Role informačních specialistů a požadavky na ně procházejí poměrně složitým a intenzivním vývojem. V zásadě již není problém získat prostřednictvím internetu informace téměř o čemkoli, a tak by se mohlo zdát, že role „vyhledávacích odborníků“ postupně končí. Není tomu úplně tak, avšak je patrné, že jejich pozice se stále více přibližuje k tomu, co by bylo možné označit jako znalostní management.

Informace je třeba nejen vyhledat, ale také zasadit do určitého kontextu, vytvořit spojení mezi nimi atp. Dále je také třeba hledat informace, které by rozvíjely soubor informací již nalezených, a daly tak dobře pochopit celé problematice zpracovávaného tématu. Informační specialista tak stojí před problémem, jak se – pokud možno co nejjednodušeji – stát znalostním manažerem. Tedy člověkem, který je schopen informace vyhledávat, zasazovat do kontextu a samostatně k nim doplňovat další. Tato pozice bude stále důležitější nejen v oblasti knihovnictví či akademického prostředí, ale také v soukromém sektoru, kde se znalostní management poměrně rychle rozvíjí.

Jednou z možností, jak se s novým způsobem práce s velkým množstvím informací vypořádat, je jejich zanášení do nějaké grafické prezentace, která bude snadno „nahlédnutelná“ a přehledná nejen pro tvůrce, ale také pro konzumenta obsahu. V následujícím článku se podíváme nejen na základní metody grafického zápisu informací, ale také na software, který je možný k této činnosti použít.

Znalostní management

Dříve než přistoupíme k popisu jednotlivých metod grafického zápisu informací, měli bychom jasně říci, co máme na mysli pod pojmem znalostní management (knowledge management). V nejvšeobecnější rovině jde o řízení společnosti, týmu nebo projektu na základně informací či znalostí, které jsou vnímány jako ekonomický zdroj. Mohli bychom říci, že dnešní ekonomika je založená na informacích, které představují nejvýznamnější ekonomický statek – máme-li jich dostatek, můžeme snadno vydělávat na obchodování na akciové burze, vyvíjet špičkový software nebo léky. Jde jen o to mít informace a rozumět jim.

A právě na tomto základu pracuje management znalostí, který se snaží s informacemi nakládat jako s každým jiným zdrojem, tedy maximálně rychle a efektivně. Informační specialista je pak tím, kdo tento zdroj do určité míry vytváří. Jeho kvalita je dána nejen prostým objemem, ale také tím, jak jsou jednotlivé informace spolu propojeny. Znalostní management se tak poměrně rychle rozvíjí ve všech oborech moderní lidské činnosti a jeho význam do budoucnosti jen poroste.

Obecně je pak možné jej rozdělit na oblasti, které se uplatňují v informačních technologiích, v řízení projektů či organizací a v neposlední řadě také v ekonomii a ekonomice. Jen dobře zvládnutý knowlendge managment může zajistit růst a rozvoj společnosti a stojí za velkou částí inovací. V současné době je stále důležitější mít přehled o pracovních výsledcích týmů nejen v rámci jedné společnosti, ale také v konkurenčních firmách.

Právě proto je důležité, aby se informační specialisté dobře orientovali v oblasti, ve které je jejich činnost vnímána jako generování zdrojů a zvyšování jejich kvality. Jelikož obvykle existuje velké množství informací a vztahy mezi nimi jsou relativně komplikované, ukazuje se jako poměrně dobré řešení využít některou z grafických forem záznamu těchto informací. Důležitou vlastností znalostního management je také to, aby každý, kdo potřebuje mít přehled o informacích z určité oblasti, je mohl snadno a rychle získat. Heslem by tak mohl být slogan „informace dostupné správným lidem ve správný čas.“[1]

Grafická prezentace informací

Nyní již můžeme přistoupit k popisu jednotlivých grafických metod záznamu informací. Metod existuje samozřejmě mnohem více, ale omezíme se na popis jen některých základních a nejpoužívanějších.

EPC diagram

EPC diagram pochází z anglického Event-driven Process Chain (diagram procesu řízeného událostmi). Je založen na konceptu, ve kterém je jedna centrální myšlenka a modeluje se proces, kterým se snažíme ukázat, co se s ní bude dít za určitých událostí.[2] Mimo to je součástí takového diagramu také množství logických spojek (OR, AND, XOR), pomocí kterých je možné tento proces modelovat.

Tato metoda se nejčastěji používá při návrhu algoritmů (UML) nebo při konstrukci jiných technických zařízení či postupů. Je možné ji ale velice dobře použít také pro modelování ekonomických dějů, kde rozpracováváme jednotlivé možnosti ekonomických změn na základě možných proměnných. Role informačního specialisty při tvorbě EPC diagramů je především v dodávání základních dat a v jejich vkládání do diagramu. Následky činností pak v druhém kroku dodávají většinou analytici.

Flowchart

Flowchart (česky vývojový diagram) je na první pohled částečně podobný EPC diagramu. Zřejmě nejlépe je možné si jej představit jako automatický návod typu „co dělat když“. Na konci takového návodu je pak řečeno, co se stane. Důležité je, že se takový diagram může vracet, větvit nebo různě prolínat.

Používá se poměrně hojně v technické praxi nebo při řízení procesů.[3] Jednotlivé uzly mapy je možné od sebe odlišit tvarem či barvou a těm pak přiřknout nějakou vlastnost. Je možné je také modifikovat, abychom měli více než jen dvě odpovědi.

Konceptuální mapy

Vzhledově zřejmě nejblíže mají k myšlenkovým mapám konceptuální mapy a může se stát, že nějaká mapa bude současně konceptuální i myšlenková současně. Konceptuální mapy se snaží zaměřit na řešení nějakého problému nebo projektu. Mohou se v nich vyskytovat celé věty, mohou být hierarchické nebo jednoúrovňové, mohou obsahovat cykly a odkazy mezi jednotlivými uzly.[4]

Může se tedy poměrně snadno stát, že jeden uzel bude mít více rodičů. Konceptuální mapy tak rozvolňují některá pravidla, která klasické myšlenkové mapy zavádějí jako nepřekročitelná. Podporou cyklů nebo vět poněkud omezují průzračnost a divergenci myšlení, ale pro většinu lidí budou zřejmě technicky přirozenější a pro prezentace jednodušší. Jde zřejmě o druh grafické prezentace dat, se kterými se informační specialista setká nejčastěji.

Myšlenkové mapy

Zřejmě nejznámější formou grafického zápisu informací je myšlenková mapa, která je propagována především Tony Buzanem.[5] Zápisem je opět graf s tím, že v každém uzlu může být jen jedno slovo. Uzly mohou na sebe navzájem odkazovat, ale neměly by vytvářet cykly. Není také možné, aby měl jeden uzel více rodičů, nebo aby se pracovalo s více centrálními tématy. Ač se mohou myšlenkové mapy jevit pro práci s informacemi jako poněkud nepraktické, zdaleka tak tomu nemusí být. Jejich velkou výhodou navíc je, že rozvíjejí kreativitu. Tím, jak přirozeně rostou, vedou znalostního manažera k tomu, že sám nachází nové souvislosti či bílá místa. Z tohoto pohledu je lze jednoznačně doporučit.

Cause and Effect diagram

Poslední grafovou strukturou, kterou zmíníme, je tzv. Cause and Effect diagram, který na první pohled připomíná kostru ryby. Její hlavu tvoří zkoumaný objekt a zbytek těla je tvořen příčinami daného objektu. Ty mohou jít pochopitelně do více úrovní. Výsledkem je tedy přehledný obrázek, který ilustruje, proč daný jev nastal, jaké k němu vedly příčiny atp.

Pokud se s tímto obrázkem informační specialista setká, pak bude zřejmě tím, kdo bude k heslovitým důvodům dohledávat relevantní informace, doplňovat jej a rozvíjet. Samotná tvorba základní struktury pak bude zřejmě ležet na bedrech analytiků.

Závěr

Jak je vidět, nabídka možností, jak graficky prezentovat informace, je poměrně bohatá a pestrá. Informační specialista by je měl jistě dobře znát – jednak řada z nich podporuje kreativní myšlení a může ho přivést k informacím, které by běžně o dané problematice nehledal. Za druhé, nabízí přehledný soupis znalostí o daném problému, který je možné přehlédnout mnohem snáz a rychleji než horu papírů.

Stejně tak je pestrá také nabídka softwaru, který pro tvorbu takových diagramů slouží – od bezplatných aplikací jako je FreeMind (pro myšlenkové a konceptuální mapy) až po MS Visio, ve kterém lze tvořit diagramy téměř libovolného druhu. Zvláště tam, kde jde o týmovou spolupráci, pak doporučuji také Xmind.