Jak moje knihovna (skutečně) pracuje?
Otázku uvedenou v titulu si klade velká většina vedoucích pracovníků knihoven. Pravda, odpověď na ni bývá poznamenána mnoha faktory. Nejčastěji tím základním – know-how, čili znalostí jak na to (či její absencí). (Nebo je tím základním faktorem ochota a odhodlání podívat se do zrcadla?)
Obdobné, byť samozřejmě jinak formulované otázky si kladou také zřizovatelé knihoven, ale i jejich uživatelé. Ačkoli ti druzí často vysloví svůj ortel bez velkého hloubání (jak už to zákazníci dělají).
Uvedenou otázku si v minulém roce začali klást někteří naši knihovníci s větší intenzitou než dříve a došli k závěru, že lepší odpověď na ni získají, budou-li ji hledat pro své knihovny společně: tak vznikl projekt Benchmarking knihoven [4], do něhož jsou zapojeny čtyři desítky knihoven [5], od těch velmi malých po veskrze velké. Jako cestu společného úsilí účastníci zvolili vyhledávání, identifikaci a případně využívání zkušeností nejlepších. Z jakéhosi důvodu se takovýto metodický postup u nás (i v sousedních zemích) označuje jako „benchmarking“ – zřejmě to nezní či nevypadá tak ordinérně jako „poměřování“. „Benchmark“ totiž původně neznamená nic jiného než nivelační značku [6]: její funkcí je umožnit stanovení polohy dalších míst. Tedy přeneseně: je-li někdo nejlepší, rovněž jeho pracovní postupy budou nejspíš z těch nejproduktivnějších.
Jestliže se rozhlížet po zkušenostech v rámci uplatnění metody benchmarkingu, proč se rovnou také nepoučit o tom, jak benchmarking provádějí jinde? Například v sousedním Německu, kde se odpovídající projekt pro veřejné knihovny uskutečňuje od roku 1999, pro knihovny vědecké (vysokoškolské) od roku 2002.
Svaz knihovníků a informačních pracovníků oslovil svého dlouholetého partnera, Goethe-Institut, s žádostí uspořádat tradiční seminář již na jaře tohoto roku a právě na takovéto téma. Štěstí přeje připraveným – takřka obratem ruky bylo možné oznámit konání odborného semináře na 12. duben. Kolegyně z pražského Goethe-Institutu získaly pro seminář a následný workshop (nejen) na německé knihovnické scéně známého lektora – prof. Konrada Umlaufa [7] z Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft [8] Humboldt-Universität zu Berlin [1].
Na začátek jednání zasadil téma měření výkonu v knihovnách do rámce úsilí o modernizaci ve veřejném sektoru ředitel Odboru modernizace veřejné správy Ministerstva vnitra ČR doc. ing. Jiří Marek, CSc.
Prof. Umlauf ve své přednášce kladl důraz na metodologickou, komparativní a metodickou stránku měření výkonu knihoven. Uvedl tuto problematiku do společenského kontextu působení organizací v neziskovém sektoru.
Ukázal hlavní přístupy k němu a osvětlil požadavky na indikátory výkonu knihovny. Otázka ukazatelů, jak známo, patří k nejsložitějším nejen při zkoumání jevů společenského života, ale ve vědeckém výzkumu vůbec.
Indikátory výkonu knihoven musejí být schopny odrážet cíle knihovny a současně být zakotveny v širším, politickém kontextu – ukazovat přínos knihovny pro zřizovatele. Z těchto, ale i praktických důvodů (příslušné hodnoty se s ohledem na uvedené zájmy obvykle již sledují, a to i delší dobu) je vhodné za ukazatele zvolit veličiny používané i pro jiné aktivity zřizovatele. Podstatným momentem je jejich objektivnost, validita a vypovídací schopnost. Produktivní indikátor vyjadřuje vztah mezi zdroji a službami. A tento požadavek v sobě skrývá také jejich praktičnost – jednoduché zjišťování údajů je nejen produktivní, ale může být i levné.
Přednášející uvedl a srovnal vybrané ukazatele výkonů v knihovnách z literatury, jež vznikly jako výstupy projektů, resp. se doporučují v několika významných organizacích: Evropské komisi, ISO, UNESCO, Americkém knihovnickém sdružení (ALA – ve variantách pro veřejné a akademické knihovny), BIX (nově pod záštitou Německého svazu knihoven – DBV, obdobně ve variantách pro veřejné a vědecké, rozumějme konkrétně vysokoškolské, knihovny), Radě pro financování vysokoškolského vzdělávání v Anglii (HEFCE), IFLA a Balanced Scorecard pro vědecké knihovny (výstup z projektu Německého společenství pro výzkum – DFG).
Při srovnání indikátorů výkonů se ukazuje jejich nejednotnost:
- celkem se uvádí téměř 200 indikátorů (v jednotlivých pramenech od 12 v soustavě pro americké veřejné knihovny až do více než 100 v přehledu vypracovaném pro publikaci Evropské komise),
- 11 indikátorů se vyskytuje alespoň ve 4 pramenech,
- 3 indikátory v 6 pramenech,
- žádný indikátor není v 7 nebo více z prezentovaných 10 pramenů,
- dvě třetiny indikátorů jsou jen v jednom z těchto pramenů.
Přednášející okomentoval a vyložil své stanovisko především ke kvalitativním indikátorům (extenzívně k licenční soustavě indikátorů LibQUAL+™ amerického Sdružení vědeckých knihoven [ARL]), zvláště poukázal na metodologické problémy jejich validity a výpovědní hodnoty.
V druhé polovině své přednášky se prof. Umlauf věnoval pohledu na několik prakticky uplatňovaných systémů indikátorů a srovnání výkonů knihoven: BIX [9] v Německu, soustavě nástrojů k hodnocení [10] Svazu veřejných knihoven Rakouska (BVÖ), soustavě Pracovní skupiny Měření výkonu vědeckých knihoven v Rakousku (vycházející z ISO 11620), samostatně pak některým indikátorům výkonu podle ISO 11620, vládním „Standardům služeb veřejných knihoven [11]“ ve Velké Británii, které byly schváleny původně v roce 2001 (nyní se uplatňuje aktualizovaná verze 2006 [12]) a nástrojům auditu kvality činnosti knihoven v Jižním Tyrolsku [13]. Ukázal mj. úlohu a význam vážení jednotlivých indikátorů a uplatnění metody vytváření pořadí (ranking).
V průběhu svého výkladu formuloval prof. Umlauf svá doporučení pro volbu ukazatelů, resp. pro zavedení soustavy měření výkonů v knihovnách účastníků:
- použít cca 15-25 indikátorů;
- používat indikátory, jež vyjadřují cíle knihovny;
- používat indikátory, jež budou odrážet celé spektrum služeb knihovny;
- přesně definovat indikátory a přesně popsat postup získávání dat;
- vyškolit pracovníky knihovny v jejich používání;
- používat zejména ty indikátory, na něž mají knihovny přímý vliv; např. obrat, otevírací doba v poměru k fondu pracovní doby; návštěvy v poměru k obyvatelstvu, zaměstnanci v poměru ke studentům;
- při vytváření pořadí (ranking):
- vytvořit skupiny indikátorů; sestavit žebříček nejprve pro každou skupinu indikátorů zvlášť,
- indikátory, na něž mají knihovny přímý vliv, mají vlastní pořadí důležitosti;
- vytvořit skupiny indikátorů (např. zdroje, využívání, hospodárnost, rozvojový potenciál);
- používat indikátory, jejichž zjišťování není příliš náročné;
- organizovat výměnu zkušeností v pracovních skupinách např. podle regionů, velikosti knihovny, podle funkce aj.) v oblasti
- zjišťování dat,
- příčiny rozdílů ve výkonu,
- formulování závěrů na základě výsledků měření;
- provádět zkušební testování;
- jako alternativa k rankingu nebo srovnání výkonu se nabízejí certifikáty kvality jako v Jižním Tyrolsku.
Po polední přestávce pak na přednášku navázal workshop, v němž si účastníci, rozdělení do skupin podle skupin knihoven, vyzkoušeli uplatnění přednesených přístupů při formulaci cíle knihoven, volbě vhodných indikátorů, ale i prezentaci vytvořené soustavy.
Závěrem třeba vyslovit uznání kolegyním z Goethe-Institut v Praze – zejména paní Reddelové-Heymannové a paní Vondálové – za vytvoření výborného prostředí a podmínek pro seminář a workshop, včetně kvalitních tlumočnických služeb.
Další kapitolu, věříme, již napíší účastníci projektu Benchmarknig knihoven.
1. Pozornost čtenářů bychom rádi odkázali zvláště na tzv Handreichungen (pomůcky), jejichž editorem je prof. Umlauf jiř řadu let a v nichž studenti i pracovníci z knihovnické praxe mají na webových stránkách [14] svého druhu příručku knihovnictví, informační vědy a dílem i mediálních studií. Prof. Umlauf ovšem publikuje i „na papíře“ (viz jeho osobní stránka). V souvislosti s tématem článku upozorňujeme zvláště na „Handreichung“ č. 116 – Leistungsmessung und Leistungsindikatoren für Bibliotheken im Kontext der Ziele von Nonprofit-Organisationen – přístupná na URL: <http://www.ib.hu-berlin.de/~kumlau/handreichungen/h116/h116.pdf [15]>.