Chcete-li vybudovat elektronický archiv dokumentů, který bude součástí systému pro správu vaší firemní dokumentace (úvod do tématu viz článek Možnosti elektronické správy firemních dokumentů), přemýšlejte o volbě vhodného programového a technického vybavení pro digitalizaci vašich dokumentů. Při výběru myslete na vaše potřeby (jaké máte typy dokumentů, jaká je jejich kvalita a množství, jaké jsou vaše možnosti personálního zajištění této činnosti, jak realizujete propojení se stávajícími systémy) a počítejte s měnícím se objemem dokumentů, které je nutné zpracovat (raději zvolte zařízení s vyšší kapacitou a lepšími vlastnostmi).

Rozhodnutí o řešení firemního dokumentového systému by měla předcházet důkladná analýza, která zohlední specifika vaší firmy a pomůže rozhodnout, které z nabízených řešení bude právě pro vaši firmu to nejlepší. V tomto článku vám tedy nabízím otázky, které vám mohou pomoci v rozhodování a které také mohou být výchozím bodem analýzy potřeb vaší firmy.

Investice do řešení digitalizace dokumentů zahrnuje nákup dokumentového skeneru (volba kvalitního dokumentového skeneru může hodně usnadnit a urychlit převod do elektronické podoby), investici do archivačního softwaru (obvykle jde o celý soubor programů, rozsah programů závisí na zvoleném archivačním softwaru, počty modulů jednotlivých systémů se liší systém od systému), případně dalšího softwaru (např. program pro zobrazení zpracovaných dokumentů, program pro konverze formátů, atd.) a další náklady na licence, aktualizaci, údržbu, profylaxe skeneru, změny v nastavení SW.

Zvažte i renomé dodavatelské firmy. Nabízí firma možnost ukázky již fungujícího řešení? V jakém termínu je dodavatelská firma schopná udělat návrh řešení „šitého na míru“ a návrh realizovat? Výběr spolehlivého partnera vám pomůže dosáhnout vašeho záměru.

Před nákupem skeneru a výběrem vhodného softwaru se zamyslete nad těmito body:

• Chci zpracovávat periodicky menší objemy dokumentů, nebo chci digitalizovat větší objem dokumentů najednou (např. smlouvy za posledních 15 let)? Jakou zátěž v počtu naskenovaných stránek za měsíc budu požadovat (stovky, tisíce, desetitisíce)? Jakou tedy požaduji rychlost skenování?
• Chci pouze skener nebo multifunkční zařízení (fax, kopírka)?
• Jaký formát skeneru mi bude nejlépe vyhovovat (A4, A3, aj.)?
• Chci skener s automatickým podavačem (např. pro platební příkazy), nebo plochým ložem (např. pro knižní dokumenty)? Jaká je kvalita podavače?
• Jaká je kvalita zdrojových dokumentů (barevnost, kvalita papíru, typ dokumentu)?
• Jak skenovaní systém rozpozná konec jednoho dokumentu a začátek nového dokumentu? Použiji na dokumenty čárový kód tištěný přímo do dokumentu, nebo použiji etikety s čárovým kódem? Chci použít optické rozpoznání znaků (OCR, ICR)?
• Pokud zvolím označování čárovým kódem, jak otestuji jeho funkčnost v rámci celého systému?
• Jaké zvolím rozlišení (v dpi)? Standardně se používá 200 dpi, pro „problematické“ dokumenty je řešením navýšení např. na 450 nebo 600 dpi (velikost souboru je pak ale větší a skenování pomalejší). Chci skenovat oboustranně?
• Jaký zvolím barevný režim (černobílé skenování, ve stupních šedi, nebo barevně)?
• Jaký bude zdroj informace (papírový dokument/soubor)? Umožňuje program skenování jiných než nastavených šablon?
• Jaký formát souboru mi skenovací software umožní načíst? Jak budu konvertovat soubory, které budou v jiném formátu?
• Chci používat program pro automatickou korekci?
• Chci mít možnost přenastavovat vlastnosti skenovacího programu? (např. změna jasu nebo kontrastu, atd.)
• Kde najdu informaci o přednastavených rámcích? Mám zálohu těchto údajů?
• Jaké jsou moje další požadavky na vlastnosti skenovacího softwaru (rotace obrazu, separace dokumentů při skenování celé „dávky“ dokumentů, uložení dávky dokumentů, kterou nechci ihned odeslat na zpracování)?
• Je zvolený skenovací software kompatibilní s vybraným skenerem (řadičem skeneru)?
• Jaký bude formát zpracovaných souborů?
• Jak probíhá indexace zpracovaných souborů? Jak provádím kontrolu indexování souborů? Kde zjistím v případě výpadku indexačního modulu poslední použité označení?
• Mám možnost opravit automaticky načtená data (např. označení)?
• Mám možnost zasáhnout v případě chybného přenosu dat?
• Jak se data přenáší na archivní server?
• Jak zajistím datovou integritu? Můžu k jednomu konkrétnímu dokumentu přidávat další stránky nebo aktualizovat jeho verzi? Jak ověřím požadovanou verzi dokumentu?
• Jaká bude struktura ukládaných dat?
• Jak bude řešeno zobrazení v dokumentovém systému?
• Umožňují mi zakoupené moduly celkovou správu procesů, které vedou k uložení zpracovaných dokumentů do elektronického archivu?
• Jak propojím data uložená v elektronickém archivu s firemním dokumentovým systémem?
• Jakou vyžaduje skener údržbu? Jsem schopen si poradit i bez technika?
• Jaká je pořizovací cena HW a SW?
• Mám na digitalizaci vlastní pracovní síly, nebo tuto činnost přenechám pracovníkům externí firmy?

Konečná elektronická podoba dokumentu a jeho zobrazení ve firemním dokumentovém systému je tedy výsledkem celé řady procesů (příprava dokumentů na zpracování, skenování, indexace, přenos dat, kontrola dat, ukládání dat a jejich zobrazení, uložení dokumentů).

Příprava dokumentů na zpracování obnáší jejich získání z různých oddělení/poboček firmy, koordinaci dovozu, formální úpravu (pro automatické skenování musí být dokumenty bez svorek, dokumenty nesmí být sešité, pomačkané, příliš znečištěné, dokumenty musí být kompletní atd.).

Skenování může probíhat na více stanicích současně a jeho kvalita má vliv na zobrazení dokumentu v rámci firemního dokumentového systému. Vyplatí se tedy tuto činnost dělat pečlivě a používat nástroj pro vylepšení obrazu, který zdrojový dokument „vyčistí“ (např. řeší přemíru barev, špatně čitelné písmo a podpisy, „průklepový“ papír ad.). Příkladem tohoto programu je VRS (Virtual ReScan), více o programu najdete na stránkách společnosti NESS Czech s.r.o. Pro usnadnění separace dokumentů už při skenování můžete používat čárové kódy. Kódy mohou být tištěné přímo do dokumentu (tisk do MS Word nebo do firemní šablony), nebo mohou být na dokument nalepeny (před zadáním do tisku otestujte typ kódu a jeho rozpoznávání).

V případě zpracování dokumentů ze souboru je nezbytné znát povolené typy formátů a vymezit je v nastaveních skenovacího programu.

Indexace je přiřazení určité hodnoty zpracovávanému dokumentu. Může jít pouze o název (např. FAKTURY2006001, SML00152 aj.) nebo přiřazení více hodnot vytěžováním těchto informací za pomoci nástrojů OCR (Optical Character Recognition), ICR (Inteligent Character Recognition). OCR rozpoznává tištěné a strojem psané písmo, ICR převádí ručně psané písmo na alfanumerické znaky (tzn. tyto nástroje usnadňují další zpracování velkých objemů dokumentů, jako mohou být např. platební příkazy, faktury a další typy dokumentů. V praxi to znamená, že pracovník platebního styku nemusí vypisovat určitá pole, jako např. čísla účtů, částky, variabilní symbol, aj. ručně.). Indexace tedy z velké části probíhá automaticky, menší část připadá na ruční korekce nečitelných údajů, neúplných čárových kódů aj. Doporučuji určit pro indexaci samostatnou počítačovou stanici, a to z důvodu urychlení procesu zpracování. Dále je zde prostor pro kontrolu vstupů (doporučuji centrální kontrolu nad všemi procesy).

Přenos dat a jejich ukládání je dalším důležitým procesem, který je závislý na volbě archivačního programu. Důležité je zvolit neměnné místo uložení, určit strukturu ukládaných dat a také zvolit nástroj kontroly nad uloženými daty a data pravidelně zálohovat. Kontrolou dat se zamezí duplicitnímu a multiplicitnímu ukládání stejných souborů (nebo odlišných verzí stejného dokumentu), dodržuje se jí také jednotnost formátů (ve skenovacím programu si v nastaveních zvolím určitý výstupní formát), součástí kontrolní činnosti je také řešení nečekaných technických chyb vzniklých při zpracování dat a poskytování podpory uživatelům firemního dokumentového systému.

Způsob zobrazení dat je závislý na zvoleném DMS řešení (aplikaci lze sdílet v rámci extranetu, intranetu nebo internetu, případně mít aplikaci na vybraných počítačových stanicích). Přístup k dokumentům je dán přidělenými oprávněními, která se vážou na bezpečnostní politiku firmy a také na její otevřenost vůči klientům.

Stanovte také postup ukládání již zpracovaných dokumentů vaší firmy. Některé dokumenty je po zpracování do elektronického archivu vhodné uložit ve spisovně firmy (např. dokumenty, které se zpracovávají centrálně), jiné je výhodnější uložit u poskytovatele depozitních služeb (např. dokumenty, které mají nízkou informační hodnotu, jejich objem je obrovský a není výhodné je nechávat v příručních registraturách) nebo je po zpracování do elektronické podoby odeslat zpět do příruční registratury.

Na níže uvedených webových stránkách jednotlivých firem najdete nabídku dokumentových skenerů a konkrétní řešení správy firemních dokumentů. Pro informaci si projděte jednotlivé projekty, které tyto společnosti pro své zákazníky řešily (často řazeno podle oboru firmy).

Mezi nejpoužívanější patří skenery značky Kodak, Fujitsu, Canon a Xerox, příp. Hewlett-Packard. Více informací ke konkrétním typům skenerů najdete na webových stránkách výrobců nebo na webových stránkách partnerských firem, které často skenery nabízejí jakou součást jimi poskytovaného celkového řešení elektronické správy dokumentů. Jsou to firmy NESS Czech s.r.o., ET NETERA, Siemens Business Services Česká republika, HEITEC CZ s.r.o., scanservice, NUPSESO CZ s.r.o., EXPRIT, SOVA SYSTEMS Č.R., spol. s r. o. nebo PVT Prokom Group. Software pro správu dat a informací nabízí i firma IBM. Nabízí se také řešení největšího dodavatele SW pro podnikové informační systémy – firmy SAP. (Porovnání a volba konkrétních softwarů bude součástí samostatného článku v některém z dalších čísel časopisu Ikaros.)

Definice toho, co očekáváte, vám usnadní zadání a průběh výběrového řízení pro dodání vámi požadovaného řešení a současně urychlí jeho vyhodnocení a pomůže vám navrhnout personální změny.

Nebojte se investovat váš čas do důkladné analýzy, jedině tak naleznete právě váš způsob řízení firemní dokumentace, zefektivníte práci zaměstnanců a zvýšíte spokojenost svých klientů.

Doporučená literatura:

1. CARDA, Antonín; KUNSTOVÁ, Iva. Workflow : řízení firemních procesů. Praha : Grada Publishing, 2001. 136 s. ISBN 80-247-0200-2.
2. IT System : Enterprise Content Management. Brno : CCB, 2005, specializovaná příloha časopisu IT System, 24 s. ISSN 1212-4567.
3. IT System : Outsourcing IT/Projektové řízení/Fleet management. Brno : CCB, 2006, č. 4, 82 s. ISSN 1212-4567.
4. IT System : Warehouse management/Content management/IT bezpečnost. Brno: CCB, 2006, č. 1-2, 75 s. ISSN 1212-4567.
5. Top Vision. Enterprise Content Management & Workflow 2004 : sborník konference Entreprise Content Management & Workflow konané ve dnech 26-27. května 2004 [CD-ROM]. [Praha] : Top Vision, 2004.