Audit internetové prezentace FF UK provedla skupina studentů Ústavu informačních studií a knihovnictví FF UK v rámci výběrového semináře Informační audit v zimním semestru akademického roku 2005/2006. Linda Skolková je autorkou závěrečné zprávy z auditu, která shrnuje práci všech zúčastněných auditorů. Michaela Dombrovská je vedoucí semináře a garant odborné úrovně a kvality provedeného auditu.

Informační audit je širší pojem, který zahrnuje audit veškerých informačních toků a jejich sdílení v organizaci. Je nástrojem správy a řízení sdílení informací a komunikace. Má zpravidla interní charakter a slouží k odhalení nedostatků a jejich nápravě. Podle metodiky SPRIG, o. s. [1] je audit – vzhledem k vazbě informačních zdrojů a jejich sdílení a institucionální/firemní kultury – rozčleněn na tři úrovně:

• informační audit (audit informačních toků a jejich sdílení v organizaci);
• audit institucionální/firemní kultury (audit identity organizace);
• audit internetové prezentace.

(Více k metodice informačního auditu podle SPRIG, o.s. viz [1] a [2].)

Při auditu FF UK jsme vycházeli z uvedené metodiky a soustředili se na jednu část informačního auditu – audit internetové prezentace. Metodika auditu internetové prezentace je postavena na multikriteriální a srovnávací analýze. Internetová prezentace, která zahrnuje internetové stránky, elektronickou komunikaci, intranet a případně další komponenty, je hodnocena v pěti skupinách kritérií, a to:

• strukturální
• informační
• funkční
• techn(olog)ická
• marketingová.

Každá z těchto skupin/úrovní kritérií zahrnuje sadu přesně definovaných kritérií (celkem jich je zhruba 60) podle kterých je hodnocena daná prezentace spolu s prezentací vybranou pro srovnání (zpravidla se jedná o nejlepší srovnatelnou a dostupnou konkurenční prezentaci). Důraz je kladen na slovní hodnocení, které je pak pro ilustraci a ověření hypotéz (např. o zaměření na pouze některé z cílových skupin, ať už je to žádoucí či nikoliv) doplněno hodnocením na bodové škále. Multikriteriální analýza zaručuje srovnatelnost i pokud dojde ke změně uvnitř skupiny kritérií a srovnávací analýza ukazuje srovnání s konkurencí. Pro audit internetové prezentace FF UK jsme všechna kritéria zhodnotili v souladu se specifickým účelem a posláním fakultní prezentace. Pro srovnání jsme vybrali internetové stránky fakulty podobné velikosti a zaměření na jiné univerzitě, která tu není vnímána jako konkurence Filozofické fakulty Univerzity Karlovy v Praze, ale spíše jako aktér na podobném poli působení a s podobným účelem a smyslem. Závěrečná zpráva z auditu internetové prezentace FF UK je interním dokumentem fakulty a slouží výhradně pro její potřeby. Se souhlasem vedení fakulty předkládáme rámcové výsledky analýzy (základní zjištění) a z nich vyplývající doporučení tohoto auditu.

Základní zjištění

Na základě vytvořené typologie základních cílových skupin (tj. student, uchazeč, absolvent, zaměstnanec, veřejnost, partner, média) bylo zjištěno, že internetová prezentace FF UK je výrazně orientována na zaměstnance fakulty, méně již na studenty a další cílové skupiny. Navíc na základě auditu předpokládáme, že se na stránkách lépe orientuje zaměstnanec, který již na fakultě působí delší dobu nebo student vyššího ročníku, pro ostatní uživatele jsou méně přehledné.

Chybí mapa stránek, některé navigační prvky, nabídka více formátů pro stahování souborů, prohlášení o ochraně osobních údajů. HTML kód je částečně nevalidní, řada odkazů je nefunkčních. Grafika stránek je nekonzistentní, což má souvislost se zatímní neexistencí jednotného vizuálního stylu a loga fakulty. Malý důraz je kladen na elektronickou komunikaci. Slabinou je neexistence fakultního intranetu, což způsobuje zahlcení internetových stránek i takovými informacemi, které by mohly být k dispozici pouze v rámci fakulty.

Naopak pozitivní je, že většina informací je opatřena datem aktualizace, uživateli je dostupný formát pro tisk, základní informace jsou dostupné v anglickém jazyce a stránky lze snadno nalézt v předních světových i českých vyhledávačích. Stránky se v zásadě shodně zobrazují a jsou funkční na různých platformách (v různých operačních systémech za použití různých internetových prohlížečů), využita je standardní technologie PHP. K dispozici jsou informace pro veřejnost i média.

Základní doporučení

Na základě zjištěných nedostatků byla formulována doporučení k úpravám prezentace zohledňující možnosti a účel internetové prezentace fakulty. Doporučení se týkají zejména zlepšení kvality informací určených pro studenty, doplnění mapy stránek a dalších navigačních prvků, jasné odlišení externích odkazů a odkazů na jiné formáty zobrazení, úpravu nefunkčních odkazů, úpravu HTML kódu a zlepšení elektronické komunikace, zejména zvýšení rychlosti, zlepšení obsahové a formální stránky odpovědi. Zvláštní doporučení se týká přijetí jednotného vizuálního stylu vč. loga fakulty, ze kterého by měla vycházet nová úprava grafické podoby stránek.

Na internetové prezentaci se výrazně projeví změna vizuálního stylu, a proto do doby, než bude taková úprava možná, doporučujeme se soustředit na aktuálnost, relevanci a faktickou správnost zveřejňovaných informací.

Shrnutí

Informační audit je moderním nástrojem správy a řízení sdílení informací a komunikace. Audit internetové prezentace jako jedna z jeho komponent přináší informace o efektivitě sdílení informací a komunikace prostřednictvím internetových stránek a elektronické komunikace. Výsledky auditu internetové prezentace mohou být využity k úpravě nedostatků stávající prezentace nebo k vytvoření nové.

Pozn. Zjištění auditu internetové prezentace FF UK a z nich vyplývající doporučení odrážejí stav k 31. prosinci 2005.

Použité zdroje

1. DOMBROVSKÁ, Michaela; OČKO, Petr; ZEMAN, Petr. Informační audit – cesta k rozvoji znalostní organizace. Ikaros [on-line]. 2005, roč. 9, č. 09 [cit. 2005-12-09]. Dostupné na URL: http://www.ikaros.cz/Clanek.asp?ID=200508005 [5]. ISSN 1212-5075.
2. Informační audit: funguje Vaše společnost optimálně? [on-line]. Praha: SPRIG, o.s., © 2000-2006 [cit. 2005-10-09]. Dostupné na URL: http://www.sprig.cz/main.php?page=./infoaudit/audit_nabidka [6].
3. SKOLKOVÁ, Linda. Audit internetové prezentace Filozofické fakulty Univerzity Karlovy v Praze (závěrečná zpráva). Praha: ÚISK FF UK, 31. 1. 2006. 14 s. Rukopis. Zpracováno v rámci semináře Informační audit (zimní semestr akademického roku 2005/2006, vedoucí semináře Michaela Dombrovská) pro FF UK.