Úvodem

Když jsem v r. 1999 psala pro časopis Národní knihovna článek "Úskalí tvorby a využívání báze jmenných autorit", byli jsme na počátku budování autoritní báze a já nebyla přílišným optimistou, pokud jde o další vývoj v této oblasti. Nabídnout knihovnám na internetu a na CD-ROMu databázi s desítkami tisíc autorizovaných záhlaví pro popis dokumentů, díky biografickým poznámkám využitelnou i pro jiné účely, byl nesporně velký krok kupředu v oblasti standardizace. Po pravdě řečeno, práci to však zpočátku příliš neusnadnilo ani katalogizátorům v Národní knihovně (dále NK), natož katalogizátorům v knihovnách s jinými systémy. Kooperace ve smyslu přispívání jiných knihoven do báze autorit se mi tehdy zdála vzdálenou budoucností, ne-li přímo utopií. Co se v oblasti jmenných autorit dokázalo za uplynulé tři roky, zejména ten poslední, mi někdy připadá až neuvěřitelné. Stahování autoritních záhlaví z báze národních autorit už se stalo téměř samozřejmou součástí práce katalogizátorů v knihovnách, stále více knihoven se zapojuje i aktivně. Hrálo v tom roli několik důležitých faktorů: pokrok v oblasti zpracování a přenosu dat (zejména schopnější knihovnické systémy a rozšíření protokolu Z39.50), finanční prostředky z grantu VISK9, které získal projekt "Kooperativní tvorba a využívání souboru národních autorit", ochota knihoven, knihovníků a knihovnic spolupracovat, a v neposlední řadě meziknihovní virtuální tým lidí, který kooperační systém vymyslel, uvedl v život a dále rozvíjí. Spolupráce knihoven v heterogenním prostředí není jednoduchá, ne všechno jde hladce a řada úkolů je ještě před námi. Za dosavadní výsledky se však myslím nemusíme stydět.

Od Alephu300 k Alephu500

Než byla zahájena spolupráce NK s dalšími knihovnami, byly v bázi autorit jednak záznamy vzniklé zpracováním externích zdrojů (především obsáhlé Kuncovy kartotéky), jednak záznamy, které vytvořili pracovníci NK při katalogizaci dokumentů. Šlo výhradně o autority personální. V původní verzi systému Aleph (Aleph300) byla autoritní báze zcela samostatná, systém neumožňoval ani jednoduché stahování záhlaví - toto bylo nutné zajistit programem, který přenesl záhlaví a odkazované formy do rejstříků bibliografické báze. Přesto se však již v této době objevily první vlašťovky spolupráce: Národní lékařská knihovna, používající taktéž systém Aleph a budující vlastní bázi autorit, prověřila své záznamy na duplicitu a neduplicitní záznamy byly do centrální báze autorit doplněny. Spolupráce touto cestou pokračuje i nadále.

Přechod NK na systém Aleph500 v polovině r.2000 znamenal kvalitativní skok v budování a využívání báze autorit. Především se báze autorit stala integrální součástí systému bází dat NK. Systém umožnil katalogizátorům nejen prosté stažení záhlaví z autoritní báze do záznamu přímo v modulu katalogizace, ale i prohlédnutí celého autoritního záznamu, což v případě nejistoty usnadní rozhodování, které záhlaví zvolit, nejsou-li v knize uvedena biografická data. Spolupráce autoritní a bibliografické báze se v systému Aleph500 projevuje i dalším způsobem, který ocení i jiní uživatelé: jakmile se záhlaví v bibliografické bázi "napojí" na autoritní záznam, dostávají se do rejstříku bibliografické báze i odkazové formy a lze odtud také zobrazit autoritní záznam. Dojde-li ke změně záhlaví v bázi autorit, tato změna se automaticky promítne do záhlaví všech připojených záznamů. Díky rozšířeným možnostem využití autoritních bází se v NK začala budovat a využívat také báze autorit věcných.

Pro uživatele z knihoven s jinými systémy nabídl Aleph500 možnost vyhledávání v bázích přes protokol Z39.50. To znamenalo pro knihovny se systémy, které s tímto protokolem dovedou pracovat, výrazné zjednodušení práce s bází autorit - stahování záznamů pro katalogizátory již bylo tak snadné, jako kdyby pracovali se záznamy uloženými ve svém vlastním systému. Přechod Národní knihovny na vyšší verzi Alephu500 v červenci letošního roku s sebou přinesl další některé změny v oblasti autorit. Pro lepší funkčnost byly spojeny báze jmenných a věcných autorit (AUJ a AUV) do jediné báze (AUT). Protože již v roce 2001 začaly do báze jmenných autorit přibývat i záznamy korporací, připojením k bázi AUT mají dnes uživatelé možnost prohlížet a stahovat záhlaví personální, korporativní a geografická, obecná předmětová hesla a formální deskriptory (posledně jmenované dosud neprošly revizí). Správa jmenných i věcných autorit zůstává nadále samostatná - jmenné autority spravuje odd. národních jmenných autorit, věcné autority odd. věcných autorit a věcného zpracování. Co dále ocení uživatelé používající www přístupu k bázím, je nová možnost oboustranného propojení autoritní a bibliografické báze. Dnes báze AUT obsahuje téměř 150.000 záznamů, z toho více než 110 000 záznamů představují personální autority.

Jmenné autority - dávkový import versus online katalogizace

Vedle kooperace pasívní se v minulém roce na poli jmenných autorit pomalu rozbíhala i kooperace aktivní - do projektu VISK9 se zapojila řada knihoven. Jak mohou knihovny přispívat svými záznamy do centrální báze autorit? Buď dávkovým zasíláním záznamů, nebo katalogizací online. Dávkové zasílání je pro knihovny jednodušší, ovšem většina práce související s kontrolou na duplicity se přesune na pracovníky centra. Knihovny mohou sebelépe prověřit zasílané záznamy na duplicitu: uplyne vždy nějaký čas, než se dávka do báze dostane, a za tu dobu se mohou záznamy na tytéž osobnosti už do báze dostat jinak, a bohužel ne vždy ve stejné podobě. Dávka se před importem kontroluje na duplicitu programem, ten však zachytí jen duplicitu absolutní; proto pracovníci odd. národních autorit nebo externí spolupracovníci musí každou dávku ještě prověřovat ručně. A duplicit, které program neodhalí, nebývá málo. Proto pokud chce knihovna dávkově přispívat do báze, je velmi žádoucí zkrátit na minimum čas mezi prověřením na duplicitu a importem, tudíž posílat dávky raději menší a častěji. Zasílání prověřených dávek je řešením pro případy, kdy knihovna má větší množství již dříve vytvořených autoritních záznamů, rozhodně však z výše uvedených důvodů není vhodné pro průběžnou spolupráci.

Online katalogizace přímo v bázi autorit problém duplicit minimalizuje - jestliže je katalogizátor svědomitý, duplicitu by vytvořit neměl. Zde se však ukázalo omezení systému Aleph - ani Aleph500 v současné verzi online katalogizaci pomocí protokolu Z39.50 neumožňuje, pracuje s verzí "search/retrieval" (vyhledávání), nikoli "update". V bázi autorit mohou tedy online katalogizovat pouze pracovníci knihoven, které mají také systém Aleph500? Zdálo se, že tady cesta ke spolupráci prozatím končí, nicméně i z této zdánlivě slepé uličky se našla cesta ven. Pracovně naše řešení nazýváme "bandaska". V Národní knihovně byl nainstalován zvláštní Z39.50 server s verzí protokolu umožňující ukládání záznamů. Do pomocné báze, která není uživatelům přístupná pro vyhledávání, ukládají katalogizátoři knihoven s jinými systémy záznamy nových autorit, a tyto záznamy se pomocí zvláštních programů přenášejí každou čtvrthodinu do báze autorit. V praxi to probíhá tak, že katalogizátor prověří, že záznam v bázi autorit není, a uloží ho do "bandasky", případně též do lokální báze autorit - pracuje při tom ve svém domácím prostředí. Nejdéle do 15 minut se záznam objeví v centrální bázi autorit jako "návrh". Není to pravá online katalogizace, ale jde o rovnocennou náhradu: od prosince minulého roku, kdy byla spolupráce touto cestou zahájena, nevím o případu, kdy vznikla duplicita z důvodů oné čtvrhodinové prodlevy. (Bohužel však nutno konstatovat, že duplicit způsobených nepozorností katalogizátora vzniklo nemálo). Jak kooperační systém funguje jako celek, znázorňuje schéma.

Do online kooperace při budování báze autorit se zapojilo již 12 knihoven s různými systémy (Aleph500, Rapid Library, Lanius/Clavius, KP-SYS, vlastní systém). Některé jsou ve stádiu testování, ale šest knihoven již spolupracuje pravidelně a intenzívně. Do báze bylo takto uloženo za cca třičtvrtě roku více než 6.000 záznamů, což není málo, uvědomíme-li si, že při více než 110 000 jmen v bázi není případů, kdy katalogizátor jméno v bázi nenajde a musí vytvořit nový záznam, zas až tak mnoho. (Počet záznamů uložených katalogizátory "cizích" knihoven viz tabulka).

Následující grafy zobrazují podíl různých typů záznamů personálních autorit v bázi, celkově a podle jednotlivých let.

MZK Brno a VK Olomouc, které používají systém Aleph500, mají oproti ostatním knihovnám jednu výhodu: hotový nástroj pro přenášení změn v záhlavích autoritních záznamů do záznamů bibliografických bází. Zatím se přenos realizuje za pomoci denně aktualizované kopie centrální báze autorit, kterou si knihovny udržují při svých bibliografických bázích. Kopie slouží pro přechodné období, než se podaří nadefinovat vše potřebné pro provázání autoritní báze s bibliografickými bázemi umístěnými na jiných serverech - je to otázka času, nikoli možností systému. Automatizovaná denní (či přesněji řečeno noční) aktualizace báze je prakticky bezproblémová - za první půlrok fungování došlo pouze čtyřikrát k tomu, že se přenos dat nerealizoval a bylo třeba báze zaktualizovat dodatečně. Nástroje pro přenos aktualizací do bází fungujících pod jinými systémy musí zajistit producenti systémů, ale zdá se, že ani to není vzdálenou budoucností - již nyní se testují programy pro systém Rapid Library.

Od návrhu k autoritě

S přechodem na kooperativní způsob budování báze autorit bylo nutno nějakým způsobem zajistit, aby pracovníci odd. národních jmenných autorit každý záznam přicházející do báze zrevidovali a schválili a aby měli zásadně "poslední slovo". Záznam, který vytvoří "cizí" katalogizátor, nebo "polotovar" záznamu, který se programem vytváří z revidovaných záhlaví v bibliografických bázích NK, ještě není autoritou, je pouze návrhem, autoritou se stává po schválení "vrchním supervizorem". Návrhy mají ve speciálním poli 900 uvedeno, o jaký typ návrhu se jedná; pole slouží k vyhledání těchto záznamů a po schválení se vymaže. Návrhy se samozřejmě mohou běžně používat, stahovat do bibliografických záznamů i lokálních bází autorit. Je zde sice větší pravděpodobnost změny záhlaví než u schválených autorit, ale vazba přes identifikační číslo umožní pozdější opravu. Kromě těchto návrhů se při dvoustupňové kontrole do báze dostávají také tzv. "hvězdičky" (v poli 900 je uvedeno *návrh) - jde o návrhy, které založil lokální katalogizátor, ale lokální supervizor dosud neschválil. Tyto záznamy vrchní supervizor reviduje teprve poté, co lokální supervizor záznam zkontroluje a odstraněním hvězdičky signalizuje změnu záznamu v řádný návrh.

Postup vytváření a zpracování autoritních záznamů přibližuje obrázek.

Duplicity a opravy záznamů

Jestliže vrchní supervizor zjistí duplicitu, nemůže návrh jen tak prostě vymazat, protože je třeba zachovat vazbu z jeho identifikačního čísla na identifikační číslo správné autority - duplicitní autoritu si již mohl již mohl někdo stáhnout do lokální báze. Proto je práce s duplicitami nepříjemná a časově náročná. V průběhu zpracování návrhů či autorit dochází vedle rušení duplicit také ke změnám a doplňování záznamů, včetně změn záhlaví. Aby mohly být tyto změny přeneseny později do lokálních bází, ukládají se údaje o typu a datu změny do zvláštního pole (906). Změněné a zrušené záznamy se pravidelně exportují, aby byly na ftp serveru k dispozici účastníkům kooperačního systému.

Do plnohodnotných autorit v bázi už smí vstupovat pouze vrchní supervizor. Pokud kdokoli jiný ze spolupracovníků zjistí chybu nebo chce záznam doplnit, nemůže to udělat přímo, ale pouze návrhem opravy. Katalogizátoři z knihoven Aleph musí použít zvláštní login a zvláštní formulář s pomocnými poli, ti, kteří vytvářejí záznamy přes "bandasku", záznam zdánlivě editují přímo, avšak jejich změny se programem přenášejí taktéž do pomocných polí. Údaj "oprava" v poli 900 avizuje vrchním supervizorům, že je třeba záznam znovu otevřít a navrhované změny po prověření přenést do patřičných polí, popř. odmítnout. Návrhy oprav přijímají vrchní supervizoři navíc také e-mailem a prověřování a zapracování těchto informací tvoří značný podíl jejich nelehké práce. Nikdo by se proto neměl divit, že některé návrhy čekají na schválení i delší dobu. Zrevidovat neustále přibývající záznamy personálních a teď již i korporativních autorit je nad síly pěti stálých pracovnic odd. národních jmenných autorit NK, i když jsou neuvěřitelně pilné. Nedostatečné personální zajištění centra se může stát v budoucnu hlavním limitujícím faktorem dalšího rozvoje kooperačního systému.

Co je před námi

Báze autorit nám utěšeně narůstá, ale hodně toho máme ještě před sebou. Nejbližším úkolem je rozšířit kooperaci přes Z39.50 i na korporativní autority - zatím přispívají záznamy korporativních autorit vedle NK pouze další dvě knihovny se systémem Aleph. Do spolupráce přes "bandasku" se chystají zapojit další knihovny, testující knihovny by měly začít do báze pravidelně přispívat. Jakmile bude v NK zprovozněn nový server a naplní se Souborný katalog CASLIN pod systémem Aleph, bude báze autorit propojena nejen se stávajícími bázemi NK, ale také s bibliografickými záznamy v souborném katalogu, který bude přístupný i přes Z39.50, takže snad začne konečně sloužit i pro sdílenou katalogizaci. Pokročit by měla také spolupráce v oblasti autorit věcných, která je teprve na počátku. Zde se však počítá s větší centralizovaností, protože problematika věcných autorit je vzhledem k různým typům odkazů (BT-NT-RT), vazbě na notaci MDT a anglický ekvivalent poněkud složitější. Nicméně již teď mohou knihovny s oprávněním posílat přes www formulář návrhy nových geografických autorit - v budoucnu by mělo být možné takto či přes Z39.50 posílat i připomínky a doplňky ke stávajícím záznamům.

Báze AUT je na přístupná na adrese http://sigma.nkp.cz:4505/ALEPH/-/start/aut10. Pro Z39.50 přístup (search/retrieve) je třeba v klientu nadefinovat jméno serveru sigma.nkp.cz a bázi AUT10 ( standardní port 9909). Další informace ke kooperačnímu systému jmenných autorit a k problematice geografických autorit najdete na www stránkách Národní knihovny.