Na poslední Inforum jsem přicházel i s nadějí, že od ostatních účastníků získám informace o cenově dostupném a odzkoušeném softwaru, který by mi pomohl archivovat, organizovat a v mnoha dalších směrech snadno spravovat seznam bibliografických citací k jednotlivým tematickým okruhům, popřípadě přímo pomáhal spravovat citace v dokumentech (nejen tvorbou seznamů použité literatury, ale i podporou poznámek pod čarou). Chtěl jsem získat software, který by mi pomohl uchovávat informace o dokumentech jak prostudovaných, tak do budoucna požadovaných. S nadějí jsem tedy začal obcházet kolegy z knihoven a dalších informačně vyspělých institucí a pokládal vždy v podstatě stejnou otázku. Odpovědí mi však bylo (a to téměř ve všech případech) krčení ramen či návrhy na využití některého katalogizačního programu (či databáze typu MS Access), který je pro mé potřeby zcela nevyhovující. Vycházeje z předpokladu, že jsem dotaz pokládal jasně a správně, dospěl jsem již v oněch květnových dnech k přesvědčení, že tento stav neznalosti a nepochopení potřeby citačního softwaru je třeba změnit, nebo se o tuto změnu alespoň pokusit. A jelikož jsme se již v předešlých dílech tohoto seriálu věnovali aplikacím pro vyhledávání a organizaci informací, zkusíme se nyní do třetice podívat na nabídku programů pro ukládání a správu citací.

K čemu takový software vlastně slouží a v čem nám může pomoci? Zkusme si přiblížit účel těchto produktů například z pohledu vědeckého pracovníka - pro něj je pokročilá organizace citací v podstatě nepostradatelná. Při intenzivnější publikační aktivitě je přece nesmírně výhodné uložit (nejen) často používanou citaci do databáze a při jejím dalším využití ji do textu dosadit několika stisky kláves. Nejen, že si výrazně usnadní práci, ale vyhne se i zbytečným překlepům a dalším prohřeškům při tvorbě citací - automatizovaná tvorba rozdílných výstupů usnadňuje publikování v periodicích, která vyžadují specifické formy citací a odkazů, což může být pro tyto "publikačně aktivní" jedince noční můrou. Velká pozornost je u těchto programů věnována i možnostem vyhledávání v katalozích světových knihoven a databázích prostřednictvím protokolu Z39.50. Tímto způsobem lze velmi rychle a efektivně vybudovat rozsáhlou citační databázi, která může být obohacena i o plné texty. Tyto aplikace nám pomohou odbourat ty části výzkumu a vývoje, které spočívaly ve zmateném vyhledávání v knihách, článcích, novinových útržcích a další materiálech, které se povalovaly na zaprášené poličce a "ve kterých jsem zaručeně viděl odkaz na bezvadný článek". I knihovníkům ušetří práci menší počet dotazů typu "asi před půl rokem jsem viděl v E-bizu zajímavý článek o systémech CRM, můžete mi ho, prosím, najít?", které mohou spolknout i několik hodin práce informačního profesionála, aby se nakonec zjistilo, že hledaný článek pojednával vlastně o systémech ERP a vyšel před měsícem v časopise Business World.

Reference Management Software - jak jsou tyto produkty většinou obecně nazývány - dokáže pracovat se širokým spektrem citací a odkazů, zvláště co se týče typu citovaných materiálů. Jelikož byly tyto aplikace vyvíjeny primárně pro komunitu vědců citujících mnohdy z ne příliš standardních zdrojů, odrazila se tato potřeba i v možnosti pracovat nejen s bibliografickými záznamy monografií, článků, konferenčních materiálů či disertačních prací, ale i například nepublikovaných děl, e-mailových zpráv (např. z diskusních skupin), webových stránek apod. Aby byla zajištěna maximální podpora vědců, kteří se zabývají méně tradičními oblastmi výzkumu a potřebují vytvářet velmi specifické záznamy, je většina dále popisovaného softwaru z velké míry jednoduše přizpůsobitelná potřebám uživatele (přidávání dalších typů odkazů a editace stávajících, editace jednotlivých polí v rámci jednoho záznamu apod.).

Abychom si více přiblížili konkrétní produkty a jejich možnosti, věnujeme v následující části tohoto článku prostor několika aplikacím pro správu a archivaci citací. Konkrétně nám půjde o produkty Biblioscape a BiblioExpress, Citation, EndNote, ProCite, Reference Manager a WriteNote. Mezi další (a méně používané) produkty z této oblasti patří například Bibliographix, Bookends (pro platformu Mac) a Library Master. I když značná část zde popisovaných produktů pochází z dílny firmy ISI (Institute of Scientific Information) Researchsoft, která je součástí společnosti Thomson, existují i mezi těmito programy jisté rozdíly. Bližší srovnání těchto možná nepochopitelně konkurenčních produktů lze nalézt v tabulce na konci článku.

Biblioscape

Minimální požadavky: Windows 95 a vyšší, Pentium nebo kompatibilní procesor, 20 MB volného místa, minimálně 32 MB RAM

Jeden z mála produktů, který není výtvorem společnosti ISI Researchsoft a přesto zaujímá slušné místo na trhu citačního softwaru. Biblioscape (s podnázvem "Research Information Manager") je velmi propracovaný a mnoha funkcemi oplývající software, který je navíc s omezením některých funkcí poskytován zdarma (obchodní název této verze je BiblioExpress). V placené verzi se také dělí do několika kategorií, z nichž verze Professional poskytuje vše, co se dá od podobného softwaru očekávat. Pro příklad uveďme velmi efektivní a jednoduchý způsob publikování bibliografických databází v prostředí internetu, které probíhá s automatickou kontrolou pravopisu (s možností editace slovníků) přímo z aplikačního prostředí programu. Samozřejmostí je možnost vytvářet odkazy na plné texty, ať již jde o dokumenty umístěné v prostředí on-line či uložené na pevném disku počítače (popřípadě na některém přenosném médiu).

Citace jsou organizovány do složek, které mohou být zaměřené například předmětově (oborově) nebo projektově - tento přístup nesmírně zjednodušuje správu jednotlivých rešerší a napomáhá k jasné a efektivní organizaci rozpracovaných projektů. Výsledný formát citace můžeme vidět v okně náhledu, přičemž jednotlivá pole pro zápis bibliografických údajů jsou snadno upravitelná. Uživatelé ocení i další funkce, z nichž mnohé najdeme také v programu EndNote - pokročilé metody vyhledávání, ukládání "interních rešerší", hromadné přidávání textu k importovaným záznamům, zálohování databází, hromadné změny údajů, kontrola duplicit apod. Stejně jednoduché je i vkládání jednotlivých citací, ať už jde o ruční editaci, import z databází nebo katalogů (pomocí Z39.50 klienta). Celá situace je vylepšena ještě existencí tzv. "hot import". Tato funkce umožňuje importovat citace pomocí prohlížeče Internet Explorer, a tak není vkládání bibliografických záznamů omezováno existencí Z39.50 serveru.

Podívejme se ještě na možnost publikování citací v prostředí internetu. Biblioscape vytváří webový katalog, do kterého mohou uživatelé nejen nahlížet a jednotlivé záznamy vyhledávat, ale pokud mají dostatečná oprávnění, mohou záznamy dokonce přidávat nebo editovat. Díky existenci jisté formy "vývěsky" mohou uživatelé zveřejňovat své připomínky k záznamům a udělat tak z programu Biblioscape skvělé zázemí pro kooperaci jakkoliv velkých skupin vědců a studentů. Profesionální verze Biblioscape je s podporou databáze SQL využitelná i pro správu několika milionů záznamů a může tak sloužit jako portál ke skutečně obsáhlým sbírkám.

Zjednodušeně se dá říci, že Biblioscape přichází s propracovanými funkcemi ProCite, které můžeme využít v jednoduchém a přátelském rozhraní EndNote.

Citation

Minimální požadavky: Windows 98 a vyšší, Pentium nebo kompatibilní procesor, 25 MB volného místa, minimálně 32 MB RAM

Firma AskSam nezůstává za společností Thomson příliš pozadu a úspěšně vyvíjí a prodává produkt nazvaný Citation, který je v mnoha ohledech se známým softwarem EndNote téměř srovnatelný. Přece jen však v některých oblastech dle mnoha srovnání a přehledových článků zaostává a o jeho nákupu se vyplatí uvažovat především v případě, kdy využíváte více programů společnosti AskSam a chcete jejich možnosti znásobit. I přesto se však v krátkosti na tento produkt podíváme.

Citation je opět určen pro správu bibliografických záznamů a organizaci dalších poznámek k aktuálně řešenému výzkumnému problému. Pomáhá nejen vědcům a studentům jednoduše zařazovat a sledovat citace a odkazy do textových dokumentů (s využitím více než tisíce různých předdefinovaných formátů) a vytvářet jejich soupisy. Všechny poznámky a citace mohou být do programu vkládány pomocí formulářů, jejichž podoba vychází z klasických katalogizačních lístků (zohledňují však téměř všechny myslitelné formy dokumentů, popřípadě jsou snadno upravitelné uživatelem). Všechny záznamy mohou být svázány s citovaným dokumentem a opatřeny klíčovými slovy, abstrakty apod.

Pokud již máte záznamy dříve pečlivě organizované v podobě katalogizačních lístků převedeny do elektronické podoby, můžete je snadno předmětově třídit, jednoduše otevírat svázané soubory (i v podobě odkazů na www stránky) a jedním klepnutím na příslušnou ikonku vytvářet různé soupisy dle mnoha kritérií. Samozřejmostí jsou (jako ostatně téměř u všech produktů této společnosti) pokročilé metody vyhledávání, sofistikovaná kontrola duplicit a mnohem větší podpora práce s vlastními poznámkami, než jsme zvyklí u ostatních programů stejného zaměření. Marketingové materiály tuto silnou stránku programu vyzdvihují a za vzor dávají snadnou přípravu sylabů, doporučené literatury, návrhů na seminární práce a dalších materiálů k seminářům a dalším (nejen vysokoškolským) kurzům. Pokud je produkt zakoupen v rámci multilicence například pro celou univerzitu, mohou studenti ke svým projektům přikládat i soubor s odkazy a přehledem použitých bibliografických citací, což v konečném důsledku snižuje riziko plagiátorství. Všechny záznamy jsou kontrolovány nejen na správnost pravopisu, čímž se zvyšuje konzistence záznamů z hlediska jmen autorů apod.

Pokud chcete sdílet knihovnu citací se svými kolegy, můžete celou databázi (nebo její část) exportovat do formátu HTML a zpřístupnit ji v prostředí internetu. Nakonec ještě zmíníme možnost výběru mezi několika verzemi Citation, z nichž jedna je určena například právníkům.

EndNote

Minimální požadavky: Windows 98 a vyšší, Pentium nebo kompatibilní procesor, 50 MB volného místa, minimálně 16 MB RAM, MS Word 97 a vyšší nebo WordPerfect 2000 a vyšší (pro Cite While You Write), kompatibilní i se systémy OS X a MS Word X (pro Cite While You Write)

Vášnivé diskuse rozpoutalo nedávné uvolnění EndNote verze 8 do distribuce, které bylo dle mnohých zbytečně ukvapené a nerozvážné. Pokud ale odhlédneme od mnoha chyb, z nichž některé jsou již opraveny v novém servisním balíčku, je EndNote skutečnou špičkou mezi citačním softwarem. Motto provázející tento software již od prvních verzí - "Bibliographies Made Easy" - je použito zcela právem. Již několik milionů studentů a knihovníků si oblíbilo jednoduchost a efektivitu tohoto nástroje, který je navíc při takovém masovém rozšíření podporován rozsáhlou komunitou uživatelů. Od verze 6 lze navíc přidávat k citacím i obrázky a vytvářet seznamy literatury ve Wordu.

Podívejme se v bodech na základní funkce tohoto skvělého nástroje nejen pro informační profesionály. Ve verzi 8 je k dispozici:

• podpora UNICODE a neomezená velikost jednotlivých knihoven
• organizace obrázků a dalších souborů připojených k jednotlivým citacím
• podpora grafů, tabulek, rovnic
• automatická tvorba různých přehledů a tabulek ve Wordu (seznam použité literatury na základě automaticky vyhledaných citací v dokumentu, vyobrazení v textu apod.) včetně předdefinovaných šablon
• přístup k několika stům katalogů světových a univerzitních knihoven a bibliografickým databázím (Medline, ISI Web of Science, ProQuest apod.) pomocí protokolu Z39.50 přímo z EndNote a snadný import výsledků vyhledávání
• rozšíření vyhledávání ve vzdálených katalozích nastavením vlastních katalogů přístupných pomocí protokolu Z39.50
• 37 předdefinovaných typů citací (knihy, periodika, tabulky, CD apod.), možnost přidávat další nebo stávající zcela přizpůsobit vlastním potřebám
• více než 1100 předdefinovaných stylů pro formátování citací, možnost tvorby vlastních
• pokročilé vyhledávání v knihovně citací s využíváním booleovských operátorů
• tisk jednotlivých citací přímo z editovacího pole
• synchronizace a práce s citacemi v zařízeních Palm OS
• Cite While You Write (vyhledávání a vkládání citací přímo z programu MS Word)
• import citací z širokého spektra online i offline zdrojů
• možnost vystavení knihovny v prostředí internetu
• kontrola pravopisu, slovníky klíčových slov a synonym
• jednoduchý update ze stránek ISI
• sdílení citací v tzv. "Traveling Library" (s podporou MS Word)

Jak jsme se již zmínili výše, lze k citaci přidat libovolný soubor, který může obsahovat například naskenovaný text článku (tj. obrázek ve formátu BMP, TIFF apod.) či citovanou práci v podobě textu (DOC, XLS apod.). Tuto možnost jistě oceníte ve chvíli, kdy budete z databází importovat nalezené záznamy a následně je obohacovat o plný text dokumentu.

Při spojení s aplikací MS Word můžeme pak odkrýt další silné stránky tohoto nástroje - pomocí tzv. "Cite While You Write" má uživatel dokonalý přehled nad vyhledáváním a vkládáním citací do svých prací. EndNote sleduje používané citace a odkazy a automaticky vytváří jejich seznam, který může uživatel jediným kliknutím aktualizovat. Ke zjednodušení úkolů spojených s publikační činností slouží i připravené šablony pro vytváření seznamů použité literatury a dalších přehledů, které jsou jednotlivými vydavateli vyžadovány. Program obsahuje také více než 700 připravených šablon pro tvorbu a ukládání citací, které tak mohou být v několika vteřinách snadno zformátovány pro použití v publikacích a periodicích, která vyžadují používání specifických citačních pravidel. Tyto šablony jsou také pravidelně aktualizovány a rozšiřovány - aktuální šablony jsou volně ke stažení na stránkách http://www.endnote.com.

Neocenitelným pomocníkem pro plnění knihoven citací je pak ohromný počet "connection files", díky nimž můžeme pracovat s katalogy mnoha desítek předních knihoven přímo z prostředí EndNote, přičemž zařazení nalezených záznamů do uživatelem vytvářené knihovny je zcela jednoduchou a intuitivní záležitostí. Stejně tak je tento integrovaný Z39.50 klient použitelný i pro vyhledávání v komerčních databázích (Medline, PsycINFO atd.), jejichž záznamy jsou importovatelné pomocí mnoha filtrů. Jelikož je pro vyhledávání ve vzdálených databázích použito stejné prostředí jako pro vyhledávání v samotných knihovnách citací, netrvá osvojení si tohoto nástroje příliš dlouho a pro uživatele s alespoň základní počítačovou a informační gramotností je to záležitost několika málo minut.

Jedna z recenzí velmi výstižně charakterizuje EndNote jako tři nástroje v jednom - program pro online vyhledávání záznamů, správu citací a vytváření bibliografií. Klasickým uživatelem pak může být nejen knihovník, informační či výzkumný pracovník, ale EndNote je vyvíjen i jako skvělý pomocník pro studenty - sledování citací v rámci diplomových či disertačních prací je s tímto nástrojem hračkou. Celou databázi je možné navíc synchronizovat se zařízeními typu Palm a mít tak knihovnu citací neustále při ruce.

ProCite

Minimální požadavky: Windows 95 a vyšší, Pentium nebo kompatibilní procesor, 30 MB volného místa, minimálně 16 MB RAM, MS Word 7.x, 97 a vyšší nebo WordPerfect 7.x a vyšší (pro Cite While You Write), kompatibilní i se systémy OS X a MS Word X (pro Cite While You Write)

Stejná společnost (ISI Researchsoft) je tvůrcem i softwaru ProCite (nyní ve verzi 5), který je v porovnání s programem EndNote trochu "profesionálnější" a ke zvládnutí náročnější aplikací. Ocení ho však nejen profesionální knihovník či informační specialista, ale podle vyjádření mnoha uživatelů je stejně tak použitelný i pro studenty, všechny typy autorů a obecně ty uživatele, kteří chtějí mít pod kontrolou odkazy na všechny myslitelné formy informací - může se jednat jak o záznamy z online databází, tak třeba disků CD-ROM či elektronické pošty.

ProCite ukládá informace v databázi, v níž mohou mít jednotlivé záznamy až 45 polí - kromě připravených nabídek závislých na typu citace (kniha, článek, webová stránka, e-mail apod.) lze jednotlivá pole zcela přizpůsobit potřebám uživatele, který není ani limitován délkou vkládaného textu. Každé pole je definováno názvem (Autor, Titul atp.) a číslem, přičemž vyhledávat jednotlivá pole lze jak dle jejich obsahu, tak i jejich popisu. Jelikož je každý záznam umístěn v jiném poli, lze snadno a efektivně vytvářet různě definované výstupy ve formě soupisů literatury apod.

Základní funkce se v mnohém neliší od programu EndNote, přesto si ty nejdůležitější raději připomeňme:

• Cite While You Write (vyhledávání a vkládání citací přímo z programu MS Word)
• automatická tvorba různých přehledů a tabulek ve Wordu (seznam použité literatury na základě automaticky vyhledaných citací v dokumentu, vyobrazení v textu apod.) včetně předdefinovaných šablon
• ukázková databáze určená pro výuku
• kontrola duplicit
• tvorba předmětových bibliografií
• tisk jednotlivých citací i celých přehledů
• vyhledávání pomocí protokolu Z39.50
• více než 650 předdefinovaných stylů pro formátování citací, možnost tvorby vlastních
• provázání záznamů s webovou stránkou nebo souborem
• automatické ukládání webových stránek pro práci offline
• přístup k několika stům katalogů světových a univerzitních knihoven a bibliografickým databázím (Medline, ISI Web of Science, ProQuest apod.) pomocí protokolu Z39.50 přímo z ProCite a snadný import výsledků vyhledávání
• možnost importu citací z dalších online či offline zdrojů
• přenášení záznamů mezi databázemi metodou "Drag and Drop"
• příkaz "Go To" pro přímé vyhledávání záznamů
• přizpůsobení zobrazovaných polí potřebám uživatele
• třídění záznamů s podporou češtiny, polštiny a dalších "nestandardních" jazyků
• pokročilé vyhledávání v knihovně citací s využíváním booleovských operátorů
• jednoduchý update ze stránek ISI

Je tedy zřejmé, že ProCite lze použít jak k editaci a sofistikované archivaci citací (a informací obecně), tak k tvorbě mnoha přehledů a soupisů (bibliografie, publikační přehledy, akviziční soupisy), které nejen vědeckým pracovníkům výrazně usnadní publikační aktivity. Na tomto místě je ještě vhodné čtenáře upozornit, že ProCite není primárně určen pro "domácí" použití a lépe se tak hodí do prostředí knihoven, univerzit, výzkumných ústavů a podobných institucí.

Reference Manager

Minimální požadavky: Windows 2000 a vyšší, Pentium nebo kompatibilní procesor, 90 MB volného místa, minimálně 128 MB RAM

Jen ve stručnosti a pro úplnost se zmíníme o tomto databázovém programu, který má za úkol organizovat a archivovat bibliografické citace. I když je často používán vědci, studenty, knihovníky a akademickými pracovníky, jeho struktura a nabídka funkcí jasně ukazuje, kdo má být hlavním uživatelem tohoto softwaru - knihovny, laboratoře či velké výzkumné ústavy. Jejich uživatelé pak jistě ocení možnost sofistikovaného vyhledávání v databázích a katalozích na internetu, pokročilou správu citačních databází (těch může být neomezený počet s neomezenou kapacitou), současný přístup většího počtu uživatelů či automatickou tvorbu bibliografií. Základní funkce jsou podobné výše popisovaným produktům stejné společnosti. Vaší pozornosti by neměla ujít snadná tvorba oborových databází, podpora pracovníků knihoven a vědců při zpracovávání rešerší a možnost ukládat odkazy na informace v jakémkoliv formátu. Síla tohoto nástroje leží i v možnosti snadného publikování obsahu databází v prostředí internetu nebo intranetu a následné správě tohoto "katalogu". Všude tam, kde často vznikají odborné texty a kvete publikační aktivita, Reference Manager najde své místo.

WriteNote

Minimální požadavky: Internet Explorer 4.0 a vyšší, Netscape 4.0 a vyšší, Safari 1.0 a vyšší, Mozilla 1.4 a vyšší

Další z produktů společnosti Thomson ISI Researchsoft se od svých "softwarových příbuzných" výrazně liší. WriteNote je totiž založen na principu webové služby, která umožňuje spravovat a archivovat citace na vzdáleném počítači - tím sice odpadá potřeba instalace programových souborů na disk uživatele, nicméně k uloženým citacím můžete přistupovat pouze pokud se nacházíte v režimu online. Pokud ale často pracujete z různých počítačů (v práci, doma, knihovně apod.), umožní vám WriteNote pracovat s knihovnou citací odkudkoliv a nemusíte se ani obávat nekompatibility alternativních internetových prohlížečů a operačních systémů. WriteNote navíc podporuje celou znakovou sadu Unicode (můžete tak vlastně pracovat s jakýmkoliv jazykem) a stejně jako tradičně řešené programy společnosti Thomson přichází s nepřeberným množstvím výstupních formátů a filtrů pro import z databází a katalogů knihoven. Uživatelé WriteNote, kterými jsou studenti i vědečtí pracovníci, mají kdykoliv a kdekoliv k dispozici skvělý nástroj pro rešerše, správu citací a bibliografických přehledů. Velikost knihovny není nijak omezena, a tak je vyhledávání v databázích a následný import výsledků (více než 250 filtrů) zcela bezproblémový. Všechny citace lze navíc exportovat do souboru RTF (s využitím několika stovek filtrů) a při využití WriteNote Toolbaru je celá operace otázkou několika vteřin. Tento toolbar pak pomáhá i při ukládání jednotlivých citací, vyhledávání ve vzdálených katalozích či při používání funkcí Cite While You Write.

Pokud navíc poskytnete své uživatelské jméno a heslo pro přihlášení do aplikace svým kolegům, můžete získat velmi efektivní nástroj pro kooperaci na různých projektech. V případě, že přecházíte z jiného citačního programu od společnosti ISI Researchsoft (Reference Manager, EndNote aj.), velmi rychle a jednoduše můžete své záznamy do WriteNote přenést. Stejně snadno můžete uložit i kopii své knihovny na pevný disk či jiné médium a poskytnout tak záznamy uživatelům pracujícím s jiným programem či kolegům nedisponujícím internetovým připojením. Pokud se rozhodnete kvalitně zorganizovat své citace pomocí webové aplikace WriteNote, počítejte s ročním poplatkem, který vám zajistí neomezené využívání tohoto skvělého nástroje.

Tabulka č. 1: Srovnání charakteristik jednotlivých produktů