Knižnice vždy zohrávali a zohrávajú významnú úlohu pri rozvoji a distribuovaní znalostí. Znalostný manažment knižnice vyžaduje vedieť nakladať s informáciami, ich rýchly prevod a prepojenie medzi jednotlivcami a ich činnosťami. To nevyhnutne vyžaduje ovládanie personálnej a technologickej stránky manažmentu znalostí. Z toho môžeme konštatovať, že knižnica by sa mala v systéme znalostného manažmentu orientovať primárne na tieto oblasti:

• poskytovanie služieb pre komunitu užívateľov,
• zdieľanie informácií a komparácia potrieb užívateľov,
• analýza dokumentov, triedenie a ich riadenie,
• budovanie indexov,
• znalosť aktuálnych databáz,
• práca s informačnými systémami,
• nové pokroky vo vyhľadávacích službách,
• elektronické publikovanie,
• orientácia na tímovú prácu zamestnancov knižnice,
• vzdelávanie a rozvoj v knižničných službách,
• Zvýšenie atraktivity svojich služieb knižnice.

Znalosť - pojem a obsah

Pri definovaní jednotlivých úloh, na ktoré by sa mali zamerať knižnice je nevyhnutné pochopiť podstatu a jadro manažmentu znalostí, ktorý vychádza zo samotnej podstaty pojmu znalosť.

Autori Alavi a Cook (Alavi - Cook, 2001) tvrdia, že ak chceme definovať pojem znalosť, mali by sme dôsledne rozlišovať termíny dáta, informácie a znalosti. Dáta podľa nich reprezentujú tzv. surové údaje, informácie sú spracované údaje a znalosti sú overené informácie.

• dáta / údaje – sú tvarom množného čísla latinského slova dátum. Dáta sú vyjadrené ako symboly (písmena, text, zvuk, obraz), ale môže ísť aj o zmyslové vnemy (čuch, hmat). Z fyzikálneho hľadiska sa dáta chápu ako istá následnosť znakov, či signálov, ktorá odráža skúmanú skutočnosť. Odrážajú objektívnu realitu a konkrétne udalosti bez väzby na pôsobenie iných vplyvov. Niektorí autori v rámci tejto kategórie rozlišujú pojem signál ako kategóriu pre zmyslové vnemy z fyzikálneho sveta. Tie sa po prijatí menia na údaje.
• informácie – ide o účelové spracovanie údajov, ktorým jednotlivec v procese interpretácie prisudzuje určitý význam. Informácie sú výsledkom interpretácie údajov na základe individuálnych schopností a hodnôt. Poskytujú odpoveď na otázky kto?, čo?, kedy?, kde?. Význam informácie nastáva vzájomným prepojením údajov. Vznikajú na základe pochopenia vzťahov medzi údajmi, prípadne inými informáciami alebo zaradením do kontextu.
• znalosť – tu môžeme povedať, že znalosť reprezentuje určitý súbor skúseností, hodnôt, kontextových informácií. Znalosť vzniká v hlavách pracovníkov, nie je udržiavaná iba v dokumentoch a manuáloch ale jej charakteristickou vlastnosťou je osobný charakter a bezpodmienečná väzba na jednotlivca. Taktiež je pre znalosť príznačný dynamický a premenlivý charakter ku vzťahu k jej obsahu. Tu môžeme vyjadriť taktiež názor, že znalosť nepredstavujú iba informácie, k samotným informáciám je potrebná akcia a čin:

znalosť =  informácie + x, kde x prestavuje akciu

Znalosti sú informácie, ktoré držia v mysli jednotlivci. Ide o informácie osobného charakteru (môžu a nemusia byť nové, unikátne, užitočné alebo presné) týkajúce sa faktov, postupov, koncepcií, výkladov, nápadov, pripomienok a vyhodnocovania záverov. Títo autori dávajú do popredia ikonoklastický argument v súvislosti s tvorbou znalosti. Tento argument je založený na tvrdení, že znalosti vznikajú na základe kognitívneho spracovania informácií, ktoré bolo vyvolané na základe nových podnetov, pričom znalosti definujú z týchto perspektív:

• stav mysle (state of mind) – tento aspekt poníma znalosti ako výsledok individuálneho štúdia alebo osobného štúdia a získavania skúsenosti. Ide o súhrn toho, čo sa človek naučil, objavil alebo čo skutočne vnímal. Tento pohľad sa zameriava na využitie individuálnych znalostí jednotlivca v prospech organizácie,
• objekt (object) – ide o niečo, čo sa dá získať, uskladniť, s čím sa dá manipulovať, podávať ďalej a podobne. Táto perspektíva vyjadruje znalosti ako zhmotnené veci, ktoré sú vyjadrené v produktoch firmy, ktoré ponúka na trhu,
• proces (process) – ponímanie znalosti ako procesu sa zameriava na výhody, ktoré nám môže pomôcť práca sa znalosťami v organizácii. Taktiež táto perspektíva hovorí o neustálej možnosti aplikácie odbornosti „stavu znalosti“ v rôznych oblastiach,
• podmienky (conditions) prístupu k informáciám – súvisia s podnikovou klímou, ktorá vytvára predpoklady pre prístup jednotlivcov k získavaniu informácií a ich transformáciu na znalosti,
• schopnosť (capability), spôsobilosť s potenciálom ovplyvňovať budúce konanie – tento aspekt je založený na názore, že znalosť podstatne ovplyvňuje budúci vývoj organizácie. Dáva do pozornosti otázku selektovania a triedenia informácií, pretože nie všetky informácie nám zabezpečia rovnakú užitočnosť. Taktiež tu hovoríme o spôsobilosti na základe určitých znalostí.

Z tejto definície nám vyplýva, že knižnice môžu ovplyvniť znalosti jednotlivcov primárne v aspekte stavu mysle, t.z. keď dochádza k sústredeniu znalostí na základe štúdia, no ich kvalitu determinujú podmienky k ich prístupu – kolaboratórium knižnice (Twidale – Nichols, 1998). Tento termín označuje kooperáciu za účelom zdieľania zdrojov. V organizácii môže dochádzať k rôznej spolupráci medzi jednotlivcami, v prípade knižnice to môže byť napríklad počítačovo podporované kolaboratórium (CSCW). V tomto kontexte môžeme aplikovať rôzne formy spolupráce v nadväznosti na čas a miesto:

• rovnaký čas, rovnaké miesto: referenčný rozhovor, požičanie knihy, vzdelávanie používateľov (praktické),
• rovnaký čas, rôzne miesto: telefónne služby, vzdialené databázy, video konferencia,
• rôzny čas, rôzne miesto: emailové služby, hlasové schránka, poštové služby,
• rôzny čas, rovnaké miesto: oznámenia, poznámky, vzdelávanie používateľov (referenčné materiály).

Manažment znalostí - dôležitý faktor rozvoja knižnice

V súčasnosti sa manažment znalostí považuje za nevyhnutný faktor, ktorý pomáha dosahovať konkurenčnú výhodu na trhu, pretože jeho podstatou je práca s nehmotnými aktívami, ktoré sú oproti iným výrobným zdrojom veľmi ťažko nahraditeľné. Knižnice taktiež potrebujú implementovať tieto princípy do svojej praxe, pretože vlastnia cenné informácie a je iba na nich akým spôsobom ich čo najefektívnejšie premenia na znalosti.

Autori Mesároš a Čarnický (2006) chápu pod manažmentom znalostí systematický proces hľadania, výberu, organizovania a prezentovania informácií spôsobom, ktorý zlepšuje porozumenie pracovníka špecifickej oblasti záujmu. Je to umenie identifikovať latentné znalosti a nájsť cestu na ich zdieľanie. Systém znalostného manažmentu poskytuje sústavu (framework), v ktorej organizácia vidí všetky svoje procesy ako znalostné procesy. Všetky obchodné procesy zahŕňajú tvorbu, rozširovanie, aplikáciu znalostí smerom k organizačnej náplni a samotnej existencii. Ide skôr o chápanie znalosti ako procesu. Na základe tohto prístupu môžeme stanoviť hlavné úlohy manažmentu znalostí:

• Proces tvorby nových znalostí – podniky v súčasnosti prosperujú vtedy, ak sú schopné vyvíjať a produkovať nové znalosti z rôznych oblastí. Vývoj týchto znalostí je založený na nových nápadoch, kreativite, expertíze a skúsenostiach,
• Proces zabezpečenia a sprístupnenia znalostí – znalosti v podniku musia byť uchované na správnom mieste (databáze) a prístupné správnym ľuďom v správnom čase a v správnej forme (skôr sa tu jedná o explicitné znalosti),
• Proces poskytovania a distribuovania znalosti – znalostný manažment v podniku musí zabezpečiť, aby znalosti boli distribuované a doručované tým zamestnancom, ktorí ich môžu nejakým spôsobom využiť, pričom sledujú zefektívnenie práce a podnikové ciele,
• Proces kombinovania dostupných znalostí – veľa nových a užitočných informácií vzniká práve kombináciou dostupných znalostí v podniku, pričom sa môže prejaviť synergický efekt z tejto činnosti.

Efektívne riadenie znalostí by však malo zabezpečovať, aby sa znalosti nielen zhromažďovali a ukladali do databáz, ale aby sa aj racionálne využívali. Predpokladom využívania znalostí v podniku je najmä ich neustále šírenie a sprostredkovanie správnym ľuďom, v primeranom rozsahu a správnom čase.

K základným cieľom v procese aplikácie znalostného manažmentu patrí:

• tvorba knižnice znalostí,
• jednoduchší prístup ku znalostiam,
• vybudovanie prostredia znalostí,
• správa znalostí ako aktíva firmy.

Iný pohľad (Collison – Parcel, 2005) reprezentuje manažment znalostí ako široké spektrum aktivít, kde na začiatku týchto aktivít stojí tzv. „zachytenie“ a na druhom konci sa nachádza „komunikácia ľudí“, ktorí zabezpečujú neustály proces a šírenie nových znalostí.

Niektorí autori (Hvizdová, Davenport, Miklošík, Nonaka, Takeuchi) pri formulovaní pojmu manažment znalostí vychádzajú z ponímania a typológie znalostí na explicitné a tacitné (Tabuľka 1). Na základe logickej typológie znalostí môžeme účelne naformulovať aj úlohy a ciele manažmentu znalostí. Explicitné znalosti sú znalosti formálneho charakteru, systematické, je ich jednoduché zdieľať a komunikovať. Sú vyjadrené v slovách a číslach, zdieľajú sa vo formáte dát, formúl, manuálov, sú transferované medzi jednotlivcami prostredníctvom intranetu, vyhľadávačov, databáz a podobne. Sú viazané na využitie informačných technológií. Na druhej strane tacitné znalosti (tiché, nekodifikovateľné) sú hlboko zakorenené v činnostiach a postupoch jednotlivcov, pričom je veľmi zložité ich formalizovať a komunikovať iným. Môže ísť napríklad o zručnosť v profesii, aktivity tímu atď. Na základe typológie znalostí na explicitné a implicitné môžeme vymedziť dva základné rozdielne prístupy k manažmentu znalostí. Explicitné znalosti vytvorili základ pre vznik tvrdej stránky (IT Track), nazývanej aj technologická stránka manažmentu znalostí. Znalosti majú objektívny charakter a možno ich prenášať. Primárnym cieľom v tomto poňatí je tvorba, kodifikácia, uchovávanie a prenos znalostí. Zdôrazňuje sa rozhodujúca úloha výpočtovej techniky a metód informačného manažmentu. Využívajú sa matematické metódy a štatistické metódy. V tomto poňatí je vlastne explicitná znalosť totožná s informáciou. Typickým prístupom je dolovanie dát, strojové učenie, kategorizácia dokumentov, dolovanie textu a podobne.

Aj samotné učenie sa berie ako strojové učenie, takže z tohto pohľadu je termín „učiacej sa organizácie“ len metaforou. Mäkká, tzv. ľudská stránka (People Track) manažmentu znalostí sa snaží o efektívne využívanie tacitných znalostí a mäkkých determinantov riadenia a práve rozvíjanie tejto stránky je dnes spájané s výnimočnou kompetenciou podniku. Dôraz sa tu kladie na tacitné znalosti, ktoré majú subjektívnu povahu. Preto je problematické takéto znalosti získať, spracovať a zachytiť. Ak máme záujem tieto znalosti zdieľať, je potrebné ich previesť do podoby symbolov, čísel, písmen tak, aby boli všeobecne zrozumiteľné. Tento proces zachytávania tacitných znalostí je procesom premeny individuálnych znalostí na kolektívne znalosti. Predpokladom teórie tvorby znalostí je, že poznanie je tvorené a rozširované pomocou vzájomných interakcií. Organizácia nemôže (tacitné) znalosti a poznanie vytvárať, môže však vytvárať vhodné prostredie – prostredie podporujúce tvorbu znalostí. Takisto nemožno v tomto prípade hovoriť o riadení znalostí – riadiť možno len znalostných pracovníkov a možno vytvárať vhodné prostredie na toto riadenie. Často sa používajú pojmy ako znalosť organizácie, znalostný pracovník, učiaca sa organizácia, zdieľanie znalostí a dôvera.

Znalostný manažment knižnice je zhromažďovanie, spracovanie, rozvíjanie, uchovávanie a využívanie informácií z dokumentov v rámci celej spoločnosti. Ide tu o prácu s explicitnými znalosťami, ktorých cieľom je pri vhodnom prostredí rozvíjať a podporovať tacitnú dimenziu znalostí.

Tabuľka 1: Základná typológia znalostí
(DALKIR, K.: Knowledge management in theory and practise. Oxford: Elsiever Butterworth – Heinamann, 2005. ISBN 0-7506-7864-X, s.8)

Viacero odborníkov na manažment sa zhoduje v názore, že manažment znalostí je hybridnou disciplínou, nejde tu čisto len o vedu. Z funkčného prístupu môže zahŕňať oblasť učenia a rozvoja organizácie, riadenie ľudských zdrojov a informačné systémy. Z funkčného prístupu pre nás vyplýva viacero dôležitých poznatkov a predovšetkým to, že základnými prvkami úspešnej implementácie manažmentu znalostí v knižnici sú:

• spoľahlivá spoločná technologická štruktúra, ktorá umožní zdieľanie znalostí,
• spojenie ľudí, ktorí disponujú znalosťami a sú ochotní ich zdieľať, pýtať sa a počúvať,
• zavedené procesy pre jednoduchšie zdieľanie, overovanie a exktrakciu znalostí.

Je nesprávne, ak sa zameriame a koncentrujeme iba na jednu, prípadne dve, zo spomínaných troch oblastí. Ak sa zameriame na ľudské zdroje a technológiu, a vynecháme procesy, riskujeme, že prevezmeme chyby „minulých období“. Technológia a procesy nemôžu účinne fungovať bez zapojenia ľudských zdrojov. A nakoniec zameranie sa na ľudí a procesy bez technológie je spojené s nemožnosťou využitia príležitostí, ktoré nám poskytujú informačné technológie.