztahujících se k několika tematickým okruhům (antická kultura, anglická renesance, Londýn a Kalifornie), které jsou fyzicky soustředěny na mnoha místech; Art Museum Image Consortium (AMICO), jehož fond tvoří asi 65 tisíc kopií exponátů z 30 amerických muzeí, které jsou však k dispozici pouze členům tohoto konsorcia, a pilotní projekt "Monuments of the Future" - virtuální podobu výstavy ruského avantgardního umělce Ela Lissitzkého, kterou pořádal Getty Research Institute.

Petr Břicháček (Albertica icome Praha) v rámci své prezentace systému pro správu digitálních dokumentů Aip*Safe charakterizoval etapy "životního cyklu" digitálních dokumentů uvnitř podniku a dále zdůraznil význam jazyka XML jako formátu pro univerzální využití v elektronické komunikaci, což je bezesporu pro uživatele výhodné, neboť v důsledku bude znamenat vazební prvek mezi specializovanými systémy.

Bohdana Stoklasová (Národní knihovna ČR) podala přehled současných standardů jmenného a věcného popisu (UNIMARC, AACR2R a ISBD, resp. MDT (UDC-MRF) a předmětová hesla NK), které musí řešitel každého grantu, pokud chce být úspěšný, respektovat, a jejich pravděpodobné nástupce (MARC21, CR21 a revidovaný ISBD, resp. LCSH a propojené klasifikace MDT, DDC a LCC). Upozornila na studii na téma obecný funkční model požadavků na zpracování bibliografických záznamů (Functional requirements for bibliographic records), kterou zpracovala odborná skupina IFLA v roce 1998 a v jejímž rámci jsou definovány čtyři entity jako výsledky "intelektuálního nebo uměleckého úsilí", které jsou zachyceny v bibliografických záznamech: dílo, jeho vyjádření v určité formě (text, hudba, obraz), manifestace (fyzická fixace předchozího - např. CD-Audio) a popisná jednotka jako jeden její exemplář. Tento model mj. umožňuje konstruovat vazby mezi záznamy různých vyjádřeních téhož díla. Jako příklad možné spolupráce knihoven, muzeí a archivů vysvětlila koncept informační brány, jehož smyslem je vytvořit jednotné rozhraní (pomocí protokolu Z39.50) pro přístup k rozličným druhům primárních a sekundárních zdrojů a v neposlední řadě umožnit - z hlediska účastnických institucí - sdílení zdrojů a technického vybavení, a tak do značné míry eliminovat problémy vyplývající z diverzity až nekompatibility jednotlivých systémů, které vyžadují znalost struktury daných databází, dotazovacích a selekčních jazyků, práce s odlišným aplikačním softwarem, nemluvě o obtížném průřezovém tematickém vyhledávání.

V bloku věnovanému archivům nejprve vystoupili Tomáš Kalina a Miroslav Kunt (Státní ústřední archiv). Na rozdíl od publikací, které jsou uchovávány v knihovnách, u archiválií je pevná vazba záznamenaných informací na nosič i v době, kdy se rozšiřuje počet a druhy digitálních dokumentů. Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů, definuje archiválie jako "písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které ... vzhledem k dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu". Při shromažďování archiválií se uplatňuje princip výběrovosti a tzv. provenienční princip (archivní fond je tvořen souborem archiválií jako výstupů z činnosti jednoho původce, kterým je obvykle právnická osoba). Primárním nástrojem při vyhledávání v archivním fondu je archivní pomůcka, která obsahuje úvod s celkovou charakteristikou složení a vývoji fondu, soupis jeho obsahu na úrovni inventárních jednotek a fyzické uložení a rejstříky (např. věcné, geografické a jmenné). Podle T. Kaliny metodika popisu archiválií nepostoupila směrem k mezinárodní standardizaci tak daleko jako v knihovnictví. V anglosaských zemích je patrné, že tyto normy se opírají o AACR (např. britský Manual of Archival Description - MAD2, který byl vydán na konci 80. let). Dalšími normami, které našly širší uplatnění, jsou General International Standard Archival Description - ISAD(G), jehož druhé vydání vyšlo v roce 1999, a International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families - ISAAR(CPF) z roku 1995. V druhém případě jde, jak název napovídá, o pravidla určená pro kontrolu korporativních autorit pro účely rejstříků, která jsou podle M. Kunta základním přístupovým bodem v archivech. Z ISAD(G), resp. z hierarchické struktury popisu archiválií vychází metadatový formát Encoding Archival Decsription (EAD), který v současnosti spravuje Library of Congress ve spolupráci se Society of American Archivists. Aktuální verze jeho DTD (1.0) z roku 1998 byla uvedena v soulad s metajazykem XML jako předpokládaným nástupcem SGML. ICT jsou v archivnictví aplikovány především při tvorbě a retrokonverzi archivních pomůcek (zatím spíše v exeprimentálním režimu), které však musí existovat aspoň paralelně v tištěné nebo psané podobě. S digitalizací archiválií samotných se příliš nepočítá. M. Kunt představil program Janus 2000 (producent DLG Computers) pro tvorbu archivních pomůcek. V SÚA bylo nasnímáno a takto registrováno asi 22 tisíc stran formátu A4.

Na tento příspěvek navázal Tomáš Číhař (Státní okresní archiv v Pardubicích). Podle jeho slov se databázové aplikace používají v českém archivnictví ve čtyřech oblastech: předarchivní péče (výběr, revize a skartace archiválií), evidence archiválií (přejímka materiálu, archivní pomůcky, knihovna, karty tzv. Jednotného archivního fondu), agenda spojená s badateli a řízení archivu. V souvislosti s evidencí fondů, sbírek a archivních pomůcek uvedl systémy PEvA (Visual FoxPro 3.0 pro Windows) a registry firem a pečetí (FoxPro 2.5 pro MS-DOS). Obecně se používají systémy vytvářené svépomocí (MS Access), vedle nich fungují systémy komerční (Bach Systems, DLG Computers) nebo komplexní informační systémy archivů (např. Archiv hl. města Prahy a SOkA Jihlava). Důvody ke zhotovování digitálních kopií archiválií (pro badatelské účely ve formátu nekomprimovaný TIFF) jsou podle T. Číhaře tyto: ochrana jejich fyzického stavu, rychlejší přístup, tisk bez manipulace s originálem, ochrana před odcizením, kopie ze soukromých sbírek. Pro pořízení záložních kopií doporučuje Sekce archivní správy Ministerstva vnitra ČR ve svém metodickém pokynu z roku 1998 mikrografii. Využitím ICT v archivnictví, zejména elektronickou evidencí archiválií se zabývá skupina PSVT tvořená pracovníky východočeských archivů. Návrhy popisu některých druhů archiválií jsou uvedeny na její webové stránce.

Františka Vrbenská (Národní knihovna ČR) informovala o založení české pobočky mezinárodního výboru Modrý štít (ustavující schůzka se uskutečnila 21. dubna 2000), který jako svůj hlavní cíl sleduje ochranu dokumentového dědictví před poškozením nebo zničením následkem živelních katastrof a vojenských konfliktů. Signatáři základající smlouvy tohoto sdružení se staly SKIP ČR, Česká archivní společnost a české výbory ICOM a ICOMOS. Ještě před jeho ustavením byl v listopadu 1999 uspořádán v Olomouci kulatý stůl, jehož se zúčastnili zástupci kulturních institucí, které mají zkušenosti s likvidacemi škod po živelních pohromách v poslední době. Detailně byly analyzovány kroky, které byly podniknuty po požáru v Chodském muzeu v Domažlicích a po povodni ve Slováckém muzeu v Uherském Hradišti. Podle F. Vrbenské hlavní úkol Modrého štítu u nás spočívá v metodické činnosti a ve spolupráci s úřady veřejné správy.