Systém DMS propojuje řetězec: lidé-potřeby-dokumenty-procesy- technické prostředky-finanční prostředky-čas. 1) Lidé: tým se skládá z lidí, kteří musí mít kompetence, schopnosti a čas a dále z pracovníků, kteří musí mít základní znalosti práce s počítačem. 2) Potřeby: jaká jsou očekávání - na základě toho zjištění skutečných reálných potřeb. 3) Dokumenty: analyzujeme typy, vztahy mezi dokumenty, práva k dokumentům, vztahy k procesům a způsob vytvoření. Dokument je to, co je v digitální podobě a nebo to, co lze do digitální podoby převést. 4) Procesy: je potřeba dobře procesy popsat. co se kdy a jak děje a rozlišit, co se děje s dokumentem. 5) Technické prostředky: jaké systémy, na čem poběží, zvládne to stávající vybavení? 6) Finanční prostředky: optimalizace jejich využití, ochrana použitých prostředků. 7) Čas: na analýzu, implementaci i pilotní projekt. (pj)