Systém knihoven ČVUT

Knihovny ČVUT vznikaly jako izolovaná pracoviště na jednotlivých fakultách ČVUT a při samostatných ústavech. Skutečným impulsem k jejich sjednocování bylo zavádění automatizace na začátku devadesátých let. Ta byla zaváděna centrálně a dotkla se všech oblastí knihovnické praxe. Společné problémy i úkoly, které knihovny musely řešit, vedly k tomu, že se postupně vytvořil v rámci ČVUT systém knihovnicko-informačního zabezpečení, který je institucionálně tvořen fakultními knihovnami, knihovnami samostatných ústavu a oddělením knihoven VC.

Systém knihoven ČVUT tvoří:

Ústřední knihovna Fakulty stavební a Fakulty architektury *
Ústřední knihovna Fakulty strojní
Ústřední knihovna Fakulty elektrotechnické *
Ústřední knihovna Fakulty jaderné a fyzikálně inženýrské
Ústřední knihovna Fakulty dopravní
Knihovna Kloknerova ústavu *
Knihovna Masarykova ústav vyšších studií
Knihovna výpočetního centra ČVUT*
Oddělení knihoven

Knihovny označené hvězdičkou jsou umístěny v různých budovách dejvického areálu ČVUT, ostatní knihovny jsou v budovách fakult v několika různých lokalitách Prahy.

Automatizace knihoven ČVUT

Automatizace knihovnických procesů byla postupně zaváděna do knihoven ČVUT již od r. 1989. ČVUT tyto snahy podporovalo tím, že umožnilo vyvíjet vlastní knihovnický software Automatizovaná knihovna (dále jen AK). Tento systém byl prvním českým knihovnickým systémem, který pokrýval všechny základní knihovnické procesy - od pořízení knihovní jednotky až po její výpůjčku. Prokázal svoji životaschopnost i ve srovnání s komerčními produkty, které v pozdějších letech pronikly do českých knihoven, a je s úspěchem používán i v současné době, byť s určitými modifikacemi. Systém byl koncipován tak, aby podporoval automatizovaný provoz jednotlivých knihoven ČVUT v jejich struktuře a logicky je propojoval prostřednictvím souborného katalogu.

Velké knihovny, tj. Ústřední knihovna Fakulty stavební a Fakulty architektury, Ústřední knihovna Fakulty strojní, Ústřední knihovna Fakulty elektrotechnické a Ústřední knihovna Fakulty jaderné a fyzikálně inženýrské mají lokální počítače napojeny na vlastní server, na kterém leží všechny programy AK a jsou na něm uložena všechna data knihovny. Přístup na server je umožněn pouze pracovníkům dané knihovny. Tzv, malé knihovny, tj. Ústřední knihovna Fakulty dopravní, Knihovna Kloknerova ústavu, Knihovna Masarykova ústav vyšších studií a Knihovna výpočetního centra ČVUT, z racionálních důvodů pracují na jednom společném serveru, na kterém jsou umístěny jejich lokální knihovny.

Pro zpřístupnění informací o fondech knihoven ČVUT je provozován Souborný katalog knihoven ČVUT v prostředí WWW (http://platan.vc.cvut.cz). Nadále je udržován i původní on-line katalog knihoven ČVUT, dostupný přes telnet na adrese telnet://anezka.vc.cvut.cz

Katalogizace v AK

Těžiště vývoje systému AK bylo v letech 1989-1992. Modul Katalogizace proto vycházel z platných pravidel, tj. ČSN O1 O195 a byl doplněn o doporučení ISBD. Co se týče směnitelnosti záznamů, záznam, pořízený v AK, mohl být exportován pomocí normy ISO 27O9 ve Výměnném formátu ( MAKS).

Katalogizace probíhala v jednotlivých knihovnách do lokálních databází, jejichž kopie byly přenášeny do on-line katalogu, od r. 1996 i do Souborného katalogu knihoven ČVUT v prostředí WWW. Vzhledem k tomu, že databáze jednotlivých fakultních knihoven byly vytvářeny lokálně (de facto izolovaně), objevují se (bohužel ještě dnes jako pozůstatky) v souborném katalogu duplicity katalogizačních záznamů, bylo-li zvoleno kritérium vyhledávání přes všechny knihovny ČVUT. Stávající řešení neumožňovalo vytvořit jeden záznam v knihovně, která první pořídila dokument, a ostatní knihovny by si už jen hotový katalogizační záznam stáhly a doplnily o nezbytné evidenční údaje na svojí knihovně. To znamenalo, že jeden a týž dokument mohl být v krajním případě katalogizován i osmkrát tj. ve všech knihovnách ČVUT. Ale duplicity záznamů v Souborném katalogu knihoven ČVUT nebyl jediný problém.

Standardizace

Závažnější problém se ukázal v r.1994, kdy v rámci projektu CASLIN (Czech and Slovak Library Network) byly schváleny standardy pro souborný katalog, a to UNIMARC jako výměnný formát a závazná pravidla AACR2.

Je pravda, že na začátku to zas tak závažný problém ani nebyl. Dlouho se o něm hlavně diskutovalo a teoretizovalo. Ale taky se čekalo na konkrétní výsledky Pracovní skupiny CASLIN pro standardizaci a jmenné zpracování, která se zabývala tvorbou nových pravidel (česká interpretace AACR2, stanovení minimálního záznamu pro souborný katalog). Knihovny ČVUT měly v této pracovní skupině svého zástupce, takže záhy začaly tušit, co je čeká.

Systém AK neumožňoval výše uvedené standardy dodržet. Nastal čas rozhodování a hledání. Rozhodovalo se, zda pokračovat ve vývoji vlastního řešení modulu Katalogizace nebo zda se orientovat na komerční produkty. Varianta vlastního vývoje neprošla z různých důvodů, které z dnešního pohledu už nejsou zajímavé. Čas volby vhodného komerčního produktu byl poměrně dlouhý. Byl hledán vhodný knihovnický systém, který by jednak splňoval požadavky standardizace, a jednak by vyhovoval podmínkám ČVUT, tj. systému distribuovaných knihoven a možnosti sdílené katalogizace a propojení knihovnického systému s informačním systém školy.

V průběhu roku 1996 byly knihovníkům ČVUT předvedeny všechny systémy, které byly dostupné na našem trhu. Pro rok 1997 byly již přislíbeny finanční prostředky na zakoupení knihovnického systému pro celé ČVUT. Stále nebylo rozhodnuto, protože ani jeden systém nebyl “dokonalý”, když přišly na svět “balíčky”, které jednoznačně ukončily rozhodovací proces.

Nové řešení - KPSYS

Na konci roku 1997 bylo nalezeno kompromisní řešení:

1. koupit komerční modul Katalogizace, který by splňoval požadavky standardizace a po technické stránce byl schopen komunikovat s AK a Souborným katalogem v prostředí WWW,
1. ponechat ostatní moduly AK v provozu, protože v konkurenci testovaných systémů obstály velmi slušně.

Byla provedena analýza dostupných knihovnických systémů, která vedla ke zvolení systém KPSYS, resp. jeho modulu Katalogizace, který se jevil jako optimální pro potřeby knihoven ČVUT. Modul katalogizace KPSYS splňoval odborné požadavky katalogizace, po technické stránce byl schopen komunikovat se stávajícím softwarem AK a cenově byl přijatelný.

Nové řešení předpokládalo úpravy ve všech komponentách systému, tzn.:

• vytvořit programy pro předávání záznamů z  KPSYS do souborného katalogu a ze souborného katalogu do AK,
• v AK vytvořit nové rozhraní pro vstup záznamů z KPSYS, provést globální číslování titulů v knihovnách ČVUT,
• Souborný katalog ČVUT přepracovat tak, aby mohl sloužit jako převodní prostředí pro přenos záznamů z KPSYSu do AK,
• zajistit integraci Polytematického strukturovaného hesláře (PSH) a číselníku Mezinárodního desetinného třídění (MDT) do pracovního prostředí knihovníků.

Modul Katalogizace KPSYS byl zakoupen, v první polovině roku 1998 byly provedeny požadované úpravy. Jednorázovým převodem 101 750 záznamů ze všech knihoven byla v létě 1998 vytvořena centrální databáze KPSYS ČVUT. Pro knihovníky bylo vytvořeno integrované prostředí, které umožňovalo paralelní práci ve všech komponentách systému sdílené katalogizace.

Sdílená katalogizace - princip fungování

Řešení sdílené katalogizace v podmínkách ČVUT představuje:

• katalogizování dokumentů z distribuovaných knihoven do jediné databáze- sdílení databáze,
• možnost přebírání již vytvořených záznamů z centrální databáze do lokální AK, kde se k záznamu připojí informace o knihovních jednotkách. - sdílení záznamu

Katalogizátoři jednotlivých knihoven (lokálně od sebe vzdálených) pracují nad jednou společnou databází, kterou sdílejí. V každé knihovně je katalogizátor - proškolený a obklopený pravidly, příklady a pomůckami. Než začne katalogizovat, je povinen se podívat do centrální databáze, zda titul, který chce zpracovat, již nemá hotový záznam. Poté zpracovává nový titul, příp. edituje již existující záznam. K záznamu se může vracet on nebo někdo z dalších katalogizátorů a provádět v něm změny, pokud není ukončena jeho katalogizace (změna v údaji Status titulu). Právo ukončení katalogizace a uložení záznamu má pouze správce sdílené katalogizace neboli supervizor. Záznam, který obsahuje chyby, suprevizor vrací zpět katalogizátorovi.

Katalogizace probíhá podle pravidel AACR2, která jsou povinná. Knihovníci mají k dispozici integrované prostředí, které jim umožní spustit aplikaci KPSYS a jako další okna spustit aplikace MDT, PSH a AK, příp. některý náš či zahraničí knihovní katalog. Po zpracování titulu si knihovník jeho záznam vyexportuje z centrální databáze KPSYS do svojí databáze AK, kde pokračuje v práci standardním způsobem. Přidělením přírůstkového čísla a signatury knihovní jednotce daného titulu je zpracování ukončeno a knihovní jednotku lze půjčit.

Sdílená katalogizace - zavedení do praxe

Nový knihovnický systém zpracování dokumentů na ČVUT byl uveden do praxe v  září 1998. Byla připravena kopie centrální databáze, na které si mohli katalogizátoři vyzkoušet nový systém. Bylo připraveno dvoudenní školení, na kterém probíhaly ukázky práce s novým softwarem a základní příklady katalogizace podle pravidel AACR2. K dispozici byla uživatelská příručka “Akvizice a katalogizace v KPSYS” pro zvládnutí nového software (vydaná oddělením knihoven ČVUT) a pomůcka pro katalogizaci v KPSYS dle AACR2 “ Specifikace údajů pro zpracování monografií”, kterou dodala firma KPsys. Zkušební provoz probíhal pouze tři týdny. Koncem září se začalo pracovat v ostré verzi - bylo třeba katalogizovat nové přírůstky. Knihovníci se naučili používat nový software bez větších problémů. Horší to bylo s katalogizačními pravidly. Vzdělávací kurzy ve znalostech UNIMARCU a pravidel AACR2 sice probíhaly již v letech 1996-1997, ale znalosti nebylo na čem ověřovat, praktickou zkušenost nikdo neměl, takže se začínalo s novými pravidly prakticky znovu.

Pro snadnější koordinaci společné práce byla vytvořena uzavřená elektronická konference KPSYS, jejímiž účastníky jsou pracovníci jednotlivých knihoven a supervizor - správce. Ten upozorňuje na chyby ve zpracování jednotlivých záznamů a katalogizátoři mají možnost společně řešit složitější případy katalogizace.

Jako správný se ukázal předpoklad, že přechod na novou technologii zpracování dokumentů bude obtížný. Jako nesprávný se projevil předpoklad, že se obtížné období bude trvat pouze několik týdnů.

Správce sdílené katalogizace - supervizor

Již při koncipování systému sdílené katalogizace bylo zřejmé, že bude třeba, aby někdo kontroloval vytvořené záznamy a odpovídal v konečné fázi za jejich kvalitu. Teprve praxe ukázala, jak důležitá je role správce sdílené katalogizace.

Důvodů pro tuto funkci je několik:

• po technické stránce je systém nastaven tak, že po uložení záznamu funkcí END, záznam již nelze editovat. Protože se jedná o sdílenou databázi, nemohou funkci END používat všichni katalogizátoři, velmi rychle by začalo docházet ke sporům na správnost záznamu a stejně by to vyvolalo potřebu jakéhosi “arbitra”, který by sporné případy musel rozhodovat,
• znalost pravidel AACR2 byla, zvláště na začátku, dosti nízká, navíc česká interpretace není vždy zcela jednoznačná, takže bylo třeba, aby osoba pravidel znalá “hlídala” každý nově vytvořený záznam a autorovi chyby vysvětlovala,
• tím, že databázi sdílí a tvoří de facto osm od sebe místem vzdálených katalogizátorů chybí určitý jednotný pohled, který lze překonat pouze tím, že právo veta a právo jednotícího pohledu má jedna osoba - supervizor.

Kdo je supervizor:

• knihovník s “dokonalou” znalostí UNIMARCU a AACR2
• má přirozenou autoritu a právo veta,
• neustále sleduje změny a vývoj pravidel,
• upozorňuje na chyby a vysvětluje je, permanentně vzdělává.

 

Náročnost této funkce je navíc podmíněna faktem, že supervizor v podmínkách ČVUT reviduje záznamy bez “knihy v ruce”. Velkou roli tady hraje i psychologie, doposud byly katalogizátoři vlastními pány....

V současné době jsou správou sdílené katalogizace pověřeny dvě pracovnice, které mají stejnou úroveň přístupových práv. Zajišťují konzultační a poradenskou činnost pro oblast jmenného a věcného zpracování tištěných monografií. Protože byl výkon funkce správce velmi pracný, byly záhy vytvořeny nástroje pro zjednodušení práce:

Správa je prováděna dvěma způsoby:

Sdílená katalogizace - výsledky, zkušenosti, plány

Systém sdílené katalogizace v podmínkách ČVUT má za sebou více než půl roku provozu. V období od 1.10.1998 do 30.4. 1999 bylo v rámci KPSYS zkatalogizováno 1177 nových titulů a na 752 záznamech převedených z AK do jednotné databáze byly provedeny modifikace (editace záznamu, ale nejedná se o přípisy knihovních jednotek k staršímu záznamu - statistiku přípisů na tomto místě nesledujeme). Zajímavým číslem je počet záznamů, které nemusely být, díky sdílení, vytvořeny na jednotlivých knihovnách - je to 352 záznamů. Lze tedy konstatovat, že v tomto období se ušetřilo 18% práce katalogizátorů.

Výsledky:

• Vytvoření společné databáze fakultních a ústavních knihoven ČVUT.
• Stanovení a dodržování pravidel pro režim sdílené katalogizace, poměrně s úspěchem se přešlo na nová katalogizační pravidla a standardy.
• Vypracování metodiky pro kontrolu pořízených dat,¨pro správu souborného katalogu a koordinaci aplikací zpracovatelských postupů v rámci ČVUT, prozatím se jedná o katalogizaci monografií, seriály budou řešeny v roce 2000, tedy v době, kdy už jistě budou dány NK ČR standardy zpracování záznamů tištěných seriálů pro souborný katalog .
• Předávání efektivnějších informací o knihovním fondu uživatelům, a to jak díky standardizovanému záznamu, tak díky tomu, že u nově zpracovaných titulů existuje pouze jeden záznam v  Souborném katalogu ČVUT, který odkazuje na knihovní jednotky daného titulu v knihovnách ČVUT. Postupně budou spojovány i starší záznamy vytvářené v původním systému AK. KPSYS sice tato funkci nabízí, ale chybou software, kterou se nepodařilo odstranit, není možné spojení záznamů automaticky provést.
• Do Souborného katalogu ČR byl zaslán vzorek záznamů splňující podmínky pro záznam tištěných monografií.

Zkušenosti

Název příspěvku (možná zbytečně nadnesený) měl za cíl vykreslit novou situaci, která v sobě nese pro a proti:

• Uspořila se práce v 18% záznamů, ale katalogizace je podstatně náročnější - časově i věcně.
• Záznamy jsou kvalitnější, ale zajištění a udržení vysoké kvality záznamů je podmíněno jejich důkladnou a náročnou supervizí.
• Uživatel má kvalitní informaci o nových přírůstcích, ale nedělejme si iluzi, že zaznamená podstatný rozdíl mezi “starými” a “novými” záznamy.
• Katalogizátoři ČVUT se naučili pracovat s AACR2, ale v malých knihovnách s nízkým přírůstkem je obtížné udržet potřebnou úroveň znalostí, když to není každodenní práce.
• Sdílená katalogizace přinesla pozitivní výsledky v rámci ČVUT, ale její přínos v širším měřítku by mohl být mnohem významnější.

Plány

• Spojování záznamů - jak bylo výše uvedeno, nebylo prozatím možné provést sloučení duplicitních či multiplicitních záznamů, které byly převedeny do centrální databáze KPSYS z původních lokálních databází AK. Aby k tomu mohlo dojít, je třeba vytvořit jak technické, tak metodické řešení, které umožní spojování záznamů a vlastní provedení v rámci celé databáze.
• Navázání řízeného slovníku PSH a systematického třídění MDT na prezentační subsystém Souborného katalogu ČVUT.
• Rozšíření subsystému supervize o automatické sledování kvality práce jednotlivých katalogizátorů.

Závěr

Zavedení sdílené katalogizace je nesporně pozitivní změnou v práci knihoven ČVUT. Přinesla zvýšení kvality záznamů ( a tím obsahu souborného katalogu ČVUT) a otevřela cestu ke spolupráci s ostatními standardizovanými systémy. Po zahájení rutinní kooperace se Souborným katalogem ČR lze očekávat, že záznamy vytvořené na ČVUT budou k dispozici dalším knihovnám a opačně, že i knihovny ČVUT budou moci získávat záznamy od jiných knihoven.

Cenné zkušenosti, získané v podmínkách ČVUT, navozují řadu otázek, z nichž jedna je zásadní. Je třeba, aby opravdu každá knihovna u nás katalogizovala ?