Bouřlivý zavádění a rozvoj výpočetní techniky v první polovině 90. let naštěstí nezůstalo utajeno ani státním okresním archivům. I přes značnou finanční náročnost se podařilo zahájit některé zajímavé projekty. O situaci v Státní okresní archiv Liberec (SOkA) bych se chtěl velmi stručně zmínit na následujících řádcích.

Začátky

Koncem roku 1993 řešil SOkA Liberec otázkou nákupu výpočetní techniky (včetně software). Náš tehdejší "park" představovaly pouze dva PC (386 a 486). Východiskem se stal záměr pořizovat digitální (záložní) kopie archivního materiálu, primárně zatím trvale nedeponovaného v archivu. Uvažovali jsme především o nezanedbatelném množství kronik uložených na obecních a městských úřadech, v držení spolků či soukromých osob. Sekundárně jsme hodlali pořizovat kopie archiválií sice deponovaných v archivu, ale vyžadujících zvýšenou ochranu (jak před zcizením, tak i poškozováním častým používáním).

Z výběrového řízení vyšla vítězně firma MT Elektronika se systémem Hyparchiv (verze 4.0.3). Bohužel ve snaze uspět za každou cenu firma postupně snižovala cenu nabízené sestavy. Nikoli však cestou vlastních úspor, ale oklešťováním nabízeného PC. Konečná dodávka zahrnovala PC 486/33, RAM 8 MB, HDD 500 MB, magnetooptickou mechaniku RF 3070 a čb scanner Fujitcu 3096 E+ (A3) s podavačem listů. Sw Hyparchiv pracoval pod Win 3.11. Výsledkem byl systém pracující relativně pomalu a s ohledem na velikost HDD vyžadující časté zálohování na magnetooptický disk.

Zhruba po půl roce provozu systém zkolaboval. Bylo nutno zmodernizovat PC, ale především pracně rekonstruovat strukturu archivních svazků. (Pozn.: Nasnímaná data jsou komprimována ve formátu CCITT 4 a ukládána do jednoho souboru. Velikost souboru - tzv. archivního svazku - určí obsluha předem nebo upraví podle momentální potřeby.) Naštěstí nedošlo k žádnýmu poškození dat uložených na discích (v archivních svazcích), ale bylo třeba (laicky řečeno) "vnutit reinstalovanému programu jejich existenci". Tato procedura patrně nebyla jednoduchou záležitostí, protože firmě trvalo téměř tři týdny, než jsme mohli program začít opět používat. Po této události systém pracuje k naší spokojenosti.

Vlastní digitalizace

Jak jsem nastínil, naším záměrem je digitalizovat především materiál uložený mimo náš archiv a pořízené kopie v souladu se zákonem zpřístupňovat badatelské veřejnosti.

Při digitalizaci užíváme nejčastěji následující postup. Ze zapůjčeného dokumentu je pořízena kopie na xeroxu. Netradiční rozměry listů jsou většinou upraveny (zoom) na formát A4 nebo A3. Kopie pak s pomocí automatického podavače nasnímáme poměrně rychle do PC. Program Hyparchiv umožňuje snadné prohlížení a tisk např. celé kroniky.

Hyparchiv ukládá snímky pouze v černobílé škále. Proto pokud se v kronice vyskytnou barevné ilustrace, fotografie atd., jsou navíc nasnímány přímo z kroniky i scannerem HP 3c a vypáleny na CD-ROM.

Je jasné, že uvedený postup není ideální, ale technické a cenové možnosti v roce 1994 nelze s dneškem srovnávat. Pro prvotní snímání vázaných předloh je s ohledem na různé formáty předloh praktičtější právě kopírka (Hyparchiv nabízí při snímání pouze nastavení základních formátů). Z kopírovaných předloh se navíc uvolňují různé mechanické nečistoty, které již značně „poškrábaly" vrchní sklo na kopírce. Vlastní kopírování je bohužel značně namáhavé nejen pro obsluhu, ale i pro snímaný materiál. Řešením je jednoznačně možnost vrchního snímání.

S ohledem na použití magnetooptické mechaniky (po problémech jiných institucí s případnou poruchou a opravou) a z bezpečnostních důvodů, máme zhotoveny duplicitní kopie všech archivních svazků na CD-ROM uložených v klimatizovaném trezoru.

Budoucnost?

Problémy manipulace s materiálem při kopírování a především ochrana tohoto materiálu nás nutí hledat řešení využívající vrchního snímání předloh. Jejich velikost se sice různí, ale obecně začíná u A4 a končí mírným přesahem A3. Na konečný výběr zařízení bude mít nepochybně vliv nejen dostatečné rozlišení (i pro takto velké předlohy), ale pochopitelně i celková cena.

SOkA Liberec měl možnost posuzovat např. knižní scanner PS 3000 od Minolty, který nedostačoval především velikostí A3. Na letošním Invexu se objevil jeho nástupce (tuším PS 6000) s formátem A2, zatím pouze jako demo (s předpokládanou dodávkou v 1. čtvrtletí 1999). Uvidíme, zda právě toto zařízení nebude tím pravím řešením...

I přes nastíněné problémy jsme za čtyři roky digitalizovali téměř 20 tisíc stránek především z kronik. Jenom podotýkám, že nikdo ze zaměstnanců archivu není na digitalizaci přímo vyčleněn. Věřím, že naše zkušenosti mohou pomoci nebo varovat před možnými problémy digitalizace.