V úterý 22. září 2009 proběhl v prostorách Národního archivu v Praze již čtvrtý ročník odborné konference "Co po nás zbude?", což je mimochodem i název sdružení, které akci každoročně organizuje. Mezi ústřední témata zářijové konference patřilo dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů, legislativa týkající se eGovermentu a samozřejmě i téma nejaktuálnější, tedy datové schránky.

Návštěvníky konference stručně přivítal Jan Heisler, předseda sdružení CNZ, který předal slovo Evě Drašarové, ředitelce Národního archivu. Ta se v krátkosti pozastavila u názvu akce a zmínila, že oproti očekávání se řada archivářů změn neobává, ale naopak je aktivně vyhledává. Vzhledem k celé řadě výzkumů i projektů se tedy dá předpokládat, že po nás jednou opravdu něco zbude.

Jan Heisler, předseda sdružení CNZ

Jessie Owenová: Zkušenosti z Londýna

Po krátkém úvodu Evy Drašarové se ke slovu dostala paní Jessie Owenová, vedoucí projektu Digital Continuity v britském Národním archivu. Stejně jako v každém archivu, ani v Británii to rozhodně nemají jednoduché. Britský Národní archiv shromažďuje dokumenty z více než 200 veřejných institucí (včetně centrálních úřadů) a archivuje také britské dějiny – od pergamenů přes knihy a papírové dokumenty až po dokumenty elektronické.

Projekt Digital Continuity se zaměřuje především na organizační stránku dlouhodobého uchovávání dokumentů, tedy jakým způsobem by se dokumenty měly ukládat a jak s nimi efektivně pracovat. S digitálními informacemi je totiž v mnoha ohledech ještě více práce než s papírovou podobou. Elektronické dokumenty jsou poměrně komplexní, je jich obrovské množství a existuje též mnoho různých formátů, které se navíc neustále mění.

Faktem je, že v současné době je již většina informací vytvářena v elektronické podobě (tzv. dokumenty "born digital"), což usnadňuje komunikaci a sdílení, ale na druhou stranu hrozí ztráta informací nebo přístupu k nim. S takovými problémy se samozřejmě potýkají všechny informační instituce (včetně knihoven), ale pro státní a vládní instituce je toto téma klíčové, protože tyto orgány generují veliké objemy dat a zároveň mají zákonem danou povinnost tato data dlouhodobě ukládat a archivovat. Je to také otázka financí: jen náklady na ztracené nebo špatně dohledatelné informace činí cca 2,7 miliardy liber každý rok.

Nestačí ale dokumenty jen uchovávat, stejně důležité je také zajistit i jejich pravost či autenticitu. Ať už se jedná o obchodní smlouvy nebo třeba důkazy a rozsudky soudních procesů, pravost těchto dokumentů musí být zabezpečena po celou dobu jejich uchovávání.

Na britském projektu Digital Continuity spolupracují státní instituce, ale také soukromé subjekty. Z důvodu značné roztříštěnosti (různé systémy, různé platformy) nebylo možné vytvořit jednotné a univerzální řešení, které by bylo vhodné pro všechny. Výsledkem tedy bylo vytvoření takového rámce, který by byl dostatečně pružný, aby obsáhl všechny možnosti a všechny potřeby jednotlivých institucí.

Jessie Owenová, vedoucí projektu Digital Continuity (britský Národní archiv)

Zajistit digitální kontinuitu tedy znamená, že uchovávané informace musí být úplné (například propojovat data s metadaty) a musí být vždy dostupné (je třeba dávat si pozor např. na zastaralé formáty). Třetím a možná nejdůležitějším úkolem je zajistit, aby byly informace také využitelné (tj. nemá smysl uložit je do např. systémů, ve který se nedá dostatečně vyhledávat).

Pro úplnost ještě dodám, že projekt odstartoval v roce 2007 a měl by být završen v roce 2011. Jádrem projektu je podpora, vedení a poradenství (tzv. "guidance"), které by mělo jednotlivým institucím pomáhat a informovat je. Další složkou je pak technologický rámec (neboli "framework"), tedy sada nástrojů a služeb sloužících k zachování zmiňované digitální kontinuity. Obě tyto složky by měly být dokončeny do příštího roku, přičemž poslední fází projektu bude samotná implementace.

Plenární část: legislativa a eGovernment

První přednášku plenární části konference si připravil Miroslav Širl ze sdružení CNZ. Ve své prezentaci hovořil o eGovernmentu, o mezinárodních standardech a zmínil také české projekty, např. Czech POINT, různé registry (obyvatel, právnických osob, nemovitostí) a ISDS, tj. Informační systém datových schránek. Elektronické dokumenty mají nepochybně celou řadu výhod (jako rychlost či efektivitu) a Česko je v oblasti eGovernmentu docela daleko, nicméně stále potřebujeme zajistit důvěryhodné a bezpečné procesy a důvěryhodné a bezpečné uložení. U e-dokumentů se navíc doporučuje tzv. „aktivní uložení“ (kdy úložiště o dokumenty průběžně pečuje), což ale není jednoduchá ani levná záležitost.

O stavu legislativy podrobněji pohovořil Michal Rada, politik a člen IIO (Iniciativa informatiky pro občany). Zmínil některé základní předpoklady fungujícího eGovernmentu (např. shoda napříč politickým spektrem či provázanost jednotlivých právních předpisů) a také společné principy (centralizace informací veřejné správy, elektronizace, jednotné standardy či moderní komunikační kanály). V souvislosti s některými projekty (např. elektronické občanské průkazy) zdůraznil M. Rada také význam osvěty: eGovernment rozhodně není nějaký "Velký bratr", ale zkrátka důsledek vývoje. A pokud funguje správně, tak je rychlejší, levnější a efektivnější než klasická papírová správa.

Legislativě se věnoval i Miroslav Kunt z Národního archivu, který zmínil ještě některé zákony, normy a nařízení týkající se elektronických dokumentů a jejich uchovávání. Ve druhé části své přednášky pak hovořil zejména o spisové službě. To je v podstatě odborná správa dokumentů, která zahrnuje jejich příjem, evidenci, rozdělování, vyřizování, ukládání, vyřazování, zkrátka všechny klíčové činnosti a procesy a jejich kontrolu. Mimochodem, v kontextu spisové služby se jako „dokument“ označuje celá datová zpráva, ačkoliv sama obvykle obsahuje další dokumenty. Tyto dílčí soubory se ale podle dikce standardu ERMS (Electronic Record Management Systems) označují jako „komponenty“.

Poslední přednášku dopoledního bloku si připravil Vladimír Střálka ze společnosti Adobe. Znovu zopakoval základní otázky celé konference: jak ukládat elektronické dokumenty, aby se daly v budoucnu jednoznačně interpretovat nezávisle na budoucích technologických prostředcích, a jak zajistit platnost dokumentu, až vyprší certifikáty či časová razítka. Řešení těchto problémů pochází z dílny Adobe, měl by jím být standard pro dlouhodobou archivaci PDF/A. Ovšem pozor na různý význam podobných zkratek: PDF je typ dokumentu (datový formát), zatímco PDF/A je norma, která dokument specifikuje. Jinými slovy, jakýkoliv dokument ve formátu PDF může (nebo nemusí) být ve shodě s normou PDF/A.

Michal Rada přinesl předsedovi CNZ speciální "kulatý pořadač"

Tím dopolední sekce skončila a zatímco většina hostů šla na oběd, novináři měli možnost krátké diskuze s Jessie Owenovou. Navzdory hladovému reptání "Co na nás zbude?" jsme se tedy přesunuli do menšího sálu a ještě chvíli našeho vzácného zahraničního hosta zpovídali. Co se týče eGovernmentu ve Spojeném království, tamní úřady již papírovou formu v podstatě nepoužívají, protože práce s elektronickými dokumenty funguje již od roku 2004. Jednotlivé úřady jsou navíc poměrně nezávislé a liší se i jejich způsob práce – a právě proto vznikl projekt digitální kontinuity, který by měl toto heterogenní prostředí sjednotit.

Odpolední přednáškové bloky

Jak už bývá na konferenci CNZ zvykem, odpolední část se rozdělila na souběžné přednáškové bloky. Výhodou je, že si návštěvníci mohli vybrat témata, která je více zajímají, ale někteří (např. novináři) pak nevěděli, na co se podívat dříve. Ovšem na druhou stranu, na stránkách konference jsou k dispozici i jednotlivé prezentace (jak jinak než ve formátu PDF), takže kdo by měl zájem o podrobnosti, může si číst podle libosti.

Přednáškový blok A

První odpolední blok odstartoval Petr Stiegler, ředitel sekce eGovernmentu České pošty. Nejprve v rychlosti představil datové schránky a poté se zaměřil na tzv. datový trezor, což je řešení České pošty pro archivaci datových zpráv. Zákon 300/2008 Sb. totiž stanoví dobu pro uložení datové zprávy v datové schránce jen na 90 dnů, poté je zpráva automaticky smazána. Kdo chce zprávy uchovat, musí si je buď sám archivovat (třeba na svém počítači), nebo použít tzv. "autorizovanou konverzi" (tj. převod do papírové podoby na pobočce Czech POINTu), nebo si objednat právě datový trezor, tj. bezpečné a garantované úložiště. Existují tři základní tarify, přičemž tarif MINI s kapacitou 100 zpráv stojí 1200 Kč bez DPH za rok.

Jiří Machotka ze společnosti Oracle následně hovořil o dokumentech, záznamech a systémech EDMS (Electronic Document Management Systems) a ERMS (Electronic Record Management Systems). Zde je na místě zdůraznit, že význam slov je trochu jiný, než by naznačoval překlad: dokumenty spravuje ERMS, zatímco EDMS vede pouze záznamy. Systémy, které s dokumenty pracují, musí být velice spolehlivé, protože řídí celý životní cyklus dokumentů od vstupu do systému přes archivaci až po skartační řízení. Po celou dobu musí také zajistit jejich věrohodnost, neporušitelnost a čitelnost. V této souvislosti nabízí Oracle produkty Universal Content Management a Universal Records Management.

První přednáškový blok uzavřel Pavel Nemrava z firmy Software602, který se věnoval elektronizaci procesů a vytváření elektronických dokumentů (i konverzí z papírových). Nabízí se ale mnoho otázek, například jak budeme s elektronickými originály pracovat (v digitální nebo v tištěné podobě?). Upozornil také, že problémy mohou být i v adresaci datových zásilek: každý komerční subjekt bude mít totiž pouze jednu datovou schránku, nezávisle na velikosti organizace. Je tedy nutné zajistit správu datových zpráv a jejich doručování na odpovídající pracoviště. Řešení pro řízení podnikových procesů od 602 se jmenuje Gerbera.

Přednáškový blok B

Druhý blok odstartoval Jan Janota ze společnosti AutoCont CZ, který jako případovou studii prezentoval zkušenosti z implementace spisové služby v rámci společnosti Telefónica O2. Každé řešení je totiž trochu jiné, závisí na obchodních procesech, zákonných normách a samozřejmě i velikosti a požadavcích zákazníka (např. u velké společnosti O2 se jednalo o rozsáhlý projekt, který musel efektivně propojit všechny dílčí firemní procesy). J. Janota také zmínil, že se u každé zakázky obvykle ukazuje, že lidé nemají příliš rádi změny. Nicméně pokud systém dobře funguje, uživatelé si brzy zvyknou.

Pavel Pačes ze společnosti ICZ následně pohovořil o důvěryhodných elektronických spisovnách. Některé dokumenty mají totiž velice dlouhé skartační lhůty (např. 50 let), a je tedy nezbytné mít k dispozici řešení pro dlouhodobé uchovávání dat. U papírových dokumentů to je běžná praxe, u elektronických to stále ještě obvyklé není. Elektronická spisovna tedy musí zajistit neměnnost informací, důvěryhodnost dokumentů i celé infrastruktury a čitelnost informací v blízké i vzdálené budoucnosti. Aby to všechno fungovalo, jsou potřeba čtyři prvky: hardware, software, odpovídající metodika a v neposlední řadě i samotní lidé.

Jan Bareš (Corpus Solutions) se ve své prezentaci zaměřil především na bezpečnost jako nedílný prvek kvalitního úložiště dat. Základní teze bezpečnosti informací jsou dostupnost (tj. jsem schopen se k informaci dostat?), důvěrnost (tj. nedostane se informace do nepovolaných rukou?), integrita (tj. je informace původní, celá, a nezměněná?) a autentičnost (tj. je skutečný původ dokumentu takový, jak se deklaruje?). Pokud se toto podaří zajistit i v horizontu dlouhodobého provozu, máme dokonalé digitální úložiště. Důležitá je ovšem i selekce, co vlastně budeme ukládat – bez filtrace totiž vzniká digitální odpad, který jen zabírá kapacitu a zhoršuje dostupnost opravdu potřebných informací.

Sekci uzavřel Jaroslav Lubas z firmy Aplis, který si připravil případovou studii, týkající se práce s elektronickými dokumenty na Úřad pro civilní letectví. Představené softwarové řešení využívalo elektronickou spisovou službu (eSSL) v rámci systému abcSuite, který umožňuje veškeré řízení, kontrolu a nastavení pro správu dokumentů. Opět se také hovořilo o čitelnosti, neporušitelnosti obsahu, věrohodnosti, a dalších prvcích, které už z principu musí mít všechny podobné systémy a aplikace.

O konferenci CNZ 2009 byl veliký zájem

Přednáškový blok C

Vladimír Střálka se ve své (již druhé) prezentaci zaměřil na využití produktů Adobe pro konverzi a archivaci elektronických dokumentů. Jak již zaznělo, jediným formátem, který beze zbytku naplňuje požadavky všech předmětných zákonů, je PDF ve svých různých standardech. Je určený pro komunikaci s datovou schránku, je určený vyhláškou jako výstup ze spisové služby, umožňuje autorizovanou konverzi atd. Pro základní práci s dokumenty (čtení, vyplňování formulářů) stačí většině uživatelů Adobe Reader, který je zdarma; pro úřady či firemní prostředí lze pak použít Adobe Standard/Professional či Adobe LiveCycle (systém pro provoz podatelny, konverzi, řízení procesů apod.).

Petr Kořán, project manager poradenské firmy CrossCzech, hovořil o dokumentovém auditu. Cílem auditu obecně je zmapování nějakého současného stavu – v tomto případě stavu dokumentových procesů. Audit je nástroj pro výběr optimálního řešení a musí obsahovat například analýzu legislativních norem, vnitřních předpisů, organizační struktury atd. Součástí je také navržení příslušných změn pro zajištění souladu s novou legislativou, přičemž audit musí identifikovat dopady těchto změn na stávající systémy a eliminovat (nebo alespoň snížit) rizika vyplývající z nového systému práce s e-dokumenty. V závěru zazněla i případová studie auditu pro síť Krajských hygienických stanic (z dubna až června 2009).

Poslední měla být podle programu prezentace Martiny Zímové a Soňy Rauové (z mezinárodní poradenské skupiny Nörr Stiefenhofer Lutz) na téma problematiky komunikace elektronickými prostředky (tj. aktuální problémy, se kterými se setkává podnikatelská praxe při vytváření, používání a archivaci elektronických dokumentů). Prezentace ale nakonec bohužel odpadla.

Přednáškový blok D

Čtvrtý přednáškový blok zahájil Tomáš Dvořák, správce informačního systému Archivu hlavního města Prahy. Věnoval se především rozdílům mezi tradiční spisovnou a elektronickou spisovnou. Zatímco v prvním případě se fyzicky jedná o místnost s dokumenty (někdy pouze jen o skříň), ve druhém případě už jde o sofistikované digitální úložiště, které by mělo být schopno spravovat datové objekty v dlouhém časovém období. S tím se pochopitelně pojí řada právních i technických požadavků, které jsou sepsané i v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Sem patří například již zmiňovaná čitelnost, neporušitelnost obsahu, zálohování, práce s metadaty apod.

V diskusi o Národním standardu pokračoval i Tomáš Lechner (CNZ), ovšem tentokrát z pohledu výrobců spisových služeb. T. Lechner podotkl, že tento standard je velmi rozsáhlý dokument (100 stran textu a 234 stran příloh), přičemž některé části jsou až příliš podrobné (např. bezpečnost), zatímco jiné oblasti jsou bohužel stále poměrně nejasné (např. migrace dokumentů). Obecně se však jedná o vítaný krok, který upevní legislativní postavení ESRM (elektronických systémů spisové služby) a podpoří jeho standardizaci.

Poslední přednášku si připravil Petr Pavlinec z Krajského úřadu kraje Vysočina. Jednalo se o určité shrnutí jejich několikaleté práce v oblasti IT a digitalizace (de facto se jednalo o případovou studii). Mezi důležité milníky či úspěchy patří například pilotní provoz distribuovaného úložného systému nemocnice Jihlava (již v roce 2005), zkušební archivace webů veřejné správy, datové centrum kraje Vysočina z minulého roku či projekt regionální SAN (Storage Area Network, dedikované zabezpečené datové sítě) z letošního června. Aktuálně se také plánuje projekt Krajského digitálního repozitáře, digitálního úložiště a digitalizační jednotky.

Účastníci konference CNZ 2009

Závěrem

Čtvrtý ročník konference "Co po nás zbude?" byl jako vždy přínosný, a to především pro všechny, kteří se potýkají s dlouhodobým uchováváním elektronických dokumentů, s komunikací v systému ISDS apod. Na konferenci zaznělo mnoho různých přednášek i praktická firemní řešení, takže si každý z více než 260 návštěvníků jistě něco vybral.

Zejména u datových schránek bude zajímavé sledovat, jak se systém vypořádá s ostrým spuštěním a jak se s tímto novým komunikačním nástrojem naučí pracovat sami uživatelé. Ačkoliv budoucnost je obvykle nejistá, jedna věc již nyní jasná je: v úterý 21. září 2010 proběhne jubilejní, pátý ročník konference CNZ, na který jsou všichni srdečně zváni.

Fotografie poskytl Národní archiv.