S cílem dosahovat co nejvyšší efektivity v prostředí malé knihovny s omezeným rozpočtem i lidskými zdroji jsme postupem času „vymysleli“ a vyvinuli několik málo postupů, které nám do určité míry pomáhají dosahovat možná o něco „lepších“ výsledků, než by bylo reálné dosáhnout bez nich.

Krátký pohled na to, kde se SVI ESF nachází v rámci knihoven MU podle „tvrdých dat“, je patrné z následujícího přehledu – zde uvádíme výsledná pořadí (data r. 2015).

[5]
Žebříček knihoven podle počtu registrovaných čtenářů, počtu výpůjček, rozpočtu na nákup informačních zdrojů, počtu zaměstnanců a spokojenosti se službami

* Spokojenost se službami – podle výzkumu mezi čerstvými absolventy MU z roku 2015, N = 939, návratnost 39 %.

** Pozice knihovny PrF je do značné míry způsobena rekonstrukcí a následným stěhování knihovny v daném roce.

Nebude žádným překvapením, že většina našich analýz knihovního provozu zpracovává data z elektronického knihovního systému, kterým je na Masarykově univerzitě Ex Libris Aleph. Využíváme toho, že data jsou uložena v databázi Oracle, ke kterým máme přímý přístup pomocí standardního dotazovacího jazyka SQL. Většina důležitých informací je uložena v několika málo tabulkách – zvlášť jsou uloženy záznamy o titulech, jednotkách, výpůjčkách, rezervacích a čtenářích. Za pomoci agregačních funkcí, spojování tabulek a filtrování řádků jsme tak schopni ze systému vydolovat téměř jakoukoliv sestavu informací, které nás zajímají, např. kolik knih máme v sekci „Účetnictví“ a jak přibývaly v posledních letech – viz tabulka:

Rok	2012	2013	2014	2015	2016*
Přírůstky	69	97	91	95	40

* Údaje do 6. května 2016

1. Efektivnost nákupů nových titulů dle jejich „nepůjčovanosti“ v Alephu

Jako vhodný ukazatel efektivnosti nákupu knih se jeví podíl nakoupených, ale zatím nevypůjčených knih za dané období. Je určitě nutné dát novým knihám nějaký čas příležitost k zapůjčení, proto se obvykle zajímáme o knihy, které do fondu přibyly tři měsíce až jeden rok nazpět. Například na začátku letošního roku jsme se ptali na počty výpůjček titulů, které byly katalogizovány v období od ledna do září 2015.

Získání relevantních dat vyžaduje jeden malý trik spočívající v seskupování údajů vázaných k jednomu titulu – je zapotřebí dát dohromady všechny nové jednotky té stejné knihy. Toho lze v jazyce SQL docílit klauzulí GROUP BY, jednotícím kritériem v Alephu je klíč záznamu. Dále už stačí se v dotazu omezit jen na fyzické knihy, prezenční a měsíční jednotky a samozřejmě na sledované časové období.

Ke dni 6. května 2016 získáváme následující počty výpůjček pro knihy pořízené v loňském roce. Pro srovnání uvádíme i počty, které při použití stejného postupu vycházejí u dalších dvou – nám oborově nejbližších – knihoven, jsme si však vědomi, že výsledky mohou být ovlivněny lokálními faktory, které neznáme:

[6]
Srovnání ESF, FSS a PrF podle počtu výpůjček

Následná hloubková analýza množiny nakoupených / získaných, ale zatím nevypůjčených knih na ESF ukazuje, že jejich většinu netvoří neefektivní nákup, ale různé výjimky, jako jsou například:

• dary;
• knihy hromadně nakoupené na požadavky učitelů „z projektů“;
• náhrady za ztracené knihy;
• knihy doporučené ke koupi učiteli, ale zatím nevypůjčené;
• některé publikace místních autorů (sborníky apod.) nebo
• knihy koupené jako druhý exemplář od „dlouhodobých výpůjček“ pro knihovnu;

Vlastní podíl „vědomě zakoupených“, ale zatím nepůjčených knih tak tvořil jen necelá dvě procenta (cca 10 titulů) z celkových nákupů. I u těchto knih je však poměrně velká pravděpodobnost, že budou ještě v budoucnosti vypůjčeny.

Opatření

Ve většině případů je známa osoba, která nákup zatím nepůjčené knihy iniciovala, takže je možné ji na tuto skutečnost upozornit. Obvykle následuje reakce typu:

• ano, vidíte, úplně jsem zapomněl(a) knihu doporučit studentům,
• zanesu do IS jako povinnou literaturu,
• vidíte, úplně jsem na ni zapomněl, díky za upozornění, zítra si ji vyzvednu,
• bude aktuální v dalším semestru apod.

2. Nejvíce půjčované a rezervované tituly – zvážení dokoupení

S cílem maximalizovat saturaci uživatelů nejžádanějšími tituly pravidelně zjišťujeme, které knihy jsou nejvíce půjčované a nejvíce rezervované. Podobně jako v případě zjišťování efektivnosti nákupu se orientujeme na novější kousky, protože žádané tituly starší několika let již obvykle máme v maximálním počtu, nejsou k sehnání nebo prostě a jednoduše postupně dosáhly vysokého skóre na stupnici vyčpělosti.

Sledují se tedy knihy dva tři roky dozadu. V jednom databázovém dotazu je možné sestavit dvě pomocné tabulky s počty výpůjček a s počty rezervací jednotek seskupené podle titulu a k těmto počtům dohledat příslušné bibliografické údaje. Důležitou informací pro následné zpracování je indikátor aktuálního počtu jednotek ve fondu a index žádanosti.

Ke dni 1. června 2016 získáváme následující stupně vítězů pro nejžádanější tituly:

[7]
Nejžádanější tituly (k 1. červnu 2016)

Opatření

Na základě interních pravidel nákupu knih a se zohledněním intenzity poptávky, případně i počtu studentů v daném předmětu, počtu disponibilních knih, jejich ceny a dosažitelnosti konkrétního (nebo novějšího) vydání na trhu jsou knihy dokupovány. Zvažována je případně i možnost vytvořit tzv. e-prezenčku [8].

3. Úplnost vybavení vyučovaných předmětů povinnou a doporučenou literaturou v katalogu předmětů

V univerzitním informačním systému MU [9] (zkr. IS MU) existuje katalog vyučovaných předmětů, jehož součástí jsou seznamy povinné, doporučené a volitelné studijní literatury. Dobrou praxí knihovny se v této oblasti rozumí co možná nejúplnější pokrytí vyučovaných předmětů zejména povinnou (ale i doporučenou) literaturou v „optimálním“ množství. Ucelené seznamy literatury k předmětům dané fakulty ve vybraném období umí IS MU extrahovat pomocí aplikace „Prezentátor“. Mnohé publikační záznamy byly převzaty z Alephu, u takových IS MU eviduje knihovnická systémová čísla a je tedy relativně snadné dohledat, v kolika kusech jich má která knihovna ve fondu. U záznamů bez systémového čísla ověřujeme dostupnost v knihovním fondu pomocí ISBN.

Ať již postupujeme v ověřování s pomocí ISBN nebo identifikátoru, je zapotřebí seznam literatury vygenerovaný IS MU řádně pročistit od nejrůznějšího „smetí“. Dle původu dat totiž v záznamech nalézáme někde dvojtečky, někde mezery; zápis ISBN může, ale také nemusí obsahovat spojovníky; nezřídka zde jsou i zjevné nesmysly. Tato fáze z celého poloautomatické procesu dolování dat vyžaduje nejvíce ruční práce. Malá ukázka exportovaných údajů:

<LI>PERNICA, Petr [Doc. Logistický management : teorie a podniková praxe. Vyd. 1. Praha: Radix, 1998. 660 s. : o. ISBN 80-86031-13-6.
<LI>BALCAR, Milan. Ruská gramatika v kostce. Vyd. 1. Praha: Leda, 1999. 125 s. ISBN 80-85927-56-X.<BLOCKQUOTE>Přír. čísla: <I>000096825</I></BLOCKQUOTE>
<LI>SIROVÁTKA, Tomáš. Marginalizace na pracovním trhu :příčiny diskvalifikace a selhávání pracovní síly. 1. vyd. Brno: Masarykova univerzita, 1997. 138 s., [1. ISBN 80-210-1716-3.<BLOCKQUOTE>Přír. čísla: <I>2579802570, 3129100789, 4200414771, 4200414772, 4200414773, 4200414774, 4200414775, 4200414776, 4200414777, 4240700812</I></BLOCKQUOTE>

S pomocí skriptu výstup z IS MU zpracujeme do podoby dotazů v jazyce SQL, které pak dávkově spouštíme v Alephu za účelem zjištění počtu kusů knih ve fondu. V průběhu celého zpracování si uchováváme informaci, o jaký předmět se jedná, abychom nalezené „nedostatky“ mohli řešit s vyučujícími daného předmětu. Ve výsledku pracujeme s tabulkou s obsahem podobným následující ukázce:

[10]
Výsledná tabulka s informacemi o předmětu, vyučujícím a počtu kusů každého titulu

Opatření

Neexistence povinné nebo doporučené literatury v knihovně ESF je s každým vyučujícím (garantem předmětu) projednána s výsledkem:

• kniha(-y) se dokoupí
• dokoupí se novější vydání
• vyučující změní literaturu na jiný titul v IS podle domluvy

4. Analýza dat z předmětové ankety IS – spokojenost s vybavením předmětu literaturou

Předmětová anketa v rámci IS je nástroj pro zjišťování zpětné vazby ke každému předmětu vyučovanému na MU. Studenti po ukončení semestru pravidelně hodnotí několik proměnných, průměrná účast studentů v anketě však v čase stále klesá a dostáváme se do stadia, kdy se začíná naplňovat tzv. Nekudovo informační pravidlo 3N, tedy stav, kdy nikoho nic nezajímá, více zde [11]. Provádět takové analýzy bylo možné jen do roku 2015, poté byla změněna struktura ankety.

Popis

Na základě cílené extrakce dat z IS jsme vytvořili celkový žebříček předmětů vyučovaných v tom kterém semestru podle vybavení potřebnou literaturou.

Ukázka části výstupu: 7.–10. decil žebříčku spokojenosti s vybavením předmětu literaturou.

[12]
Žebříček spokojenosti s vybavením předmětu literaturou

Opatření

Kontaktovali jsme všechny vyučující, jejichž předměty byly hodnoceny od 7. do 10. decilu spokojenosti, s touto informací a nabídli jim součinnost při zabezpečení lepší vybavenosti (více exemplářů, novější vydání, vytvoření e-prezenček apod.).

5. Analýza efektivnosti e-prezenček

E-prezenčka je služba, která umožňuje nahlížení do archívu naskenovaných titulů ve formátu PDF. Obsahuje ty nejvíce žádané a zároveň obtížně dostupné tituly. Technicky je celá věc zařízena tak, že čtenáři se k plným textům dostanou pouze z počítačů v knihovně, bez možnosti jejich stažení.

„Logicky“ a na základě „elegantního“ vnějšího dojmu se e-prezenčka jeví jako velmi dobré řešení nedostatku potřebných výtisků knih. Neznámo čím způsobená „předtucha“ a její následné empirické ověření využívání e-prezenček na ESF však celou věc staví spíše do nejasného světla a další digitalizace knih se jeví sporná.

Data přebíráme z interní aplikace ePrezenčka. S výjimkou pár titulů o tuto službu není zájem:

[13]
Počet stažení naskenovaných titulů v pdf

Opatření

Zveřejněním informací o nízkém využití služby záměrně vyvoláváme sebelítost u osob, které s digitalizací dokumentů trávily svůj drahocenný čas a pracně prošlapali další cimrmanovskou „slepou uličku“.

6. Marketingové informace

„Odjakživa“ jsme žili v přesvědčení – kde se vzalo, Bůh suď, ale díky za to – že řízení knihovny a všechny podstatné procesy se mají opírat o fakta, data a zpětné vazby. Tedy to, čemu se říká dnes marketingové informace. Proto jsme již v prvních letech po zahájení činnosti SVI v roce 1991 postupně započali s dlouhodobým a systematickým shromažďováním marketingových informací o potřebách, postojích a hodnocení činnosti SVI ze strany uživatelů. Na těchto informacích je rozhodující část praktické činnosti knihovny vlastně založena.

Příklady realizovaných průzkumů

• Každoročně je mezi „čerstvými“ absolventy prezenčního mgr. studia realizován průzkum „Ukončení studia na MU – ohlédnutí a perspektiva“ (zprávy z let 2008–2015 jsou dostupné zde [14]. Průzkum obsahuje i dvě otázky hodnotící knihovny, textové poznámky studentů ve veřejně dostupných zprávách nejsou uvedeny.
• V rámci fakultně povinného předmětu Akademické psaní (více zde [15]) se 700–1400 studenty každoročně aplikujeme jako povinnou tzv. rozšířenou zpětnou vazbu formou odpovědníku v IS MU. Struktura otázek a ukázka části výsledků je v příloze č. 1.
• V minulosti jsme realizovali řadu marketingově orientovaných výzkumů mezi našimi uživateli – ať už mezi učiteli nebo studenty. 2005 – Spokojenost se službami SVI (studenti a zaměstnanci, 357 respondentů), 2007 – Zájem o elektronické zdroje informací (zaměstnanci, 66 respondentů), 2008 – Spokojenost studentů a zaměstnanců (746 a 44 respondentů), 2011 – Využívání elektronických informací (zaměstnanci, 61 respondentů, ukázka výsledků v příloze č. 2), 2013 a 2015 Stav informačních technologií na ESF MU (zaměstnanci a studenti, 729 a 488 respondentů). V případě zájmu můžeme pro inspiraci poskytnout použité dotazníky.
• V roce 2013 a 2016 jsme pro fakultu realizovali mezi všemi zaměstnanci ESF anketu hodnocení činnosti obslužných oddělení na ESF MU (děkanát, CIKT, SVI a další), kde jsme také získali řadu podnětů a hodnocení SVI. Návratnost dotazníků byla 63 a 62 %, struktura otázek je v příloze č. 3.
• Sledujeme relevantní výzkumy „třetích stran“, ze kterých můžeme získávat zpětnou vazbu / hodnocení našich aktivit. Dva příklady jsou uvedené v příloze č. 4.

7. Speciální služby

Zmíníme ještě dvě služby, díky kterým se zvyšuje efektivnost nákupu a využití fondu.

První z nich je služba Ohlášené knihy, která je naším typickým cimrmanovským „předobjevem“ až později se objevivšího fenoménu moderně zvaného PDA (patron-driven acquisition) nebo DDA (demand-driven acquisition).

Více o službě je možné si přečíst zde [16].

Druhou jsou pak tzv. Obsahy časopisů zvyšující (doufejme) využití česky a slovensky psaných předplácených odborných periodik. Více o službě je možné si přečíst zde [17].

Všichni pracovníci, doktorandi a další osoby o věc se zajímající na ESF MU (cca 500 osob) jsou pravidelně ve dvoutýdenních intervalech e-mailem upozorňováni na nově vydané Ohlášené knihy, přidané Obsahy časopisů a – pokud existují i nějaké novinky z knihovny – pak i na ty, viz ukázka:

[18]
Ukázka e-mailu s informací o nově ohlášených knihách a aktuálních informacích o EIZ

Samostatnou kapitolou je pak fakultně povinný kurz Akademického psaní, který zvyšuje informační gramotnost studentů a potenciálně pak i zvyšuje efektivnost využívání fondů knihovny. Informační stránku o předmětu najdete zde [15] a článek v Ikarovi zde [19].

Příloha č. 1

Struktura otázek zpětné vazby (ve vztahu ke knihovně) v předmětu Akademické psaní 2015 + ukázka výsledků

Navštívil(a) jste v roce 2015 knihovnu SVI ESF?

• ano
• ne – děkujeme, na další otázky už nemusíte odpovídat

Jak jste byl(a) spokojen(a) s vybavením SVI – knihovny odbornou literaturou a elektronickými zdroji informací potřebnými ke studiu?

• velmi spokojen(a)
• spíše spokojen(a)
• něco mezi / napůl
• spíše nespokojen(a)
• velmi nespokojen(a)
• nevím

Můžete event. doplnit vaše poznámky nebo hodnocení týkající se vybavenosti SVI odbornou literaturou a elektronickými informačními zdroji: ! ……………………………………………………

Jak byste ohodnotil(a) vaši celkovou spokojenost se službami SVI – knihovny ESF MU, kterých se vám dostalo při vaší poslední návštěvě?

• velmi spokojen(a)
• spíše spokojen(a)
• něco mezi / napůl
• spíše nespokojen(a)
• velmi nespokojen(a)
• nevím, nedovedu posoudit

Můžete event. doplnit vaše poznámky ke spokojenosti se službami SVI – knihovny nebo jakékoli návrhy na jejich zlepšení: ! ………………………………………………………………………………..

[20]
Celková spokojenost se službami SVI při poslední návštěvě

[21]
Spokojenost s vybavením SVI odbornou literaturou a EIZ

Příloha č. 2 – Využívání elektronických informací zaměstnanci ESF MU

[22]
Intenzita využívání databází elektronických informací

[23]
Volba "nejdůležitějších databází" pro roky 2012-2015

Příloha č. 3

Hodnocení činnosti obslužných oddělení na ESF MU 2016

[24]
Hodnocení činnosti obslužných oddělení na ESF MU 2016

Příloha č. 4

Trendence graduate barometer 2015 - http://www.trendence.com/en/home.html [25]

Zpráva „trendence – business edition“ je založena na odpovědích celkem 110 000 respondentů z ekonomicky orientovaných univerzit ze 24 zemí Evropy. Za ČR se výzkumu zúčastnily všechny významné ekonomicky orientované školy (VŠE, Mendelu, VŠB, ESF MU apod.), celkový počet respondentů v ČR je 2 316 studentů.

Ve zprávě se píše „vaše univerzita“ ale jedná se výhradně o odpovědi studentů ESF (celkem 285 odpovědí studentů prezenční formy ze 2.–5. ročníku, tedy cca 24 % oslovených studentů).

[26]
Koncept měření zpětné vazby k univerzitě

[27]
Key Performance Indicators pro rok 2015

[28]
Hodnocení výkonu univerzity ("Vaše univerzita" v tomto případě znamená ESF MU)

U-Multirank Universities - http://www.umultirank.org/#!/home?trackType=home
[29](Srovnání dat za 1300 univerzit a 105 tis. studentů)

[30] [31]
U-Multirank Universities: Srovnání dat za 1300 univerzit a 105 tisíc studentů (& detail)

Zdroj: http://www.u-multirank.eu/#!/explore?trackType=explore&sightMode=undefined&section=exploreUniversityDetail&detailUniversity=200&department=1303 [32]