V poslední době začínají pronikat počítače do institucí zabývajících se zpracováním historického písemného materiálu a tento trend sebou přináší i potřebu specializovaného programového vybavení. Cílem požívaných programů není pouhá inventarizační evidence uloženého fondu ale také možnost jejich historického zpracování.

K tomuto účelu slouží například produkty firmy Bach systems s.r.o., které nejen splňují požadavky na inventarizaci, ale umožňují také volný způsob rejstříkování. Programy obsahují pět základních rejstříku: jmenný, místní, věcný, dat a objektů (pozn. názvosloví jednotlivých rejstříků lze nastavovat podle zvyklostí dané oblasti) a specializované rejstříky pro konkrétní aplikaci (např. rejstřík použitých fondů). Základní rejstříkové odkazy se provádí automaticky po vyplnění příslušných položek evidence (např. místo vydání se přenáší do rejstříku míst) nebo ručním výběrem požadovaných hesel. Jednotlivé specializované programy jsou součástí systému ProArchiv.

Hlavní předností systému ProArchiv je program s názvem Centrální rejstřík, který zastřešuje všechny specializované aplikace (např. Archiv událostí, Staré a vzácné tisky, Inventáře, Papírové listiny, Pergameny, Fotoarchiv atd.) a využívá jejich data pro vytvoření centrálního rejstříku dané instituce. Pomocí tohoto produktu lze provádět komplexní hledání v uložených datech rejstříků s možností zobrazení příslušné evidenční karty odborné aplikace.

Podrobněji bych se chtěl zmínit o programu Archiv událostí, který lze využívat také samostatně na libovolné zpracování historických událostí. Základní evidenční karta obsahuje pouze nejdůležitější identifikační znaky (název a kód fondu, signaturu, inventární číslo, datum, pramen, atd.) a položky obsah a poznámka, které jsou bez omezení délky vkládaného textu. Program umožňuje zařazovat libovolná hesla do příslušných rejstříků a v neposlední řadě také vytvářet odkazy na související hesla, která se nevyskytují v samotném textu události ale nějakou formou s ní souvisí. Díky této vlastnosti vznikají historické rejstříky s tématickým zaměřením vhodné pro badatelské činnosti. Veškerá data se následně mohou přenášet do Centrálního rejstříku, kde se sdruží s ostatními aplikacemi a vzniká zajímavý pohled na historická data a jejich vazby.

Prohledávání usnadňují funkce jako hledání podle slova, výběr na základě stanoveného kriteria nebo hledání přes vazební rejstříky. Za zmínku také stojí zajímavá vlastnost některých položek, které při editování (po stisku kláves [Ctrl] + [Space]) nabízí seznam již dříve vložených údajů a provádí jejich automatické dohledávání. Na rozdíl od klasické nabídky pomocí tzv. pole se seznamem (ComboBox) nedochází k neúnosnému zpožďování při editování. Zajímavým nápadem je využití této funkce při zadávání výběrového kriteria kde se automaticky modifikuje podle navoleného výběrového pole.

Program obsahuje základní vzory tiskových sestav, které si uživatel může libovolně měnit a doplňovat. K tomuto účelu je zapotřebí základní znalost práce s programem MS Access a jeho oprávněná licence na příslušném počítači. Veškeré tiskové sestavy jsou uloženy v samostatném souboru a aplikace je pouze využívá, tím je zajištěna ochrana před neodborným zásahem do samotného programu.

Podrobnější informace jsou k dispozici na našich stránkách v PDF souboru ProArchiv.