Systém pro elektronické dodávání dokumentů uživatelům knihoven Českého vysokého učení technického (dále jen EDD ČVUT) byl vytvořen jako webovská aplikace volně přístupná z internetu. Služba EDD ČVUT se stala novou součástí virtuálního sjednocení fondů a služeb knihoven ČVUT.

ČVUT nemá ústřední knihovnu, systém knihovnicko-informačního zabezpečení je institucionálně tvořen knihovnami fakult a součástí ČVUT. Dlouhodobým problémem je překonávání rozptýlenosti knihovních fondů ČVUT - knihovny jsou umístěny v různých lokalitách Prahy, navíc velká část fondů je deponovaná na katedrách. Knihovní fondy obsahují více jak 500 tisíc knihovních jednotek a jsou tvořeny různými typy dokumentů a informačních zdrojů.

Překonat rozptýlenost fondů a služeb je smyslem změn, kterými knihovny ČVUT procházejí. Snahou všech knihoven ČVUT je, aby v reakci na požadavky uživatelů dokázaly poskytnout z jednoho místa informace ze všech zdrojů, které vlastní, ke kterým mají přístup a na které znají odkaz. Pomocí moderních informačních technologií není problém toto zabezpečit u digitalizovaných fondů a fondů, které jsou pouze v elektronické podobě bez fyzického protějšku (např. soubor elektronických časopisů, které nemají tištěnou verzi). Problémem pro dislokované pracoviště se stává přístup k fondům fyzických dokumentů. Cílem pracovníků knihoven ČVUT je zvyšování dostupnosti těchto fondů nezávisle na tom, zda je uživatel v knihovně nebo na svém pracovišti. Služba elektronického dodávání dokumentů v podmínkách ČVUT představuje to, že uživatel přímo ze svého pracoviště požádá knihovnu, aby mu pro jeho potřebu zaslala kopii určitého dokumentu (článku, kapitoly apod.). Pro splnění požadavku nemusí opustit své pracoviště a přijít do knihovny, neboť kopie je zaslána na jeho tiskárnu připojenou v síti ČVUT.

Způsob řešení

Uživatel se musí před prvním využitím systému nejprve zaregistrovat a definovat síťovou tiskárnu, na které bude tisknout splněné požadavky. Pro jednoznačnou identifikaci uživatelů slouží jejich e-mailová adresa. Při zadání požadavku uživatel uvede, o jaký dokument má zájem, tzn. vyplní následující pole formuláře: název časopisu, ISSN, název článku, autor, rok, ročník, číslo a stránky. V poli "text" požadavku má možnost svůj požadavek blíže specifikovat. Uživatel také zadá požadovanou kvalitu dokumentu (barevnost, rozlišení), rychlost dodání, a která knihovna ČVUT má jeho požadavek vyřídit. Po vložení požadavku je elektronickou poštou informováno digitalizační pracoviště příslušné knihovny (tam, kde je fyzicky uložen primární dokument, nebo podle žádosti uživatele) a obsluha provede na základě uvedených údajů digitalizaci požadovaného dokumentu. Po uložení odpovědi do systému je uživatel elektronickou poštou informován o úspěšném zpracování požadavku a může si ho vytisknout na dané síťové tiskárně. V případě, že požadovaný dokument není ve fondu knihoven ČVUT, je žadatel na svojí privátní stránce systému EDD ČVUT informován, jakým způsobem bude dokument získán (MVS, MMVS). Byl-li požadavek z důvodu špatné nebo neúplné citace zamítnut, opět je o tom žadatel automaticky informován. Privátní stránka uživatele je automaticky generována při jeho registraci a slouží ke komunikaci mezi žadatelem a oslovenou knihovnou.

Řešení EDD ČVUT respektuje autorský zákon (§ 25, odst. 1 a § 37, odst. 2a) zákona č. 121/2000 Sb.[1] Běžný koncový uživatel nepřijde do styku s elektronickou podobou dokumentu, má pouze možnost nechat si dokument vytisknout na některé síťové tiskárně dostupné na ČVUT. Systém udržuje digitální podobu dokumentu pouze po dobu nezbytně nutnou (do vytištění dokumentu uživatelem) a poté ji dále neuchovává.

Služba EDD ČVUT je uživateli, kteří ji používají, hodnocena pozitivně. Je to pochopitelné, neboť do loňského roku neexistoval ani pro knihovny ČVUT, ani pro jejich uživatele způsob, jak řešit elektronickou cestou požadavky meziknihovní výpůjční služby či mezinárodní meziknihovní výpůjční služby. Hledalo se také řešení pro fakulty dislokované na několika místech v Praze, kdy cesta do knihovny a zpět může trvat i několik hodin.

Skutečnost, že v rámci projektu MŠMT ČR LI Informační zdroje pro výzkum a vývoj získali uživatelé ČVUT vedle elektronických verzí časopisů a plnotextových databází také možnost přístupu k velkému množství sekundárních informačních zdrojů, přiměla knihovny řešit rychle a efektivně zpřístupnění (dodání) odkazovaných primárních dokumentů.

V průběhu roku 2000 došlo k zahájení zkušebního provozu Virtuální polytechnické knihovny. Protože všechny knihovny ČVUT jsou účastníky tohoto projektu a společně s ostatními technickými knihovnami ČR budují Souborný katalog časopisů VPK (SK VPK), bylo do systému EDD ČVUT doplněno rozhraní k digitalizační aplikaci SC VPK (Servisní centrum VPK). Díky tomu mohou digitalizační pracoviště vytvořená v knihovnách ČVUT využívat stejnou aplikaci pro oba dva systémy. Podobnost formátu EDD ČVUT a SC VPK umožňuje, aby elektronická žádost o dokument ve fakultní knihovně byla v případě potřeby jednoduše přesměrována na MVS do SC VPK. Ke kladnému hodnocení této služby ze strany uživatelů přispívá také fakt, že cca 80 % kopií článků vyžádaných přes MMVS je v elektronické podobě, převážně ve formátu PDF (taková je zkušenost knihovny Elektrotechnické fakulty ČVUT). Což znamená, že k žádosti EDD ČVUT může pracovnice knihovny připojit získanou kopii článku (PDF) a žadatel si ji, po upozornění systémem, vytiskne na své registrované tiskárně.

Jako všechno nové, je třeba i službu EDD ČVUT dobře propagovat. Zkušenosti ukazují, že uživatelé si sami k ní cestu nacházejí jen sporadicky, ale pomocí aktivního přístupu knihovníků překonají bariéru (málokdo rád čte návody k použití) a rychle pochopí nabízené výhody. Systematické odmítání požadavků v papírové podobě či v podobě e-mailových zpráv doprovázené adresným školením, konzultacemi a zdůrazňováním výhod je velmi účinné, jak o tom svědčí i stále narůstající počet požadavků.

Více informací včetně obrázkových příloh můžete získat na https://edd.cvut.cz/edd/intro/index.php.