Využívání výpočetní techniky výrazně změnilo práci v knihovnách. Zpočátku lze hovořit pouze o experimentech, které se pokoušely odstranit manuální a zejména duplicitní práce knihovníků. Důležitým mezníkem bylo využívání mikropočítačů, zavedení standardizace ukládání dat a internet.

Až mikropočítače umožnily téměř plně automatizovat procesy v knihovnách. Tento typ počítačů byl cenově přijatelný i pro menší knihovny a časem byl i spolehlivější a přátelštější k obsluze. Nebylo nutné dávat data děrovat do štítků a pásků, které potom museli kontrolovat profesionální knihovníci. Mikropočítače pracovaly převážně v režimu online, takže mohly být využity ve zpracování i ve výpůjčním protokolu. Byly tedy po celou pracovní dobu k dispozici. Od okamžiku, kdy je bylo možné propojit do lokálních sítí, došlo k rozvoji integrovaných knihovních systémů, které pracovaly nad jednou bibliografickou databází. Bylo možno zároveň provádět akvizici dokumentů, následně je zpracovat a půjčovat. Čtenář mohl prohlížet katalog, listovat v něm a klást dotazy, které mu umožnily nalézt dokument z více hledisek.

Zavedení standardů ve zpracování dokumentů dovolilo nejen možnou výměnu dat, která zprvu probíhala v režimu offline, ale také rychlejší retrokonverze a přechody na systémy technicky náročnější. Nejdůležitější bylo standardizovat strukturu záznamu. Určit začátek a konec záznamu, povinná pole a podpole. Se standardizací knihovníci měli již zkušenosti. V Národní knihovně byl již dřív vypracován Výměnný formát. Přihlížel ke knihovnické praxi a bylo možno ukládat záznamy všech druhů dokumentů do paměti počítače. Měl však jednu zásadní vadu – nebyl kompatibilní s formáty jiných zemí. Po roce 1989 byl přijat jeden z formátů MARC, které byly velmi rozšířené v zemích, od kterých jsme chtěli záznamy přebírat. Byl to formát UNIMARC, který byl vytvořen a spravován mezinárodní knihovnickou organizací IFLA. Ta se ale v současné době ve vývoji tohoto standardu rozhodla nepokračovat. Proto byl, na základě doporučení Rady pro katalogizační politiku při Národní knihovně České republiky, vybrán formát MARC21, který byl vytvořen a nadále je spravován Kongresovou knihovnou a Národní knihovnou Kanady. O překlad MARC21 se postarala Národní knihovna v Praze. Konverze do nového standardu není v České republice dosud dokončena. Většina knihovních systémů se však této změně přizpůsobila a je schopna převést data z formátu UNIMARC do formátu MARC21. Pokud by dříve zpracovatelé dokumentů nepoužívali číselné označení polí a kódované označení podpolí, nemuseli by nyní ve své praxi téměř nic měnit. Struktura dat je výhradně záležitostí počítačových prostředků a stačí, aby software na vstupu a výstupu respektoval nový standard. Podrobnější informace o formátu MARC21 lze nalézt na stránkách Národní knihovny v Praze, v sekci informace pro knihovny, odborné činnosti, katalogizace [4].

Co však musí katalogizátoři velmi dobře znát, je další standard – pravidla popisu dokumentů. Pro nás je závazný překlad Angloamerických katalogizačních pravidel (dále AACR2), které určují obsah jednotlivých polí. Za nejdůležitější považuji určení pramene popisu (odkud z dokumentu mohu údaj převzít), volbu údaje (co patří do podpole) a zda bude v jazyce dokumentu či jazyce zpracovatelské instituce. Počítačové zpracování vyžaduje přesnost v zápisu bez překlepů a zbytečných mezer. Za zbytečné pokládám uvádění údajů, podle kterých se nikdy nebude vyhledávat a které tedy pouze záznam činí nepřehledným a náchylným k chybám, které znesnadňují výměnu záznamů mezi knihovnami.

Jednotnost záznamu a snadné vyhledávání dokumentů uživatelem v různých databázích umožní sdílená katalogizace. Její podmínkou je respektování standardizace, zavedení internetu a další standard pro výměnu – komunikační protokol Z39.50. I tento protokol má většina knihovních softwarů v České republice. Zatím si zpracovatelé na nový způsob práce v prostředí automatizace zvykají velmi pomalu. Zdá se jim, že vytvoření zcela nového záznamu je rychlejší a kvalitnější. Není tomu tak. Stačí se podívat do některých souborných, ale i lokálních katalogů, kde jeden dokument (jedna popisná jednotka) má několik záznamů, které se od sebe liší právě v drobných nepřesnostech (mezery), v psaní číslic, povolených znaků a v množství vyplněných polích.

Pracovní postupy při katalogizaci by měly probíhat podle následujícího schématu:

Schéma 1

[5]

Dalším zlomem ve vývoji automatizace v České republice se stalo zavedení internetu do knihoven. Připojení k této globální síti umožňuje nejen výše zmíněnou sdílenou katalogizaci, ale i využít informací dostupných prostřednictvím internetu při ostatních procesech v knihovnách. V akvizici mají pracovníci možnost sledovat vycházející dokumenty u nás i ve světě, sledovat i nepublikované dokumenty, objednávat je u nakladatelů, distributorů a v internetových knihkupectvích. I knihovny v malých městech, kde nejsou kamenná knihkupectví, mají zajištěné budování fondů. Ale i ve větších městech se stává nákup přes internet běžnou praxí, v internetových knihkupectvích a u distributorů lze vybírat podle více hledisek, z široké nabídky a za nižší cenu. Ve své knihovně mohou knihovníci ověřit nechtěnou duplicitu dokumentů ve fondu a zjistit, zda podobný titul nelze vypůjčit v nejbližší knihovně. Při akvizici časopisů lze využít nabídky vydavatelství a distributorů a objednat některé tituly v plnotextové digitální formě. Uživatelé knihovny pak k těmto časopisům mají přístup 7 dní v týdnu, 24 hodin denně. Nabídka této přidané hodnoty je mnohdy drahá, a tak se knihovny spojují a vytvářejí konsorcia pro nákup informačních zdrojů.

Meziknihovní výpůjční službu lze pomocí internetu také zjednodušit a zrychlit. Elektronické žádanky jsou k dispozici v jednotlivých knihovnách a uživateli se nemusí zapůjčovat originál, ale lze objednat digitální kopii, která je poslána do schránky uživatele. Při výpůjčkách není nutno sledovat dobu vypůjčení – dělá to za knihovníky software. Píše a rozesílá upomínky, upozornění na končící výpůjční dobu a eviduje poplatky a pokuty.

Významným ulehčením práce pro knihovníky je možnost rychlé revize fondu. Pomocí skeneru a příslušného softwaru je tato obávaná činnost v knihovnách provedena mnohonásobně rychleji.

O výhodách sdílené katalogizace jsem se zmínila již dříve. Nejenže výrazně šetří čas katalogizátorů, ale omezuje chybovost v záznamech. Ušetřený čas lze využít k rozšíření služeb, jejich zkvalitnění, k dalšímu vzdělávání knihovníků. Pokud pracovníci v knihovnách nejsou zavaleni duplicitní manuální prací, mohou se čtenářům ochotněji věnovat a přispějí tak ke zlepšení celkové atmosféry knihovny.

Internet v knihovnách je využíván i pro elektronické konference, tedy pro informovanost a vzdělávání knihovníků i mimo velká centra. Nejrozšířenější a patrně i nejstarší elektronickou konferencí je "KNIHOVNA", členům Svazu knihovníků a informačních pracovníků slouží konference "SKIP", svoji konferenci mají příznivci budování školních knihoven – „Praha“ atd. Seznam oborových elektronických konferencí je uveden na portálu Informace pro knihovny [6] na serveru NK ČR.

Software pro automatizaci knihoven v České republice

Od samého počátku procesu automatizace knihoven se software vyvíjí v heterogenním konkurenčním prostředí. Sdílená katalogizace v homogenním prostředí by sice mohla být méně problémová, ale konkurence více firem má své výhody. Nikdo nemá monopolní výhody a jeden výrobce nebo dodavatel nenutí knihovny se přizpůsobit jeho programu a standardům, které je schopen dodržovat. Programátoři se snaží vyhovět požadavkům pracovníků knihoven a většinou poskytují spolehlivý servis. Knihovny si mohou vybrat systém, který je přizpůsoben jejich typu jak výčtem funkcí, tak i cenou. Pokud si knihovna zakoupí profesionální systém, který je distribuován na českém trhu a je instalován ve více knihovnách, pak má i záruku, že je v její moci dodržování standardů.

V České knihovně je odhadem asi 15 000 knihoven:

Dále si dovolím odhadnout, že by mohlo být asi 5 000 školních knihoven. Počet knihoven ve výrobních podnicích a adminirativních knihoven (soudy, archivy atd.) si netroufám odhadnout.

V České republice jsou na trhu tyto komerční automatizované knihovní systémy:

ALEPH (Izrael) - distributor ÚVT Univerzity Karlovy
http://aleph.cuni.cz/ [7]

T-series (USA)  - distributor ÚVT Univerzity Karlovy
http://tseries.cuni.cz/ [8]

Clavius (ČR) - producent a distributor firma LANius
http://www.clavius.cz/ [9]

Kpwin a Kpwin SQL (ČR) - producent a distributor firma KP-sys
http://www.kpsys.cz/ [10]

Advanced Rapid Library (ČR) - producent a distributor firma COSMOTRON
http://www.cosmotron.cz/ [11]

Daimon (ČR) - producent a distributor firma Sefira
http://www.sefira.cz/reseni/daimon/daimon.htm [12]

DAWINCI (ČR) - producent a distributor firma ASP, pro Slovensko firma SVOP
http://www.dawinci.cz/ [13]
http://www.dawinci.sk/ [14]

Ke konci roku 2005 nahlásily instalace svých produktů v knihovnách tyto společnosti:

Z celkového počtu cca 15 000 knihoven má knihovní software se standardy 2227 knihoven.

Kromě těchto profesionálních softwarů, které respektují národní standardy, existuje jistě ještě mnoho drobných systémů, o kterých se domnívám, že nemají potřebnou strukturu a nesplňují požadavky na zařazení do celostátní sítě knihoven. Knihovny, které si je nechaly vyrobit, budou mít problémy při konverzi záznamů do sofistikovaných systémů. Konverze dat bude drahá a v mnohých případech vyloučená. Námaha vynaložená na takto nedostatečně zpracovaný fond je zbytečná. Také nemají šanci zjednodušit si práci sdílenou katalogizací. Proto Svaz knihovníků a informačních pracovníků, Ústav informačních studií a knihovnictví Filozofické fakulty Univerzity Karlovy, Národní knihovna a ostatní velké knihovny pořádají každoročně školení, pracovní semináře a konference, aby informovaly pracovníky knihoven o nejnovějších trendech v této oblasti a šetřily tak práci knihovníků malých knihoven. Kromě komerčních softwarů pracují v Praze dva systémy, které nejsou sice dále prodávány, ale konverze dat je zajištěna. Je to automatizovaný knihovnický software Koniáš v Městské knihovně v Praze a systém OLIB v knihovně CERGE UK.

Na trhu chybí software, který by umožnil automatizovat provoz školních knihoven. Hlavním požadavkem na tento systém je nízká cena (cca 5000,- Kč) a velmi jednoduchá obsluha se sdílením záznamů.

Nabízený profesionální software jistě může uspokojit všechny typy knihoven v České republice. O finanční prostředky mohou knihovny žádat v grantovém programu Ministerstva kultury ČR VISK3. Letos podalo granty na zahájení automatizace 100 knihoven a téměř všechny mají finance přislíbeny.